關于城建檔案工作中的問題和管理分析

摘要：本文介紹了城建檔案的作用，分析了城建檔案工作中存在的問題，并提出了加強管理的措施，供大家參考。

關鍵詞：城建檔案城市規劃勘測地質

0 引言

城建檔案以城市為單位，包括在城市規劃、建設、管理等活動中形成的具有保存價值的文件、圖紙、表冊、聲像資料等，涉及規劃、勘測、地質、水文、氣象、建筑、設計、道橋、園林、人防、水利、公共基礎設施等三十多個專業。城建檔案館是城市規劃建設的重要資源庫。隨著我國改革開放的深入，城市建設以驚人的速度向前發展，為城建檔案的收集、接收、處理和利用提出了更高的要求。傳統的以手工管理為主的管理手段已經落伍，現代化管理手段在檔案檢索、庫房溫濕度調控、防火監控等方面的廣泛應用，為城建檔案管理擴展了空間，電子計算機技術和信息網絡使城建檔案的現代化管理成為現實。多年來，筆者一直從事城建檔案的管理和提供利用，在工作過程中遇到一些問題，現提出與同行共同商榷。

1 城建檔案的作用

城建檔案工作的獨特作用城建檔案是一座城市的命脈集存地，是城市寶貴的歷史文化遺產，在政治、經濟、文化等領域都有獨特的價值。其具體作用除行政管理方面外，還分別表現在如下幾個方面：

1.1 社會服務作用 城建檔案館蘊藏著豐富、真實的城建檔案信息，在社會生活中具有多方面的參考、憑證、情報價值，為編制城市規劃和領導決策提供參考，為確定用地范圍提供憑證，為工程設計、改建、擴建、維修提供依據，為參評獎項、申報資質、編史修志提供歷史史實，為城市建設管理(查處違章、拆遷補償)提供保障，為新建項目的設計提供相關資料和技術借鑒。

1.2 學術研究作用 城建檔案館保存的檔案包括建設工程、城市規劃、城市勘測。城市建設管理、城市建設科研等18個大類，蘊含著豐富的信息，在學術研究方面有多方面的價值。首先，城建檔案能夠為城建學術研究提供依據，城建檔案是研究和推進城市經濟社會發展、文化進步的重要史證特別是城建技術科研檔案，可以為城建科技研究創新提供可靠、系統的專業信息，其次城建檔案工作推動建檔案理論研究發展，為城建檔案理論研究工作積累大量的實踐經驗，并提供發現問題、研究問題的重要依據

1.3 信息的作用 城建檔案館是城建檔案的保管基地和利用中心隨著城建檔案信息化、數字化的發展，城建信息將隨著信息技術的發展擴展到社會生活的各個領域。城建檔案館將成為城建信息的傳輔中心和城市信息網絡的重要節點。

2 城建檔案工作中存在的問題

2.1 城建檔案分類不清 不同的人對同一建筑物的分類歸屬有不同的理解，尤其是當今城市所建的商業綜合樓較多，底下幾層是商業用房，上層是住宅或辦公樓。雖然都屬于“民用建筑”大類，但有的人到“住宅”小類，有的人到“辦公樓”小類，有的人到“商業”小類等等。那么手工檢索的時候就會遇到一定的麻煩，而且這類檔案在檔案館藏中占有相當大的比重。

2.2 征地檔案缺乏歷史的連續性 我們都知道土地所有證和房屋產權證的重要性，它們就像每個人的身份證一樣，是每宗地的身份證明，而征地檔案是辦理土地確權的直接憑證。由于歷史的原因，早期的征地檔案記載非常簡單，有的宗地雖然多次易主卻沒有變更手續，只存有第一位所有者的征地批復。經常有這種情況，原本存有該宗地的征地檔案，卻因為前來查閱者說不清其歷史名稱而查不到。隨著時間的推移，這種現象會越來越多，不僅影響了查詢者的工作，也嚴重損害了城建檔案館的聲譽，起不到檔案館應有的作用。

