電子圖書招標采購的實踐探索

〔摘 要〕結合本館電子圖書招標采購的具體實踐，從招標前準備工作、招標中組織實施、招標后服務管理3個階段介紹了電子圖書招標采購的操作程序，構建了電子圖書采購的規范化流程，總結了招標過程遇到的問題、工作成效及有益經驗，以求為圖書館采購電子圖書提供借鑒。

〔關鍵詞〕電子圖書；招標；采購；規范流程；經驗體會；圖書館

〔中圖分類號〕G253.1；G255.75 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)03-0097-03

電子圖書是以數字代碼形式將圖、文、聲、像等信息存儲在磁、光、電介質上，通過計算機或電子設備使用并可復制發行的大眾傳播體。自1999年我國第一代電子圖書產品問世，集閱覽、存儲、檢索為一身的電子圖書便以其靈活便捷、大容量、低價格等優勢而受到人們的青睞，并逐漸成為圖書館電子資源采購的新對象。在目前圖書文獻普遍要求實行集中采購的情況下，如何采用招標的方式規范采購所需電子圖書，成為圖書館文獻資源建設的一個嶄新課題。筆者結合本館電子圖書招標采購的具體實踐，總結了招標過程遇到的問題、工作成效及有益經驗，以期和同行交流。

1 采購流程

電子圖書招標采購全過程可分為3個階段:招標前準備工作、招標中組織實施、招標后服務管理，只有規范每一個階段的工作才能真正實現電子圖書招標采購的規范化運作。

1.1 招標前準備工作

電子圖書采購是一項較為復雜的工作，與印刷型文獻采購相比具有提供商與圖書類型較少、銷售與定價模式復雜多樣、一次性投入較大、利用環境要求高 、內容質量和使用效果一時較難判斷等特點。因此，扎實做好前期調研評估，采取慎重態度進行決策，可以合理有效使用有限資金，避免采購的盲目性、攀比性，將采購失誤的風險降到最低。

1.1.1 收集信息

采訪人員廣泛了解國內電子圖書市場發展現狀和供應商主流產品特點，比較研究國內知名電子圖書重要指標(收錄內容、數量價格、版權解決、閱讀效果、復本限制、授權方式、系統性能、閱讀復制、占用空間等)，注意搜集業內同行電子圖書購買情況、使用情況、評價意見，形成備用資料。

1.1.2 擬定計劃

采訪人員通過統計和走訪形式，充分了解和掌握本館紙質圖書的館藏實際，明了文獻缺藏情況和高利用圖書，圍繞文獻資源建設總體發展目標，對重點學科、學科分布、讀者群、計算機網絡設施配置情況進行分析，以用戶需求和成本效益為基本原則，根據經費預算確定與紙質圖書協調互補的電子圖書選購品種和類型。

1.1.3 申請試用

采訪人員經過初步的試用資格審查后，向電子圖書供應商發出試用申請，明確試用的具體要求(試用資源對象、試用期限、認證方式等)，向供應商提供相關技術信息(圖書館IP、代理服務器地址、用戶規模和服務方式等)。

1.1.4 試用推廣

采訪人員和技術人員通過網站、通知、公告、橫幅等渠道向讀者發布資源試用通知，揭示試用資源基本情況、使用方法、訪問方式、賬號密碼、有無并發數限制等，向讀者進行宣傳推薦。針對試用中出現的常見問題，提供咨詢解答或邀請資源提供商的培訓經理來館進行資源介紹和用戶培訓。

1.1.5 商家反饋

試用結束后，向商家索取試用期間的利用統計報告，了解逐月訪問量統計(登錄次數、檢索次數、下載次數、總訪問次數、消費金額)，同時由電子圖書提供商提供按《中圖法》22大類設置的選購清單、銷售報價和合同文本，以備資源評估之需。

1.1.6 資源評估

由館長、采訪人員、技術人員、咨詢人員、學科專家共同組成評估小組，對擬定資源從學術價值、系統技術、使用情況、售后服務、價格情況進行全面評估，撰寫評估報告(包括概況、內容、用戶服務、使用分析、用戶評價、價格分析、結論)，拿出采購與否的初步意見。

1.1.7 設計方案

采訪人員根據評估報告制定初步的購買對象和購買方案，明確預選購的電子圖書學科分類和起至年限、購買模式(逐年訂購、一次性購買)、選購內容(按電子圖書集成庫購買、按本購買)、訪問方式(本地鏡像、遠程訪問)、授權方式(校內IP控制、校外賬號密碼)、付款方式、不同價格方案下的折算冊書及概算價格等內容。

1.1.8 申請招標

采訪人員將采購方案提交館長辦公會討論通過并出具建議采購意見后，由館長親自出面向圖書館主管領導匯報采購情況，經主管領導簽字同意后，向紀檢監察辦公室提出招標采購申請，雙方商定采購活動程序達成一致后方可進行招標采購。

