ＱＵＯＳＡ全文管理軟件功能解析

〔摘 要〕介紹了全文管理軟件QUOSA的主要功能和應(yīng)用環(huán)境，認(rèn)為其能極大地滿足用戶需求，方便管理文獻(xiàn)資料，為用戶帶來更便利的科研環(huán)境。

〔關(guān)鍵詞〕QUOSA全文管理軟件；文獻(xiàn)管理；應(yīng)用軟件

〔中圖分類號〕TP317 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕B 〔文章編號〕1008-0821(2009)03-0139-02

創(chuàng)新是科研工作的核心內(nèi)容。創(chuàng)新工作是在現(xiàn)有國內(nèi)外工作基礎(chǔ)上進(jìn)行的，故對參考文獻(xiàn)的收集、檢索和整理等管理對科技工作者就顯得至關(guān)重要。當(dāng)今社會(huì)隨著技術(shù)的飛速發(fā)展和科研競爭的進(jìn)一步加劇，科學(xué)發(fā)現(xiàn)正在以前所未有的步伐向前邁進(jìn)，這直接導(dǎo)致科技文獻(xiàn)數(shù)量的急劇增長，使檢索和整理文獻(xiàn)成為一項(xiàng)非常煩瑣、費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，科研工作者急需一種工具能幫助他們從浩如煙海的文獻(xiàn)中精選出需要的文獻(xiàn)并加以管理。許多參考文獻(xiàn)管理軟件，如EndNote、Reference Manager、RefWork等就是適應(yīng)上述需求發(fā)展起來的。其具有的聯(lián)機(jī)文獻(xiàn)檢索；整理、排列、檢索、瀏覽所收集的資料等功能能極大地減輕用戶負(fù)擔(dān)，提高工作效率。部分軟件還與word等寫作軟件無縫集成，方便用戶在撰寫文章時(shí)插入引文和形成文后參考文獻(xiàn)期刊投稿格式。但它們存在一個(gè)主要缺陷，就是在文獻(xiàn)檢索與文獻(xiàn)管理之間還存在一條無法跨越的鴻溝，使文獻(xiàn)檢索與管理必須分步進(jìn)行。同時(shí)由于側(cè)重文獻(xiàn)書目管理使用戶對全文使用也不甚方便。用戶仍需透過圖書館館藏目錄、電子期刊系統(tǒng)或全文數(shù)據(jù)庫，一篇篇地找尋期刊文章，瀏覽、下載或打印全文再閱讀注記。QUOSA全文管理軟件(QUOSA Information Manager，QIM)的出現(xiàn)在相當(dāng)程度上彌補(bǔ)了上述缺陷。QUOSA是查詢(Query)、組織(Organize)、儲(chǔ)存和共享(Save Share)以及分析(Analysis)這幾個(gè)單詞首字母的組合，說明其主要有著這4種角色與功能。文獻(xiàn)檢索、下載、書目管理以及全文閱讀注記可以在始終在一個(gè)界面內(nèi)操作是QUOSA的一大特色，極大地方便了用戶。

1 QUOSA概況

QUOSA起源于1996年，一些生物醫(yī)學(xué)研究者為更有效地管理科學(xué)論文而開始發(fā)展，2002年問市，隨著產(chǎn)品不斷的研發(fā)改進(jìn)，逐漸呈現(xiàn)出現(xiàn)有的風(fēng)貌與功能。除了搜集文章，協(xié)助研究者發(fā)掘文獻(xiàn)的相關(guān)概念，深入了解研究主題領(lǐng)域，更激勵(lì)研究者使用科學(xué)性文獻(xiàn)，QUOSA公司認(rèn)為透過此項(xiàng)產(chǎn)品的應(yīng)用，研究者可以更高效的方式運(yùn)用文獻(xiàn)。QUOSA是收費(fèi)軟件，其試用版可去http:∥www.quosa.com/或http:∥www.ovid.com/quosa下載，其獲取全文功能可使用20次，并提供Ovid全系列數(shù)據(jù)庫、NCBI全系列資源、Google、Google Scholar以及美國專利局專利全文及專利摘要系統(tǒng)(USPTO)等免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)資源的檢索渠道(Channel)，試用期滿后仍可以瀏覽取回的全文和使用管理全文的功能。

