高校教學秘書隊伍現狀與建設的思考

摘要：教學秘書作為教學管理部門領導的參謀助手，直接參與教學管理工作，在學校教學管理中起著重要的作用。本文從教學秘書工作的特點及作用著手，對高校教學秘書隊伍現狀和存在問題進行分析與思考，并就高校教學秘書隊伍建設提出幾點建設性意見。

關鍵詞：教學秘書 隊伍現狀 隊伍建設

高校的基本職能和根本任務是為現代化建設培養人才，教學工作是學校的中心工作，因而也就決定了教學管理在高校中具有至關重要的作用。高校教學秘書是指在高等學校院一級教學部門的教學管理中負責各類工作，并承辦上級領導交辦的各項有關工作的教學輔助管理人員。

近年來，隨著高校辦學規模的不斷擴大，教學管理工作的難度和復雜程度也相應地提高，由此，也加大高校教學秘書的工作強度，對教學隊伍形成了嚴峻的考驗。高校教學秘書隊伍建設勢在必行。一直以來，教學秘書承擔著瑣碎而繁重的工作任務，可以形象地概括為“投來千條線，一人來收網”，可見其工作和地位的重要意義。在傳統觀念中人們將教學秘書崗位視為“辦事員”。其工作的特點和作用沒有得到正確的認識和應有的重視，教學秘書隊伍的發展與建設嚴重滯后于教學管理的需要。在高校教學管理隊伍中，教學秘書是最基層的工作者和各項教學管理工作的具體實施者，始終處在教學管理工作的前沿陣地，其素質的高低和工作質量的優劣，直接影響到學校教學管理水平和管理效率的高低，進而影響到學校教學質量的優劣。因此，探討教學秘書工作的特點及作用，分析教學秘書隊伍的現狀與存在的問題，對加強教學秘書隊伍建設，提高高校教學管理水平有著十分重要的現實意義。

一、教學秘書工作的特點與作用

(一)教學秘書的職責。

教學秘書的工作職責是在教務處和教學部門領導的指導下，按照一定的教學管理原則，運用恰當的管理方法，組織和協調各項教學活動，為順利完成教學任務，實現教學目的提供必要條件，并對由此形成的各類檔案材料進行整理、統計和保存。具體地講，教學秘書工作的主要內容有：協助部門領導制訂、實施教學計劃；合理安排課堂教學、實踐教學環節，并及時協調、處理教學過程中存在的問題；協助部門領導做好教師教學質量檢查與監控；協助部門領導貫徹執行學校有關教學和學籍管理方面的規定；總結教學管理經驗，收集、整理、保存有關教學文件、教學資料、實習報告、畢業論文等資料；組織安排考試，并做好成績管理；組織安排相關業務會議；完成領導交辦的其他任務等。

(二)教學秘書工作的特點。

教學秘書的工作職責決定了其工作具有以下特點：1．輔助性與獨立性，教學秘書的工作是為了協助教學部門負責人做好各項教學管理工作，其業務工作從屬于學校教學管理部門(教務處)和本部門負責人，受雙重領導，處于從屬地位，但在具體處理教學管理事務上有一定的獨立性。2．政策性與靈活性，教學秘書的工作職能是貫徹執行國家教育方針政策和學校的相關規定，具有較強的政策性與原則性：教學秘書是各種教學管理政策與規定的基層貫徹者和實施者，直接面對政策與實際情況之間的矛盾與差異問題，需要靈活地運用各項政策解決實際問題。3．例行性與時限性，學校教學以學年、學期為周期不停地運轉，學籍管理、課程安排、考試與成績管理、教學質量檢查等都具有周期性，教學秘書的工作則相應地具有例行性：與例行性相應的就是教學秘書工作具有一定的時間限制，學生選課、教材征訂、教學資料與試卷的印制等有嚴格的時間要求。4．綜合性、繁(復)雜性與準確性，教學秘書工作貫穿于教學活動的全過程，包括教學管理的方方面面，工作量大；涉及教師和學生的根本利益，工作難度大，具有綜合性和復雜性，教學秘書工作瑣碎繁雜，但要求準確不得有任何失誤與差錯，否則會造成嚴重的教學事故。5．管理、服務、教育的有機性，教學秘書是教學輔助管理人員，具有一定的管理權限，但教學秘書的工作性質更多地具有服務性，需要為教學管理領導、教師、學生服務，同時教學秘書也通過管理與服務對學生起到直接與間接的教育作用。6．機密性，教學秘書工作涉及試卷與成績管理、教學文件與資料的整理與保存，具有一定的機密性。

