ＥＲＰ會計業務流程重組的研究

【摘要】ERP環境下，需要根據ERP系統集成性的要求，借鑒業務流程重組的思想，利用先進的信息技術，對傳統的會計業務信息流程進行重組。這樣可以充分發揮ERP給企業會計業務帶來的優勢，實時反映經濟活動，變會計事后核算為事中控制甚至事前控制，實現由核算職能向管理職能的轉變，以滿足會計信息使用者以及現代企業管理的需要。

【關鍵詞】ERP;會計業務;流程重組

近年來，隨著ERP產品的不斷發展與成熟以及中國企業的管理能力和信息技術應用水平不斷提高，ERP系統逐漸被越來越多的企業所采納，但是并未取得預期效果。究其原因，ERP系統的優越性的充分發揮不僅取決于系統本身的合理性及科學性，還取決于系統運行環境，特別是業務信息流程能否合乎現代化管理及信息網絡化的要求。

一、傳統的會計業務流程

傳統會計業務流程是建立在勞動分工理論下的一種順序化業務流程，入口的主要內容就是會計憑證，即當一項經營活動發生時，會計人員根據業務單據(采購發票、銷售發票、入庫單等)編制記賬憑證，使用會計科目和復式記賬法這兩個強大的會計工具把會計主體的資產、負債、所有者權益、收入和費用等的財務度量結果分類匯總，然后進行賬簿登記和報表編制，最后使用標準格式和項目內容的會計報表將匯總的數據定期提交給信息使用者。

二、ERP環境下的會計業務流程

ERP系統最大特點是財務信息和業務信息的集成，實行財務和業務的一體化管理。與傳統會計業務順序化的流程相比，ERP環境下的會計業務流程表現為集成性和實時性。ERP環境下的會計業務流程分為會計數據的采集、會計數據的處理、會計信息的輸出三部分，如圖1所示:

三、ERP環境下會計業務流程重組的必要性分析

(一)傳統會計業務流程的缺陷要求

1.業務信息被簡化

經濟業務發生時的信息，包含了大量業務活動的詳細數據，而在現行的電算化會計流程中，是以記賬憑證為起點實現會計信息的處理和收集。這種信息處理方式存在兩個缺陷，一是處理速度緩慢，信息不直接來源于業務人員;二是會計人員遠離業務，只能根據會計準則進行職業判斷，丟掉了大量的有用信息，而這些信息對于企業其他人員來說可能是非常重要的。

2.現行會計業務流程無法實現企業實時監控的需要

信息的實時性決定了它的有用性和控制力度，能夠幫助管理者有效和實時控制非法事件的發生。會計信息的滯后性不能使管理者從會計信息系統中得到所需的信息?，F行會計信息系統提供滯后的信息不僅影響了信息的質量，降低了它的相關性，而且正在逐步失去其應有的價值。

3.信息使用者的多樣化、個性化信息需求無法滿足

現行會計業務流程所編制的財務報告是標準化的、通用化的，以滿足外部使用者的共同需求。但是財務信息使用者眾多，其信息需求的差異很大，不同的人員一般只關心某些特定的信息，而對另外的信息可能不感興趣。但是目前的會計處理流程不是將源數據，而是把處理后的數據進行呈報，中間有大量的對于某些人員非常有用的信息被處理掉了，從而無法滿足使用者的需要。

(二)ERP實施的要求

1.ERP系統的設計背景要求進行會計業務流程重組

眾所周知，ERP最早是從西方發達國家傳入我國的，它們是典型的市場經濟運行模式，因此，ERP軟件正是適應這一市場狀況和管理要求而設計的先進的企業管理信息系統。而我國目前許多企業的管理方法和管理手段都很落后，與西方發達國家的差異很大。這樣的一種企業管理現狀就必然要求企業在應用ERP之前，首先要進行業務流程的重組，按照先進的ERP軟件的管理要求對現有的業務流程進行根本性的改造工作，對原有的機構、人員和崗位設置進行必要的重新安排。

2.ERP系統的信息集成性要求進行會計業務流程重組

ERP系統最大的特點就是信息集成性，財務模塊與其他模塊有著密切的聯系，如分銷、制造模塊的業務數據通過信息集成，可直接傳入財務模塊，從而消滅信息孤島。在ERP環境下，很多原來由財務部門進行的工作，實施信息集成后可以由其他部門的員工來完成，會計數據可以由各部門分別收集。這樣一來，會計的工作內容發生了重大變化，會計的工作流程也必然會發生重大變化，因此，對應于企業信息集成的需要，需要重組會計業務流程。

3.ERP軟件的應用目的要求進行會計業務流程重組

從根本上來講，企業應用ERP的目的在于改善企業經營管理，提高企業經濟效益。這樣的一個最終目的必然要求企業能夠借助于ERP在企業中的實施應用，不斷地優化它的業務流程，使整個經營活動更加符合科學管理的要求。