2 QUOSA的功能解析

2.1 文獻(xiàn)檢索和全文下載

QUOSA可以精確查詢并取得全文，其方式有3種:從數(shù)據(jù)庫查詢?nèi)〉萌模粡木W(wǎng)絡(luò)資源取得網(wǎng)頁資料；導(dǎo)入以前儲(chǔ)存在本地計(jì)算機(jī)的pdf文件。前2種方法如下:用戶激活應(yīng)用程序后，透過Channels連接圖書館訂購的OVID數(shù)據(jù)庫，如Medline，或網(wǎng)絡(luò)資源PubMed、Google Scholar等檢索文獻(xiàn)，當(dāng)檢索結(jié)果顯示出來以后，可以通過上方檢索工具欄的選擇框選擇下載文獻(xiàn)全文、網(wǎng)頁文件還是只下載摘要。在第一個(gè)方框中輸入需要下載文獻(xiàn)信息的數(shù)量，設(shè)置完畢點(diǎn)擊左邊方框中的Retrieve按鈕。即可開始將需要的文獻(xiàn)信息下載到本地計(jì)算機(jī)。下載到本地的文件，軟件會(huì)自動(dòng)建立以檢索詞作為名稱的文件夾，同時(shí)會(huì)顯示其中的文獻(xiàn)數(shù)量。也可以另外創(chuàng)建文件夾，放在my folder下，文獻(xiàn)數(shù)同樣會(huì)顯示在該名稱的前面。這期間QUOSA并非將檢索值從QUOSA送入數(shù)據(jù)庫中檢索再回傳，而是透過Channels連接至數(shù)據(jù)庫，用戶仍在數(shù)據(jù)庫的檢索平臺(tái)上操作，查找資料完畢后，再利用QUOSA取回檢索結(jié)果，這種方式的特點(diǎn)在于用戶查找資料仍利用數(shù)據(jù)庫的檢索與排序等功能篩選出精確的檢索結(jié)果，使本來熟悉數(shù)據(jù)庫界面檢索的用戶也仍然得心應(yīng)手。Add to QUOSA功能可以在檢索網(wǎng)絡(luò)資源時(shí)，直接將網(wǎng)頁抓回，方便資源搜集與集中。本地硬盤pdf文件的導(dǎo)入則是QUOSA的另一個(gè)重要功能。QUOSA的import pdf library不僅可以自動(dòng)將一個(gè)文件夾中的所有pdf文件進(jìn)行識別，而且能夠從pdf文件中將文獻(xiàn)的title、author、journal、volume、page等信息識別出來，這是其它軟件所不具備的。此外，Word或Powerpoint文件也可置入QUOSA手工識別管理。但目前不支持中文。

2009年3月第29卷第3期現(xiàn)?代?情?報(bào)Journal of Modern InformationMar.2009Vol.29 No.32009年3月第29卷第3期QUOSA全文管理軟件功能解析Mar.2009Vol.29 No.32.2 文獻(xiàn)信息的組織分析

QUOSA軟件的管理界面劃分為3個(gè)區(qū)，分別是:檢索瀏覽區(qū)(Browser Pane)，用于打開數(shù)據(jù)庫檢索并選擇要下載的全文檔案，或閱讀PDF、HTML等文獻(xiàn)資料，文獻(xiàn)中還會(huì)標(biāo)示出與檢索查詢主題相關(guān)的段落；檢索結(jié)果區(qū)(Results Pane)顯示下載的文獻(xiàn)，包括文獻(xiàn)結(jié)果編號、全文檔案類型、作者、文獻(xiàn)篇名等等；文獻(xiàn)管理區(qū)(Organizer Pane)，對下載文獻(xiàn)進(jìn)行管理，包括:顯示所有檢索下載的歷史(My Searches)，顯示所有設(shè)定的自動(dòng)專題選粹(My Alerts)，顯示所有已分類儲(chǔ)存的全文或摘要(My Folders)，顯示所有從書目管理軟件下載的資料(My Citations)等。其Document Summary還可以標(biāo)示出文獻(xiàn)中與檢索查詢主題相關(guān)之段落，點(diǎn)選后可以連結(jié)到Browser Pane中的文獻(xiàn)(Highlights)，或萃取出單篇文獻(xiàn)中與查詢主題相關(guān)的其它關(guān)鍵詞(Concepts)。此外，QUOSA還能整批分析文獻(xiàn)資料，萃取出整批文獻(xiàn)中與主題相關(guān)之概念，建立特定主題相關(guān)的知識樹。

QUOSA對文獻(xiàn)資料的管理采取圖像化的界面，非常直觀。對取回的檢索結(jié)果會(huì)自動(dòng)比較去除重復(fù)資料，使用者也可利用Save的功能建立文件夾，按照個(gè)人習(xí)慣或需求歸檔。在QUOSA內(nèi)可直接點(diǎn)選取回的期刊全文電子文件URL來瀏覽內(nèi)容，使用者也可利用Highlight功能輸入檢索詞匯，文章中出現(xiàn)關(guān)鍵詞的段落便以黃色螢光注記，可先進(jìn)行速讀。Document Summary的功能可以顯示執(zhí)行Highlight后符合關(guān)鍵詞的文章段落，并在段落間快速移動(dòng)，但是僅HTML的文章或是文字結(jié)構(gòu)的PDF文件可運(yùn)用此項(xiàng)功能。Concept則可以分析代表文獻(xiàn)重點(diǎn)的詞匯，透過主題式的知識樹協(xié)助相關(guān)概念的搜集與思考。Search in Results的功能則可輸入關(guān)鍵詞，重新進(jìn)行文內(nèi)搜尋，發(fā)掘相關(guān)信息卻被忽略的文獻(xiàn)。目前QUOSA支持中文的程度有限，需自行著錄中文書目資料，著錄時(shí)以〔〕包含信息則可顯示中文，但無法運(yùn)用Search功能檢索中文資料。

