基于Ｅｘｃｅｌ的小型數據庫系統開發

［摘要］不同類型數據之間的自動交換與處理是數據管理人員日常工作的重要內容。對于來自不同表格的數據，需要專業人員借助Access或Visual FoxPro等數據庫軟件開發應用系統軟件來完成，耗費的時間長、成本高。為了降低成本，提高工作效率，本文通過實例分析，提出利用Excel的數據鏈接功能，開發小型數據庫管理系統的方法，可輕松實現數據的自動交換與處理。

［關鍵詞］小型數據庫；數據交換與處理；數據鏈接

[中圖分類號]TP[文獻標識碼]：A

1 引言：

電子表格Excel以其強大的數據處理功能和使用方便的特點在辦公領域得到普遍應用。但是，目前使用Excel多是進行單張表格的數據處理，多張表格之間的數據交換與處理一般通過多次“復制”、“粘貼”完成。這種做法不但重復工作量大，而且在修改數據時極易出錯，造成嚴重的報表錯誤。通常認為，多張表格之間的數據交換與處理需要專業人員借助Access或Visual FoxPro等數據庫軟件開發應用系統軟件來完成。其實，利用Excel數據鏈接功能，只要熟悉Excel操作，即可開發小型的數據庫管理系統，輕松實現專業軟件才具有的數據自動交換與處理功能。下面以建立2009年公用水電費管理系統為例，具體介紹這種方法：

2 設計思路

將匯總表、電費、水費、1-12月學院水費、電費報表以及飲食中心、浴池、超市水電費通知單集中在一個工作薄中，建立電費、水費表格與其它表格的數據鏈接，在電費、水費表格輸入數據，其它表格自動生成報表和通知單。

3 基本步驟

3.1 建立系統工作薄和工作表

新建“2009年公用水電費管理系統”工作薄，在工作薄中建立匯總表、電費、水費和1-12月學院水電費報表、后勤集團水電費報表、及飲食中心、浴池、超市水電費通知單（如圖1）。

圖1 2009年公用水電費管理系統表格

3.2 建立工作表之間的數據鏈接

在“電費”表格中執行【數據】→【篩選】→【自動篩選】命令，單擊“用電單位”篩選“學院”部分數據，【復制】“序號”“電表部位”“用電單位”“CT比例”“倍率”以及“電表底數”“一月表數和實用電量”數據，【復制】→【選擇性粘貼】→【粘貼鏈接】至“學院一月電費”表格對應的單元格（如圖2）。同樣方法完成其它表格的數據鏈接。

圖2選擇性粘貼

在完成數據鏈接后，空白的鏈接數據單元格顯示“0”，點擊【工具】→【選項】，取掉【零值】對話框【對號】可以消除公式單元格中顯示的“0”。

執行【編輯】→【鏈接】，選擇【啟動提示】打開對話框，選擇“不顯示警告，但更新鏈接”選項，單擊【確定】。這樣可以取消每次啟動Excel軟件時自動彈出的數據鏈接是否更新選項對話框。

3.3 軟件調試

在“電費”表格輸入數據，“學院一月電費”表格數據同步更新，保證了報表數據的“同一性”。在【選擇性粘貼】→【粘貼鏈接】數據時，應特別注意單元格數據的對應，以免發生單元格錯位導致數據錯誤。

3.4 保護工作表

為防止在使用過程中誤操作修改系統內容和格式，需要對表格中水電表表數和備注以外的數據進行保護。選擇需要保護的單元格，點擊鼠標右鍵，執行【設置單元格格式】→【保護】→【鎖定】命令，對不需要保護的單元格則在【保護】對話框中取消【鎖定】和【隱藏】選項。然后執行【工具】→【保護】→【保護工作表】，選中要保護的選項，最后輸入密碼確認。這樣，如果發生誤操作，系統拒絕執行，從而保證了系統結構和數據安全。

4結論

應用上述方法，不需要專門學習復雜的數據庫知識，即可在普遍應用的Excel界面開發自己的小型數據庫管理系統，根據需要隨時擴展系統功能，創造性的完成辦公數據處理工作。

主要參考文獻

[1]本書編委會.輕松玩轉Excel電子表格與數據管理[TP].北京：電子工業出版社，2007.2；

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[3]劉丹 陶澤西.Excel2007實戰應用大全[TP].上海：上海科學普及出版社，2008.5

[4]張翼，李輝. 案例學EXCEL2003中文版[TP]. 北京：人民郵電出版社 2004.5