4.ERP、 BPR的實施要求進行會計業務流程重組

ERP系統的業務流程是根據物流、資金流設計的，取代了傳統的信息采集、匯總、統計與傳遞等管理統計工作，變“結果管理”為“過程管理”。如果依照原有業務流程實施ERP項目，ERP僅僅被用于處理一些簡單的車間報表，這些報表信息仍舊由班組一級級向上傳遞，ERP系統實時動態物流、資金流的高效性在舊的管理模式下得不到充分的體現。

四、ERP環境下會計業務流程重組

會計業務流程重組的實施要進行以下三個步驟:觀念重組、流程重組、組織重組。流程重組要求對企業的現有會計業務流程進行調研分析，舍棄重疊的、不合理的流程，設計適合企業的新流程。

(一)會計觀念的重組

在會計業務流程重組過程中，我們必須以向會計信息使用者提供決策有用的財務信息為目標，樹立新的會計觀念:

1.樹立面向顧客滿意的觀念

財務人員應處理好與不同類型顧客的關系，加強雙方的交流與溝通，以實現雙贏，甚至是多贏。

2.樹立價值創造的觀念

要求財務人員不僅僅被動地去執行工作，而是主動地與其他人員密切配合，形成良好的協調互動機制，為實現企業價值增值的目標出謀劃策。

3.樹立積極的風險觀念

新經濟時代是一個高風險的時代，風險伴隨一切活動，忽視或逃避都不是解決的根本辦法。應建立全新的風險觀念，通過積極行動加強風險管理，有效地預測和控制風險。

4.樹立網絡系統觀念

網絡系統下的信息交流是多樣化雙向交流，財務流程必須按此要求進行改造和重構。

5.樹立道德觀念

利用信息技術流程重組后的會計信息系統具有開放性，比較易獲得企業商業秘密，因此更應該加強會計職業道德觀念。

(二)會計信息處理流程的重組

1.會計信息處理流程重組的目標

傳統的會計信息流程無法滿足信息使用者建立有效決策模型的需要，阻礙了ERP系統的信息集成和傳遞。重組后的會計信息處理流程應充分發揮信息技術的優勢，實現自動收集的會計信息采集方式、事件驅動的會計信息處理方式以及實時報告的會計信息輸出方式。真正做到數出一源、數據共享、事件驅動、實時報告，滿足各類信息使用者不同的需求。

(1)會計信息的采集方式——自動收集

采集原始數據是會計業務流程的起點，傳統會計業務流程下財務模塊沒有與其他管理子系統集成起來，是一個孤立的系統，因此，財務部門、業務部門重復錄入原始數據。由于會計數據是會計人員通過手工篩選采集再錄入到財務模塊中，只能反映經濟業務的小部分信息，與管理相關的信息并未采集，而且會計數據通常是在業務發生后采集，實時性差，通常只能為信息使用者提供事后進行監控的信息。

重組之后ERP環境下的會計業務流程中會計數據的采集，根據業務流程重組的思想和ERP系統的集成管理方式，運用信息技術進行會計數據的收集。當業務事件發生時，業務部門將原始數據按一定編碼錄入，并存儲于全局共享數據庫中。會計部門需要數據時直接從全局數據庫中調用數據進行加工。會計部門可以直接從ERP系統中提取數據，按照會計事項的定義來確認、計量和報告業務活動的發生情況，這將大大提高會計信息的及時性。

(2)會計信息的處理方式——事件驅動

傳統會計業務流程是功能驅動的一個順序化的信息處理過程，即對各種功能規定了數據的處理和輸出方法。在會計業務處理中，通常將會計信息系統分解為原材料核算、工資核算、固定資產核算、成本核算、報表編制等若干子系統，每個系統有自己專門的職責。重組后ERP環境下的會計業務流程是事件驅動的，事件驅動本是一種計算機術語，意指當某一特定事件的要求代碼進入工作時，程序指令開始執行。事件包括五個基本特征:一是發生了何事，涉及哪些資源;二是何時發生;三是涉及何人，充當何種角色;四是事件發生的地點;五是在事件發生時為什么可能出錯，風險是什么?事件驅動會計信息處理流程是:當業務事件發生時，根據數據處理規則，各業務部門將業務事件數據存入業務事件數據庫，業務事件數據庫中的數據為只經過初步加工的源數據，當信息使用者想從系統中獲取信息時，由信息使用者輸入信息處理代碼，系統啟動相應的信息處理程序，對業務數據庫中的信息進行加工處理，并將處理結果實時反饋給信息使用者。企業通過ERP系統將各信息系統集成，使得原始數據收集分散化，而數據處理和存儲集中化，從而實現了財務和業務的協同。基于事件驅動的ERP會計業務流程徹底打破了傳統會計業務流程的結構模式，能夠強有力地支持管理決策的信息需求，符合信息技術和信息系統應用的發展方向。ERP環境下事件驅動會計業務流程如圖2所示。