1.2 招標中組織實施

文獻集中采購可用以下幾種方式:公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購和采購備案制，每種采購方式都有不同的適用條件和操作流程。由于邀請招標多用于緊急情況下的采購或涉及一些高科技產品或有可替代產品而為數不多的一種采購方法，目前電子圖書提供商主要有北京世紀超星信息技術發展有限公司開發的超星數字圖書館、北京數字技術有限公司開發的書生之家數字圖書館、北京大學方正公司開發的Apabi數字圖書系統、北京國圖數字技術有限公司研制的中國數字圖書館4家數量不多，因此，在圖書館的電子圖書采購中，多采用邀請招標的方法進行采購。下面就已邀請招標實踐為例，詳細介紹電子圖書采購招標的過程控制:

1.2.1 制作標書

招標申請通過審批后，圖書館作為招標承辦單位負責根據采購項目的需求和特點，制作電子圖書招標文件，標書包括以下內容:項目簡介、采購內容(覆蓋學科、總計冊數)、技術要求(閱讀效果、支持格式、檢索功能、統計功能、訪問限制)、內容要求(學科范圍、收錄年限、資源目錄、分類途經)、報價要求(報價構成、每種單價、付款方式)、服務要求(選書方法、安裝調試、響應時間)。

1.2.2 發出邀請

圖書館擬定招標文件經紀檢監察辦公室審查備案后，商定招標會議的具體時間和地點，根據標書中對提供商的資質要求(企業法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、出版物經營許可證、軟件企業認定證書等)進行資格預審，從符合相應資格條件的提供商中，選擇3家以上的提供商并向其發出投標邀請書。

1.2.3 發售標書

電子圖書提供商根據投標邀請書規定的時間和要求，到圖書館購買招標文件。如對招標書中招標內容、招標文件要求、業務要求、優惠要求、付款方式、投標違約責任、開標、評標、定標時間、地點等詳細問題不太清楚，可以通過電話和面談方式向圖書館進行咨詢，以便按要求制作投標書。

1.2.4 開標會議

到約定好的招標時間，圖書館召集采購小組成員和投標商家開會，采購小組由資產處、后勤處、圖書館、計財處、教務處、紀檢監察辦公室等部門及使用單位負責人和相關技術人員組成。開標會議由圖書館主管領導主持，按接受投標、當眾拆封、資格審查、商家述標的規定程序進行招標采購，監察部門派員全程監督。

1.2.5 現場評標

評標在商家述標完畢離開會場之后進行。評標前館長簡單介紹電子圖書采購的特點及基本原則，說明采購重點和數量金額，提出評標標準及辦法。采購小組在綜合分析審核商家投標書基礎上，對參評商家的資源優勢、品種價格、服務承諾、優惠措施等比較分析后，經評議商討達成一致意見后當場定標確定中標商。

1.2.6 中標通知

會后圖書館以會議紀要的形式將招標結果和開標會議的主要精神整理歸納形成書面材料，分送主管領導和紀檢監察辦公室審查備案，征得同意之后通知中標商在評標結束后的5個工作日內前來辦理簽約手續。

1.2.7 簽訂合同

合同是簽約雙方的約定文件，必須本著協商自愿原則進行。電子圖書采購合同內容包括:甲方和乙方名稱、項目內容、技術指標、權利與義務、項目經費、項目實施步驟、付款方式、違約責任等。圖書館和中標商應就合同條款逐條分析作好充分的交流和溝通，在達成一致的基礎上由供需雙方自覺自愿地簽訂合同，并經計財處審核后生效。

1.3 招標后服務管理

招標任務完成并不意味著所有工作的結束，圖書館還有大量后續管理工作需要進行，如合同的履行、資金的結算、資源的宣傳推介以及維護統計等等，其中最主要的任務是組織電子圖書提供優質服務。

1.3.1 履約驗收

按照常規采訪人員應按合同對已采購電子圖書的數量和質量進行驗收。但是電子圖書不同于紙本書刊，不能以單本紙本實物是否到館來一次確定驗收的完成，存在問題只能在讀者使用過程中逐漸顯現出來。驗收把關是一個持續的過程，在圖書館與提供商簽約的期限內，圖書館驗收工作需要對所購買的電子圖書所有內容做持續的跟蹤，直至合同期滿。

1.3.2 資金支付

在確認電子圖書使用無誤的情況下，采訪人員按照合同關于支付的約定，依據報賬審批程序具體辦理轉賬手續，由計財處向提供商支付合同費用。

1.3.3 資源揭示

采訪人員和技術人員通過圖書館網站、門戶系統和郵件列表等渠道向館員和讀者發布新資源通知，公布反饋意見的聯系電話和電子郵箱，歡迎大家踴躍使用并留下寶貴意見。

1.3.4 資源推廣

咨詢人員制作資源介紹課件，詳細講解使用方法和操作步驟，鏈結在圖書館主頁上供讀者瀏覽下載，同時約請資源提供商的培訓經理來館向館員和讀者進行資源介紹和用戶培訓，提高電子圖書使用效率。