(三)教學秘書在教學管理中的作用。

教學秘書工作的職責決定了其在教學管理中具有以下幾點作用：1．助手與參謀作用，教學秘書是協助部門領導處理日常教學管理工作，是領導者的助手；同時，教學秘書根據自己在管理過程中獲得的信息，為領導的決定提供參考意見，具有參謀作用。2．溝通與協調作用，教學秘書因工作需要經常與學校教務處、學生處及其他教學部門進行聯系，特別是與本部門教師、輔導員、學生進行聯系，為他們提供必要的服務，需要與當事人進行有效的溝通，同時教學秘書還要協調部門間、人員間、事件間的不同矛盾與沖突，以便教學工作的順利開展，因此教學秘書在不同工作對象中起著溝通與協調作用。3．窗口與公關作用，教學秘書經常代表本部門與其它部門、單位進行正式的或非正式的接觸和交往，其工作效率、工作作風、工作態度及精神風貌能夠直接反映出教學秘書自身素質與能力的高低，同時也反映出所代表的部門作風、形象和管理水平，起到窗口與公關的作用。4．信息樞紐作用，教學秘書是教學管理的具體實施者，在工作中需要把學校及部門的政策、決策等信息向師生傳達，同時也要將師生的意見反饋給有關部門的領導，在上情下達、下情上傳中起到信息樞紐作用。5．管理育人作用，教學秘書雖然不直接參與教學工作，但可以利用工作中與學生聯系廣泛的特點在育人方面發揮積極作用。6．查考鑒證與咨詢解答作用，教學秘書在參與教學管理工作中，要編制大量教學文書，其中一部分將立卷歸檔。成為重要的教學文件檔案，備日后查考。這些教學文件檔案是多年積累下來的智慧結晶。對穩定教學秩序和深化教學改革具有重要的繼承和借鑒價值。教學秘書熟知學校有關教學的政策、文件、規定及操作流程，在師生詢問時能給予正確解答，起到咨詢解答的作用。

二、高校教學秘書隊伍的現狀及存在的問題

(一)高校教學秘書隊伍的現狀。

1．政治素質。教學秘書處于教學管理工作的第一線，工作范圍廣，內容多，責任大，要求其要有較強的事業心與責任感，具有奉獻精神和任勞任怨的高尚情操。另外教學秘書工作政策性與原則性較強，具有一定的機密性。據有關調查資料顯示，目前高校教學秘書隊伍中中共黨員比例僅為30％，這與教學秘書工作崗位的重要性相比明顯有所偏低，但在近幾年年度工作考核中高校教學秘書共有10人，次被評記功、11人，次被評為優秀，這說明高校教學秘書隊伍整體素質較高，應加強培養與引導。

2．年齡與工作年限結構。同樣從有關調查資料中看，在隊伍年齡與工作年限結構上，教學秘書中有90％在40歲以下，有50％工作年限不到5年，說明高校教學秘書比較年輕化，能適應現代教學管理需要，但客觀的不足之處就是缺少必要的管理經驗。

3．學歷與專業結構。有關資料顯示，高校教學秘書隊伍學歷結構中有50％是大專學歷，相對于教師隊伍、輔導員隊伍和其他行政管理隊伍而言，高校教學秘書隊伍的學歷結構偏低，有待進一步提高。從專業對口性上看，有60％是對口專業，說明高校教學秘書隊伍的專業對口性還需要進一步加強。

4．職級與職稱結構。據統計，高校教學秘書職級結構中文員、副科、正科比為4:3:3基本合理，但職稱結構上只有一人為中級職稱，其余沒有職稱，職稱結構明顯不合理。

(二)高校教學秘書隊伍建設中存在的問題。

1．教學秘書隊伍結構不夠合理。由于受傳統觀念的影響，對教學秘書工作的性質與作用認識不充分，在教學秘書隊伍建設上缺少長遠的統一規劃，造成其隊伍結構不夠合理、不盡完善。主要表現為整體學歷水平還不高，需要進一步提高，以適應現代化管理需要；專業對口性不強，部分教學秘書都非教育類、管理類和文秘類專業出身，沒有經過專門系統的學習和培訓，不熟悉現代化管理思想，缺乏教育教學管理的理論知識，工作中主要是靠經驗型管理方式，難以改進和提高教學管理方法和整體水平。

2．教學秘書隊伍人員配置不足。高校擴大招生，在校生人數和任課教師人數都有較大幅度的增加，但教學秘書數量增幅較緩。如某校2000年在校本、?？茖W生為2441人，2005年增加到9104人，增長了3.73倍，而教學秘書人數僅由6人增加到10人，只增長了1.67倍，教學秘書隊伍的增長率明顯低于學生的增長率。管理幅度增加后，其難度呈幾何級數增加，從這個意義上講教學秘書數量的增長應遠高于學生、教師的人數增長速度，只在這樣才能確保管理質量。

