當(dāng)前高校學(xué)生檔案工作存在問題與對策

摘 要： 本文在闡述當(dāng)前高校學(xué)生檔案的重要性及其管理基本依據(jù)的基礎(chǔ)上，分析了當(dāng)前高校學(xué)生檔案工作中存在的問題，即“建檔標(biāo)準(zhǔn)不一、管理制度不健全、思想重視不夠、管理手段落后、開發(fā)利用不足、寄檔回執(zhí)不齊”，并從“制度建設(shè)、人員配備、教育培訓(xùn)、方法途徑、分類總結(jié)利用”等方面，對存在問題的解決對策進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞： 高校學(xué)生檔案工作 存在問題 對策

學(xué)生檔案是指學(xué)校在培養(yǎng)學(xué)生的教育教學(xué)與管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生個人的基本經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)、家庭基本信息的，以學(xué)生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學(xué)生檔案主要包括：學(xué)生的高中檔案、高考報考資料、高校入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記

錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等材料。

1. 高校學(xué)生檔案的重要性

學(xué)生檔案不僅對教育和培養(yǎng)、管理與服務(wù)在校學(xué)生有著重要作用，而且對學(xué)生能否順利就業(yè)，甚至對學(xué)生畢業(yè)后的長遠(yuǎn)發(fā)展也關(guān)系重大。學(xué)生檔案既是個人人事檔案的重要基礎(chǔ)，又是個人人生檔案的重要組成部分。

1.1 學(xué)生檔案是學(xué)生基本情況的記載和在校綜合表現(xiàn)的證明。學(xué)生檔案既是學(xué)生基本情況的記載，又是學(xué)生在校表現(xiàn)的證明，對于核查新生入學(xué)資格與確認(rèn)獲取學(xué)籍，具有最直接有力的佐證作用；既是全面了解學(xué)生個人歷史的有效窗口，又是加強(qiáng)學(xué)生思想教育和日常管理工作的重要參考資料。

1.2 學(xué)生檔案是用人單位可信的依據(jù)與日后人事檔案的基礎(chǔ)。由于學(xué)生檔案材料真實地記載著學(xué)生的成長歷史、思想表現(xiàn)、個人素質(zhì)、實踐能力、學(xué)業(yè)成績及家庭背景、社會關(guān)系等，因此，學(xué)生檔案是用人單位選擇畢業(yè)生或高校選拔新生的可信依據(jù)與重要參考，是學(xué)生就業(yè)后人事檔案的基礎(chǔ)材料，同時也是學(xué)校未來校友檔案的基礎(chǔ)信息。

2. 學(xué)生檔案工作的存在問題

2.1 各地檔案材料標(biāo)準(zhǔn)不一，差異明顯。教育部《關(guān)于高中建立學(xué)生檔案的暫行規(guī)定》（［84］教中字002號）明確了高中學(xué)生檔案材料的內(nèi)容與構(gòu)成，但各地依此規(guī)定而設(shè)立的建檔要求與標(biāo)準(zhǔn)卻差異明顯，有的建檔案標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)全面、規(guī)范細(xì)致，有的卻簡單粗放。以致有的學(xué)生檔案內(nèi)容全面、材料完整、填寫規(guī)范，有的學(xué)生檔案材料卻只有一、二頁紙，過于簡要、單薄，有的甚至以學(xué)生的高考電子檔案代替其中學(xué)紙質(zhì)檔案。

2.2 部分人員不認(rèn)真對待學(xué)生檔案。主要表現(xiàn)為制作檔案材料比較隨意，對學(xué)生的鑒定總結(jié)不全面、不完整，甚至只論學(xué)習(xí)不談其他，或只寫優(yōu)點(diǎn)不寫缺點(diǎn)；甚至有的學(xué)生檔案材料不齊全或記錄不全面，或是填寫馬虎、潦草不清等。不少管理人員認(rèn)為學(xué)生學(xué)習(xí)成績好則萬事大吉，以致平時收集和審核檔案材料不及時不認(rèn)真；有的學(xué)生檔案袋既不封口也不蓋公章，或有密封袋口但不蓋公章確認(rèn)；不及時向有關(guān)高校寄送大學(xué)新生的檔案。

2.3 學(xué)生對檔案不重視或太敏感。主要表現(xiàn)為不論學(xué)生在中學(xué)還是在大學(xué)期間，都馬虎大意不認(rèn)真填寫檔案材料，或者三言兩語高度概括綜合表現(xiàn)，甚至用圓珠筆填寫檔案材料；部分學(xué)生對檔案太敏感，甚至不誠信對待檔案，填寫檔案時故意以偏概全或只寫優(yōu)點(diǎn)與成績，以致檔案記錄與現(xiàn)實表現(xiàn)出入較大；自帶檔案太隨便、不妥善保管，或出于好奇將自帶檔案隨意拆開；學(xué)生在大學(xué)新生入學(xué)時不按時向?qū)W校提交檔案，畢業(yè)生就業(yè)后又常常不及時查找檔案，以致急需檔案時，難以及時，甚至無法找到。