(3)會計信息的輸出方式——實時報告

對ERP環境下會計業務流程重組的目的之一，是改變會計目前提供的信息滯后的劣勢。當ERP系統接收到會計信息使用者發出的指令后，報告生成器根據用戶的選擇，在ERP系統中找到相應的事件驅動模型(報告生成器)，啟動相應的信息處理程序(模塊)，調用模型庫中適合的會計處理程序，對業務數據庫中的信息進行加工處理，生成用戶需要的信息，并將處理結果實時反饋給信息使用者。對于ERP系統中沒有的事件驅動模型，需要信息使用者自己設計相應的事件驅動模型，事件驅動模型制作完成后，使用者只需點擊一下鼠標就能發出指令，幾秒鐘之后，會計信息就呈現于眼前。如果信息能夠滿足需要，則會計業務流程結束;如果不能滿足需要，那么使用者可以重新發出其他指令，或者附帶條件地發出指令，而財務模塊就重新進行處理數據——輸出信息的流程。

2.設計新會計業務流程的原則

BPR思想一種著眼于長遠和全局，突出發展與合作的變革理念。要達到會計信息處理流程重組的目標，必須遵循以下原則:

(1)圍繞結果而不是工序重新設計新會計流程

既然我們要全新設計會計業務流程，以往的工作程序就不再是新會計流程的依據，更不是變革的依據。所謂圍繞結果，就是圍繞企業最終要提供的會計信息進行會計流程的設計和組織，圍繞目標或產出而不是單個任務來設計人員的工作。從結果出發，才擁有進行真正徹底變革所需要的靈活性。

(2)讓那些需要得到流程產出的人自己執行流程

當與流程關系最密切的人自己可以完成流程時，會大大消除原有各工作組之間的摩擦，從而減少管理費用，但是這并不意味著要取消所有的專業部門的專業職能。例如，對于企業主要設備和原材料，還是需要由采購部門來專門完成的。具體如何安排，要以全局最優為標準。讓那些需要得到流程產出的人自己執行流程，才能使責任和利益相統一，既調動工序實施者的積極性，又使會計流程成為有人負責的過程，避免相互推卸責任。

(3)采集會計信息的同時進行相關會計信息處理工作

會計信息在傳遞過程中的缺失和曲解一直是困擾企業管理的問題，這一問題在今天看來，由于計算機網絡的普及，會計信息的傳遞在速度上和質量上都得到了前所未有的飛躍，通過對會計流程的重新組織，我們可以使會計信息在產生的地方就得到處理。通過重組會計流程，使會計信息的收集者來負責會計信息的處理工作，從而使得其他人處理、協調該信息的工作量降到最低。通過減少會計信息的外部接觸點，從而大大減少了差錯。

(4)使決策點位于工作執行的地方，在會計流程中建立控制程序

隨著社會的進步，人的學習能力、受教育程度和專業知識技能獲得了很大的提高，尤其是現代信息技術的開發和應用，極大地增強了員工的獲取信息、進行決策和管理的能力。員工完全有能力組建一個自我管理的工作團隊，而不再需要中層管理者的貯存、傳遞和決策。流程重組后，可將決策點放在工作執行的地方，在會計流程中建立控制程序。這樣，可以削減大量的中層管理者，極大地簡化會計流程，使組織機構趨于扁平化，從而也會使伴隨金字塔式組織結構的效率低下和官僚主義消失。

(5)從信息來源地一次性地獲取信息

每個人都懂得應該從信息來源地一次性地獲取信息，因為不這樣做就會浪費時間和金錢。但是，在信息難以傳遞的時代，人們往往會重復采集會計信息。由于不同人、不同部門和組織對于會計信息有各自的要求和格式，不可避免地會造成企業業務延遲、輸入錯誤和額外費用等。利用網絡化管理系統可以解決這個問題。在會計業務流程重組中，應爭取能夠從信息來源地一次性地獲取信息。當采集一條信息之后，可以將它儲存于在線數據庫中，與所有需要的人實現共享，其他人需要相關信息時只要從信息系統中查找就可以了。

(6)會計流程重組必須顧及受影響的人們的個人需求

設計新會計業務流程必須邀請當事人參與，任何變革都不是變革者個人的事，它涉及許多人的切身利益，如果關起門來搞變革，企業的大多數員工難免心存疑慮。失去正當的消息來源，各種小道消息就會大行其道。不注意組織中人們的所思所想，就不能指望人們理解和投入到變革中來。

會計觀念重組的手段主要是培訓、宣傳與交流，用新的思想、新的觀念來為重組后的會計流程順利進行提供保障。會計信息的處理流程重組主要以自動收集會計信息、事件驅動的信息處理方式和實時報告會計信息為目標，采用全新設計法，按照但并不完全拘泥于給出的設計原則來完成會計流程與業務流程、管理流程的無縫鏈接，以實現由核算職能向管理職能的轉變，滿足會計信息使用者以及現代企業管理的需要。●

【主要參考文獻】

[1] 田智慧.流程管理實戰案例[M].北京:機械工業出版社，2007.

[2] 郭文輝.基于價值鏈的會計業務流程重組[J].會計之友，2005.