如何做好高校檔案管理工作

摘要：高校檔案管理工作是高校管理工作的重要內容之一，切實加強高校檔案管理工作，對提高高校檔案管理專業技術人員的創新能力和專業技術水平，有著重要的意義。我國高校在檔隸管理規范化方面雖然取得了顯著成績，但也面臨著許多急需解決的困難和問題。本文對此進行了分析，并提出了加強高校檔案管理工作的對策。

關鍵詞：高校檔案管理工作問題對策

一、加強高校檔案管理工作的重要性

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是人類文明發展的重要見證，是社會的寶貴財富和人類重要的歷史文化遺產。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作，也是一項政治性、機要性和服務性較強的工作。高校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。高校檔案直接記錄了高等院校的發展歷程，不僅包括學校科學研究、教學評價、教師晉升、教代會、學代會、畢業生報考第二學歷、補辦畢業證書等教學活動的信息和資料．還記載著全校師生的德、能、勤、績的表現，它全面客觀地反映了學校最基本的職能活動和真實情況。這些都對全面貫徹黨的教育方針，深化學校內部體制改革，優化教師隊伍，提高辦學水平具有重要的參考價值。可見，檔案管理是高校管理工作的一個重要組成部分。

胡錦濤同志在對檔案工作的指示中提出：“努力采用現代化的手段，不斷改善服務質量，把檔案工作提高到一個新水平。”隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深人．知識經濟時代的到來，高校檔案管理已成為高校建設工作中的重要內容。全面做好檔案管理工作，不僅是新形勢下高校發展的客觀要求，而且是擺在高校檔案管理人員面前的一項重要任務，更是高校檔案管理隊伍自身建設的內在要求。

二、高校檔案管理工作的現狀

高校檔案管理工作是整個學校發展過程中的重要組成部分．是學校全體師生員工勞動智慧和經驗的結晶，是認識和把握高校發展客觀規律的重要依據，是學校的寶貴財富。隨著高等教育的不斷發展，高校檔案管理工作也越來越受到重視與關注，高校檔案管理工作取得了長足的發展。但由于種種原因，檔案管理工作在高校人才隊伍建設中的作用往往被忽視，沒有得到應有的重視和加強。

三、高校檔案管理工作中存在的問題

1 對高校檔案管理工作的內涵和重要性認識不足。

目前一些高校領導對新形勢下的檔案工作缺乏足夠的認識和了解，檔案管理意識不強，認為高校的主要工作是教學、科研，因而忽視了檔案管理工作，對高校檔案管理投入的財力、物力、人力均不到位。部分高校檔案部門的設施相對滯后，庫房、辦公、閱覽室也未實現分開，檔案現代化及檔案保護設備配置不全，嚴重影響了檔案管理保護及服務工作的正常開展。同時由于檔案部門待遇低，留不住人才，吸引不了人才，導致檔案人員素質偏低。

2 館藏檔案門類不全，利用受到限制。

目前不少學校檔案館館藏門類不全，內容單一，主要以黨政、教學、財會類檔案居多，其它檔案門類不全，數量有限．例如照片檔案、聲像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，特色檔案更是寥寥無幾，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

3 服務功能差，利用率低。

檔案的利用是為了更好地發揮檔案的原始價值和社會價值，為經濟、為社會服務，但現在不少檔案人員滿足于“你用我調”的傳統服務方式，同時由于互聯網歸檔檢索查閱等還不太成熟，查閱資料手工檢索繁瑣、服務設施不完善、閱覽環境雜亂等一系列問題，文件和文字信息不能做到交流和共享，高校檔案管理不能很好地達到高效服務的目的。

4 高校檔案管理人員素質參差不齊。

主要表現在以下兩個方面：

(1)檔案人員結構不合理，自身技術落后。

當前高校檔案管理人員的學歷結構、職稱結構不盡如人意，專職檔案人員大多是半路出家，具備高級職稱的人員非常少。大多檔案管理人員缺乏專業知識的理論功底，更缺乏從事學術研究、史料研究的基本能力。另外，檔案人員由于自身知識、技術和管理水平有限，也無法勝任知識經濟時代的檔案管理，以致在檔案管理過程中存在收集材料時玉石不分、材料殘缺不全、收集和歸檔不及時、歸檔材料有頭無尾、存在破損、字跡不清等現象。

(2)思想觀念僵化，開拓創新意識不足，檔案意識薄弱。

長期以來，檔案管理存在因循守舊、管理手段落后和服務效率低下等問題。首先，高校檔案部門仍未走出封閉狀態。工作方式基本上是接收移交的檔案整理上架、存儲入庫、調卷等幾步曲，提供利用的方式單一，一本案卷目錄就是檢索目錄。其次，高校檔案管理仍然采用傳統的手工管理方式，談不上真正的檔案自動化管理，網絡化建設更是不近如人意，實用性較差。

四、加強高校檔案管理工作的對策

1 加大宣傳力度。強化檔案意識。

全國高等學校應該以學習和宣傳《高等學校檔案管理辦法》為契機，努力改變高校檔案工作中存在的被動局面。

首先，明確高校主管領導是檔案管理的一級責任人，提高學校領導及檔案管理部門領導對檔案工作重要性的認識。高校領導應遵循科學發展觀，不斷轉變觀念，充分認識到加強檔案管理的重要性，力求在政策、資金、人力、技術等方面給予重點扶持，為檔案管理工作營造良好的發展環境。

其次，利用一切可利用的方法加強檔案工作宣傳力度’．樹立并強化廣大師生員工的檔案意識。廣大師生員工是高校檔案的直接形成者，如果能使他們關心與參與檔案管理工作，自覺地收集材料及時歸檔，必能促成高校檔案工作的良性發展。

最后，要通過多種形式，加強對檔案人員的思想教育，幫助他們確定正確的擇業觀，使他們熱愛檔案工作，立志獻身于檔案事業。

2 促進檔案信息資源建設。

建設數字化檔案館，要用現代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案、錄音、錄相(視頻)檔案等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲。即進行數字化檔案館館藏建設。

3 改進管理手段，推進高校檔案管理信息化建設。

隨著電子計算機技術、網絡技術、多媒體技術及各種數據庫的具體應用，高校檔案管理的工作必須向信息化建設的方向大踏步地邁進，改變傳統落后的管理手段，充分利用網絡、計算機等先進的載體，加快開展檔案管理信息數字化的開發建設，規范化管理，向檔案使用者提供準確、方便、快捷的服務，更好地為學校的各項工作提供檔案信息服務。

4 加強檔案管理隊伍的建設．提高檔案管理人員的素質。

高校檔案部門應該落實有專人負責。根據檔案冊數的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員．確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔，對檔案材料進行開發利用。應該挑選政治上可靠、保密意識高、工作責任心強、綜合素質高的人員擔任檔案管理員。同時注意配備具有一定計算機專業知識的人員參加檔案管理工作，充分應用現代科學技術的理論、方法、手段來推進檔案管理工作的科學化和規范化。要落實有關政策和待遇，使檔案管理人員在職稱晉升方面有希望，待遇上有保障，確保優秀的人才安心從事檔案管理工作。要加強檔案業務培訓，支持和鼓勵檔案管理員參加各種專業技術培訓和各種有關檔案方面的學術交流活動，不斷提高業務知識和技能。