2.3 文獻(xiàn)追蹤和全文自動(dòng)下載

科學(xué)工作者需要一直在追蹤最新文獻(xiàn)，了解科學(xué)前沿。如果通過每天到不同數(shù)據(jù)庫檢索，無疑會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間。QUOSA提供自動(dòng)追蹤最新文獻(xiàn)功能，可以按照設(shè)定的周期定期到網(wǎng)上檢索相關(guān)的文獻(xiàn)，如果有新的文獻(xiàn)出現(xiàn)，會(huì)自動(dòng)下載到本地計(jì)算機(jī)上或者通過E-mail來通知你，省去你重復(fù)到網(wǎng)上檢索的時(shí)間。具體方法如下:在左邊的窗口My Article Organizer點(diǎn)擊My Searches，然后點(diǎn)擊已經(jīng)完成的具體檢索項(xiàng)目，再點(diǎn)擊結(jié)果欄快捷鍵中的Set Alert。會(huì)進(jìn)入到configure search alert界面，在這個(gè)界面可以設(shè)置檢索的周期，每天檢索的時(shí)間，通知的方式，文件保存位置等。

2.4 與其它文獻(xiàn)書目管理軟件互導(dǎo)

QUOSA目前并不包括文獻(xiàn)書目管理與編輯的功能，可利用直接導(dǎo)出書目資料至?xí)抗芾碥浖墓δ?，再利用書目管理軟件編輯，支持的書目管理軟件包?EndNote、Reference Manager、Procite、RefWorks 4種。具體方法如下:在與文獻(xiàn)管理軟件聯(lián)用之前，先需要通過軟件main menu下的settings設(shè)置你所使用的書目管理軟件，點(diǎn)擊citation manager，點(diǎn)擊select citation manager，設(shè)置你的文獻(xiàn)管理軟件。設(shè)置完畢后再在文獻(xiàn)窗口選擇感興趣的文獻(xiàn)，點(diǎn)擊To citations快捷按鈕，軟件會(huì)自動(dòng)調(diào)用文獻(xiàn)管理軟件，并提示你將文獻(xiàn)輸入到哪個(gè)已存在的數(shù)據(jù)庫文件中。如果想輸入到一個(gè)新的文件中，需要你事先在文獻(xiàn)管理軟件中創(chuàng)建該文件。以上輸出功能也可以通過File-export-to endnote、refman etc完成。QUOSA軟件也可以將Endnote等軟件的數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入進(jìn)行分析。

2.5 WEB共享

QUOSA另提供Virtual Library Module，用戶可將該軟件中的任意文件夾或單個(gè)文獻(xiàn)的書目資料以批次上傳Virtual Library的方式與其它用戶分享，加強(qiáng)學(xué)術(shù)社群的互動(dòng)與分享。

3 結(jié) 語

QUOSA的強(qiáng)大檢索功能滿足了用戶精確查詢文獻(xiàn)的需求，其個(gè)性化的無縫連結(jié)技術(shù)使快速取得全文的one-stop-shop成為可能，其書目與全文的同步儲(chǔ)存使數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在分析文獻(xiàn)資料時(shí)大有用武之地，其編輯與分享文獻(xiàn)資料的能力使信息進(jìn)一步增值轉(zhuǎn)變?yōu)橹R來傳遞。簡單的應(yīng)用，為使用者爭取更多時(shí)間，文獻(xiàn)內(nèi)容的重組與分析，更刺激學(xué)術(shù)研究，滿足信息需求。

目前QUOSA的不足之外是其主要以結(jié)合OVID公司的數(shù)據(jù)庫為應(yīng)用，尚不包含書目管理軟件的編輯書目功能，搜集電子期刊全文的過程也因書目格式不一，或期刊連結(jié)判斷機(jī)制等因素影響搜集的成功率。期待能支持各種數(shù)據(jù)庫檢索、搜集資料過程順利及處理書目編輯的多功能QUOSA，也希望同類型的軟件能加強(qiáng)發(fā)展，為使用者帶來更便利的科研環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

[1]QUOSA Information Manager[EB].http:∥www.quosa.com/QuosaHelp.pdf

[2]QUOSA user guide[EB].http:∥calder.med.miami.edu/pages/QUOSA%20user%20guide.pdf

[3]李紹迪.QUOSA[EB].http:∥lsl.sinica.edu.tw/Services/Class/files/QUOSAASCC.