2.4 日常管理手段不科學(xué)、不先進(jìn)。主要表現(xiàn)為在日常工作中基本沒有應(yīng)用電腦和掃描儀等現(xiàn)代電子設(shè)備進(jìn)行管理，依然停留在傳統(tǒng)的手工記錄狀態(tài)；雖有電腦輔助工作，但仍以傳統(tǒng)手工為主，缺乏通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行日常管理，以致查找不便捷、保管不齊全或保存不方便，從而難以甚至無法長久性地追溯查找。

2.5 檔案管理制度不規(guī)范、不完善。主要表現(xiàn)為不少地方教育行政部門，對于學(xué)生檔案的管理制度的建立健全缺乏系統(tǒng)性、嚴(yán)密性與科學(xué)性，以致更多的學(xué)校缺乏科學(xué)規(guī)范、系統(tǒng)全面的學(xué)生檔案管理制度，不少高校特別是高職院校也同樣缺少健全完善和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)生檔案管理制度，工作中往往以相對隨意的臨時通知代替更注重嚴(yán)肅性和科學(xué)性的規(guī)章制度。

2.6 不重視對學(xué)生檔案的開發(fā)利用。學(xué)生檔案進(jìn)到學(xué)校后，其日常利用主要表現(xiàn)在核查新生入學(xué)資格時審查其檔案材料，或者是當(dāng)學(xué)生有突發(fā)事件或意外事故發(fā)生時或需對學(xué)生作政審時而查閱其檔案信息。這種簡單的利用，顯然與國家日益強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)教育和更注重因材施教的高等教育發(fā)展趨勢不適應(yīng)，更沒有發(fā)揮出學(xué)生檔案對于改進(jìn)教育教學(xué)工作與管理服務(wù)工作的應(yīng)有作用。

2.7 用人單位基本不寄檔案回執(zhí)。主要表現(xiàn)為用人單位在收到畢業(yè)生檔案后，因嫌麻煩或因要花錢而基本不將收檔回執(zhí)寄回學(xué)校，或者是有寄回學(xué)校但沒有在寄檔回執(zhí)上蓋公章或沒有經(jīng)辦人簽名確認(rèn)，以致事后時間一久難于追查，特別是各郵寄公司基本最多只在寄出學(xué)生檔案后的一年內(nèi)提供查詢服務(wù)，之后則根本無法追查。

3. 對存在問題的解決辦法

3.1 完善學(xué)生檔案制度。為確保學(xué)生檔案管理有據(jù)可依和有章可循，省(市)教育行政部門應(yīng)根據(jù)教育部、國家檔案局的相關(guān)法規(guī)，結(jié)合組織人事部門的有關(guān)要求等，出臺省（市）關(guān)于各級各類學(xué)生檔案的管理規(guī)章。就學(xué)校內(nèi)部而言，應(yīng)根據(jù)學(xué)生檔案管理的基本依據(jù)與相關(guān)要求，及時制定本校學(xué)生檔案管理制度，明確細(xì)分各單位各部門及相關(guān)人員的具體職責(zé)，加強(qiáng)精細(xì)化管理，并注重管理過程的檔案建設(shè)，以保證能及時收齊學(xué)生檔案，并確保有差錯時可以追究到相關(guān)人員的責(zé)任，并可以長久持續(xù)地查找學(xué)生檔案的去向。

3.2 及時恰當(dāng)選配人員。相比于具備一定的專業(yè)、學(xué)歷、職稱與特長，實踐證明，學(xué)生檔案管理員的基本素質(zhì)更強(qiáng)調(diào)具有高度的工作責(zé)任心和政治責(zé)任感，以及嚴(yán)謹(jǐn)持久的細(xì)心、耐心和恒心，否則其工作容易馬虎、粗放或者時松時緊，難于嚴(yán)格履行學(xué)生檔案管理職責(zé)。不論學(xué)生檔案是在學(xué)生處或就業(yè)中心還是在二級院系管理，或者是在學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一管理等，都應(yīng)按照學(xué)生檔案管理員的基本素質(zhì)要求，配備專人負(fù)責(zé)，學(xué)生數(shù)在5000人以上的最好不要搞兼職負(fù)責(zé)制，而應(yīng)實行專人專職負(fù)責(zé)制。