2.3 案卷名稱與實地名稱不符 館藏檔案名稱與實地不一致。主要分為兩種情況：一種表現為商業用房。商業用房因其性質的特殊性有時十幾年甚至幾十年都沿用同一名稱，而有的商業用房每隔幾年甚至一年內變換好幾次名稱。建設單位通常在開工立項前已經確定一項工程的名稱，以后的工程準備階段、施工階段直至工程竣工都使用這一名稱，竣工驗收完畢后報送城建檔案館，城建檔案館接收后及時上賬入庫。理論上講這一工作流程完全正確。但是由于我們工作的脫節，有相當一部分工程名稱和地名管理部門最后命名不一致，造成檔案名稱與實地不符，為以后的提供利用留下隱患。

3 加強檔案管理的對策

3.1 建立和完善城建檔案法規 為了推動我市城建檔案管理工作的健康發展，應進一步宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》等法律法規。同時，制定符合我市實際情況的地方法規， 以保障我市城建檔案管理工作走上法制化軌道。

3.2 加大城建檔案法規的執法力度 法規的貫徹執行，是建立和健全法制的目的，如果法規得不到很好地貫徹執行，那再好的法規也是一紙空文。只有依法治檔，才能為檔案事業發展創造必要的條件。才能從根本上解決長期以來困擾城建檔案機構設置、人員編制、經費等問題，確保檔案管理執法落到實處，保障檔案工作依法開展。

3.3 提高檔案管理人員的素質 加大投入 促進城建檔案管理技術現代化。提高檔案管理人員的素質，表現在：一是提高自己的法律意識和法制觀念，依法管檔，依法治檔；二是提高自身的業素質，使檔案的管理、利用更加規范化、制度化，使管理水平不斷上新臺階；三是學習和掌握現代化的管理手段，跟上時代發展的步伐。同時，各級財政都要加大投入力度，盡快改善目前城建檔案管理手段落后的局面，使檔案工作實現計算機系統管理，實現對館藏檔案信息資源多角度、多層次的檢索，快速應用，快創效益從而整體提高城建檔案的管理水平。

3.4 推進城建檔案館的社會化服務體系的建立和完善 使城建檔案在城市建設中發揮重要作用。城建檔案館的社會化服務體系，既是檔案在市場經濟條件下傳統保管、利用功能的延伸和拓展，又是適應經濟時代的要求將城建檔案的應用和技術服務推向社會的途徑。城建檔案應用的社會化服務，是社會發展的需要，也是檔案館自身發展的要求。利用館藏空間向公眾提供檔案寄存、保管、檔案業務咨詢、殺蟲、復印等應用服務，變封閉型保管為開放型服務，在變革中創新和發展，使城建檔案信息資源得到最大程度的開發，在社會化服務中發揮城建檔案的功能。

3.5 改進歸案方法，搞好綜合服務 工程建設項目建設單位是城建檔案歸檔的對象。又是城建檔案服務的對象．城建檔案部門要切實做好如下兩個環節的服務工作：一是加強業務指導。主動協助建設單位做好檔案收集與管理工作：二是充分利用城建檔案的信息優勢，做好咨詢服務。在業務指導方面，城建檔案部門應認真履行自身職責，改善工作方法，實行定組、定時、定人的業務指導工作責任制，要求責任人介入整個工程建設的始終，進行全過程、全方位的跟蹤指導服務。在具體工作中，要突出重點環節．主動參加工程竣工驗收，把工作做到現場，把問題解決在檔案接受進館之前，對于竣工多年尚未移交檔案的工程項目，要主動上門催收。在提供信息服務方面，必須立足服從、服務于城市建設的中心．主動了解城市建設城建檔案的需求，有針對性的開展專題服務、跟蹤服務，盡力滿足各方面廣泛利用的需要。

3.6 實行信息化管理 隨著電子信息技術突飛猛進的發展。檔案工作也應步入信息化、網絡化管理軌道。多種管理通過電腦進行各種現場記錄在電腦上完成，技術人員只需署名確認即可。

4 結束語

檔案信息資源是城建檔案信息資源庫的重要組成部分， 做好檔案信息資源的收費、用、將會為帶來前所未有的經濟效益和社會效益打下堅實基礎。