3．缺乏業務學習與崗位培訓，以經驗管理為主。高校要實行科學化、規范化、程序化管理，提高學校的教學管理層次，就必須提高教學秘書的整體素質和管理水平。教學秘書需要掌握有關管理學、教育學、秘書學理論知識和現代化管理手段，以適應教學管理發展的新趨勢，這就需要教學秘書在工作中不斷地學習。學校應建立相應的制度、采取必要的措施以保障教學秘書的業務學習和崗位培訓。高校教學秘書基本上屬于經驗型管理，對新進的教學秘書沒有崗前培訓，在工作中又缺少崗位培訓，也沒有組織教學秘書進行業務學習與交流。

4．工作待遇低與制度不健全。教學秘書的工資、津貼及待遇難以和教師、科研人員相比，與其他行政管理人員相比也不高，按科員級別聘任，最高也就是正科級，再無法上升，這樣在一定程度上便影響到教學秘書的待遇，同時也影響到教學秘書的工作積極性。目前，在職稱上，高校還沒有明確教學秘書的職稱聘任規定。

三、加強高校教學秘書隊伍建設的思考

(一)重視教學秘書隊伍建設，要有意識地加大建設力度。

目前高校教學秘書隊伍建設中所存在問題的根源在于學校對教學秘書工作的性質與作用認識不足，對教學秘書隊伍建設重視的程度遠遠不夠。學校需要根據學生人數、教師人數按一定比例配置教學秘書，對教學秘書的學歷、專業、年齡、性別等組成結構要有意識地控制，把教學秘書隊伍建設與學校發展聯系起來，以提高學校教學管理水平。促進學校內涵建設。

(二)把好進人關，優化學歷與專業結構，多渠道提高學歷層次。

隨著高校教學管理改革和就業機制的轉變，高校教學秘書隊伍正在不斷地向年輕化、專業化、高學歷化方向發展，學校在引進教學秘書人員時應注意對其學歷和專業結構的合理搭配。對在職教學秘書加強在崗繼續教育，把教學秘書的培養納入學校師資培養計劃，為其提供進修深造機會。

(三)積極開展教學管理研究，提高教學管理理論水平，加強業務培訓，提高業務能力和水平。

有組織地結合學校工作實際，開展教學管理研究，由教務處牽頭，對教學過程中帶有共性的問題進行有計劃、有目的、有重點地探索和試驗，建立教學管理研究立項制度。學校每年可拿出一定科研經費支持教學管理研究。使教學秘書能參加教學管理項目的研究活動，并鼓勵其要不斷研究教育理論，總結教學管理工作經驗，撰寫教學管理研究論文，將教學管理工作不斷提高到新的更高水平。加強業務進修與培訓工作，重視和支持教學秘書參加管理業務講座會，提供機會讓教學秘書外出參觀學習，擴大業務工作視野。學校可利用現有資源，對教學秘書進行必要的業務培訓，如管理學、教育學、計算機技術等方面的短期培訓。

(四)重視優化職稱結構，做好職稱的評審和晉升工作。

學?？梢钥紤]把教學秘書劃歸教師編制或研究員系列，納入學校師資隊伍建設規劃體系，從學歷、職稱、年齡結構上從長計議。在職稱評定、分配制度和教學管理工作等方面，學校可給予有效的政策保障，為教學秘書在評定技術職稱等方面積極創造條件，促使其盡快成長，從而建設一支素質較高、結構合理，與學校建設和發展相適應的教學管理隊伍。除為教學秘書設定可持續發展的職稱、職級制度外，學校還應對長期從事教學秘書工作者給予一定的優惠政策，以鼓勵教學秘書安心本職工作，同時為教學秘書提供多樣化的職業前景，使其具有更為明確的發展目標。

(五)引入激勵機制、開展教學管理評估和評獎工作，充分肯定教學秘書工作的地位與作用。

學校應開展教學秘書之間的崗位爭優活動，評選優秀教學秘書，促進教學秘書自身的學習。教學秘書工作比較具體而細致，難以見成效，不容易被重視，在政治待遇、利益分配和職稱評定方面處于劣勢，需要改革現有管理制度，提高教學秘書待遇，使之與其工作地位與作用相適應。

總之，教學秘書是學校教學管理中的重要力量，其作用不容忽視，其工作質量和效率對學校教學管理工作有直接影響。加強教學秘書隊伍建設、改善教學秘書隊伍結構、提高教學秘書隊伍整體素質是高校工作不容忽視的一項任務。學校要采取有效措施建設一支高素質、高效率的教學秘書隊伍，充分發揮其在穩定教學秩序、深化教學改革、提高教學質量、服務師生、全面推進學校發展中的積極作用。

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