1.3.5 資源再評估/續訂

采訪人員按照合同約定的期限，從使用情況、用戶反饋、成本核算3個方面對已購電子圖書進行資源再評估，為今后的續訂、停訂、改訂、新訂等決策做準備工作，多方征求意見決定是否續訂等事宜。

2 成效和體會

2.1 主要成效

電子圖書招標采購從招標前準備工作(收集信息、擬定計劃、申請試用、設計方案、申請招標)、招標中組織實施(制作標書、發出邀請、發售標書、開標會議、現場評標、中標通知、簽訂合同)、招標后服務管理(履約驗收、資金支付、資源揭示、資源推廣、資源再評估/續訂)，歷時4個月之久(包括4個月試用期)，經過規范化的招標過程，最終兩家社會聲譽好、產品質量高、服務態度優的知名企業以合理低價中標。圖書館在確定中標提供商、談妥供應單價的基礎上，不突破劃定的經費預算，先選適用資源后定采購金額，用好用足采購經費，圓滿完成了此次招標任務。

2.2 存在問題

2.2.1 選購查重復雜困難

電子圖書多以供應商提供的按照《中圖法》設置22個大類選購目錄為基礎進行選擇。圖書館根據電子圖書采購原則和學科分布，要在較短時間內以冊為單位一次性選購并查重幾十萬元電子圖書決非易事。原因如下:一是種類繁多，數量龐大，無法逐一瀏覽每冊圖書的內容簡介或部分章節內容，只能按“分類名稱+出版年度”大致粗選；二是已經購買數家資源，缺乏統一文件格式，圖書查重困難重重，容易出現重復選擇。

2.2.2 衡量標準有待細化

電子圖書招標采購尚屬全新嘗試，在招標方式、采購流程、供應商遴選標準等方面上，只能“摸著石頭過河”，邊學習、邊實踐、邊摸索，出現了事先沒有料到的新問題，如在比較過程中發現僅從主要產品、數量類型、供應價格、服務承諾、優惠條件5個方面不能完全涵蓋供應商的全部情況，還需考慮讀者使用的便捷性(包括檢索功能、瀏覽效果、離線使用、復本限制)、電子圖書的質量效果(包括文件大小、資源格式、圖像效果、放大質量、全文信息)等其他技術因素。

2.3 點滴體會

2.3.1 充分準備是基礎

在招標工作開始前，圖書館做了大量扎實而有效的工作:了解試用國內四大電子圖書，掌握各個電子圖書系統的概況、閱讀器、檢索界面、資源建設、價格及服務等第一手資料，做好信息的收集準備；走訪咨詢業內同行電子圖書的購買情況、使用評價、招標方式、采購要點，結合實際起草撰寫此次招標的文件合同，做好招標的文件準備；組建成立電子資源采購招標小組，圖書館主管領導親任組長，組員由紀檢、后勤、資產、計財、教務、圖書、網絡、計算機8家單位人員共同組成，做好招標的組織準備；制定詳細的建設方案，明確預選電子圖書的學科分類和起至年限、不同價格方案下選購的圖書冊書和預算價格，做好招標的實施準備。

2.3.2 綜合評價是關鍵

評標標準是對商家進行評標的重要依據，其科學性直接影響評標的最終結果。電子圖書評標辦法采用綜合評分法，評標標準分為商務和技術兩個部分。商務部分包括公司資質、綜合實力、商業信譽、規模業績、專業隊伍、供應價格、服務承諾、優惠條件、保修期限、交貨時間等，技術部分包括版權解決、制造標準、安裝標準、技術規范、條款響應、產品質量、版權時間等。評委按照評標程序和評分標準及各項權重對每個投標企業的技術、商務和修正后的價格情況進行評議和比較，匯總商務、技術和價格得分，按照由高到低的順序排序確定中標企業。科學的評標標準和綜合評分辦法是優秀企業脫穎而出順利中標的關鍵所在。

2.3.3 規范運作是保證

此次招標參照《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》和學院招標工作指導文件要求進行。監察部門對招標過程進行全程監督，按照邀請招標規定程序(包括制作標書→發出邀請→發售標書→開標會議→現場評標→中標通知→簽訂合同等環節)，遵循公開公正公平的原則，經過電子資源采購小組對投標企業的價格、服務、質量等對比分析，嚴格執行評標標準進行評標，評標結果經評委商討同意、上報主管領導審批生效后向中標企業通知。整個招標過程手續齊全，過程規范，這是招標任務得以圓滿完成的根本保證。

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