3.3 加強(qiáng)檔案教育培訓(xùn)。一是對專職與兼職檔案管理員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就高校內(nèi)部而言，主要是對輔導(dǎo)員和班主任等學(xué)生工作人員和教務(wù)人員就學(xué)生檔案的作用意義、內(nèi)容范疇、制作要求、注意事項等進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，以強(qiáng)化其制作和管理學(xué)生檔案的責(zé)任心與科學(xué)性，確保其可以正確指導(dǎo)和制作合格的學(xué)生檔案；就外部而言，主要是對中學(xué)和中專教務(wù)主任與班主任加強(qiáng)學(xué)生檔案的相關(guān)培訓(xùn)。二是對廣大學(xué)生加強(qiáng)檔案教育，不論是在中學(xué)階段還是在大學(xué)階段，都要盡早和反復(fù)教育學(xué)生正確認(rèn)識檔案的重要性，填寫基本要求與注意事項等，使其既能夠充分重視學(xué)生檔案的作用與價值，又不弄虛作假、夸大其詞或以偏概全地填寫本人檔案。

3.4 引入電腦管理系統(tǒng)。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理既可以大大提高管理效率，又有利于豐富學(xué)生檔案信息和拓展學(xué)生檔案管理功能。具體做法：一是引入計算機(jī)軟件公司開發(fā)成熟和應(yīng)用較普遍的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，這可以簡便快捷地提高管理效率，但所需資金投入相對較大；二是結(jié)合自身工作實際，組織專業(yè)人員編寫制作學(xué)生檔案電腦管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這樣做所需資金相對較少，但需專業(yè)人員加強(qiáng)后繼維護(hù)。

3.5 加強(qiáng)外部督查力度。學(xué)生檔案管理工作瑣碎、繁雜、持久，其工作的開展除了靠自身的落實外，在督查指導(dǎo)方面主要靠專職檔案管理員對兼職人員進(jìn)行內(nèi)部督查，或者是依靠專職人員的自查自糾。實踐證明這并不夠，還需要加強(qiáng)來自外單位專業(yè)的督查指導(dǎo)，最好能夠推行旨在“以評促建、以評促改、評建結(jié)合”的管理制度，推行確有困難的也應(yīng)加強(qiáng)本單位其他相關(guān)部門對學(xué)生檔案管理的督查工作，通過加強(qiáng)督查以保質(zhì)量促發(fā)展。

3.6 分類總結(jié)開發(fā)利用。通過全面查閱學(xué)生檔案上的歷史記載，按生源地、是否獨(dú)生子女、富裕或貧困、專長或特長、城鎮(zhèn)或農(nóng)村、性格內(nèi)向或外向、不同年齡與成長經(jīng)歷等，分類統(tǒng)計和分析其基本情況，在進(jìn)行教育教學(xué)和學(xué)生日常事務(wù)管理改革時，多考慮學(xué)生檔案的相關(guān)信息，以因材施教；并可結(jié)合建立學(xué)校未來校友的檔案數(shù)據(jù)庫，以加強(qiáng)對日后校友資源的開發(fā)利用。

3.7 強(qiáng)化轉(zhuǎn)遞回復(fù)機(jī)制。鑒于學(xué)生檔案作用的長久性，為確保可以及時和長久地查找到每份學(xué)生檔案的去向，應(yīng)強(qiáng)化檔案轉(zhuǎn)遞回復(fù)機(jī)制。具體做法：一是要求機(jī)要郵局或郵寄公司在轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案后的一個月內(nèi)，必須向?qū)W校提供一份用人單位簽收并蓋章確認(rèn)的檔案回執(zhí)單，否則不支付郵費(fèi)；二是及時將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞去向掛在學(xué)校網(wǎng)站相關(guān)網(wǎng)頁上，告知學(xué)生憑本人學(xué)號與身份證號可登錄查詢。與此同時還可順便建立校友檔案數(shù)據(jù)庫。

4. 結(jié)語

電子檔案沒有固定的字跡，無法從筆跡上分辨其原始性，我們無法采用與紙質(zhì)檔案相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷電子檔案的原始性。由于各種原因技術(shù)水平的保管相差很大，丟失電子檔案的風(fēng)險時刻存在，電子檔案要完全代替學(xué)生個人紙質(zhì)檔案還需要一個漫長的進(jìn)程，因此紙質(zhì)檔案的原始記錄性有不可替代的作用。鑒于我國國情與社會發(fā)展的趨勢，可以預(yù)見在相當(dāng)長的時期內(nèi)，檔案工作包括學(xué)生檔案工作只會加強(qiáng)而不可能淡化。因此，加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)生檔案工作依然任重而道遠(yuǎn)。

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