淺析文書立卷改革的利與弊

摘要：隨著信息技術的發展，辦公自動化的普及和計算機在檔案管理中的廣泛應用，傳統立卷方法的繁瑣和復雜，給檔案工作者帶來了很大的工作量，也嚴重地影響了檔案工作的效率和檔案現代化管理。

關鍵詞：文書立卷改革檔案

0 引言

文書立卷工作是文書處理程序最后的環節，也是把文件轉為檔案的橋梁。沒有文書立卷工作的完善終結，就沒有檔案工作的良好開端。因此文書立卷工作是公文處理過程中的一個重要業務環節，在文件保管和檔案管理中發揮著至關重要的作用。因此2000年12月份，國家檔案局《歸檔文件整理規則》適時的發布，是檔案工作改革的重大突破，它以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法——“立卷”進行了改革，推行文件級整理，大幅度地簡化整理工作中的手工操作。《歸檔文件整理規則》的發布，它所體現的“簡化、兼容、靈活”的特點，使新文書立卷方法與傳統的立卷方法相比較，有更多的好處，但在歸檔后的整理、統計、利用等方面也顯現出少許不足之處。

1 文書立卷改革的有利之處

1.1 緩解了檔案員的工作壓力，促進了文檔一體化的管理。現階段很多基層單位的檔案員在公文處理過程都扮著非常重要的角色，有的甚至兼職單位的文秘人員，因此文書立卷改革給他們帶來了諸多好處。《歸檔文件整理規則》中提出取消案卷，實行文件級管理，這個規定不但減少了檔案員的工作量，也減輕了檔案員的工作壓力。傳統的立卷方法，一般都要到年初才把上年度所產生的文件材料集中在一起整理、歸類，然后還要擬寫案卷標題，填寫案卷封面，抄寫卷內目錄、全引目錄、案卷目錄等，繁雜的立卷工作，往往讓檔案員對成千上萬的文件材料“望文興嘆”，要花費大半年的時間來完成“立卷”的工作。實行文書立卷改革后，以“件”為單位，檔案員完全可以做到公文處理完畢后，先進行裝訂、蓋章等前期基礎性工作，等到編卷內文件件號時再做調整，做到隨時歸檔，使檔案工作成為日常工作的一部分，讓立卷工作“信手拈來、化整為零”。文書立卷工作就是文書處理和檔案管理相互銜接的一個重要關口，辦公自動化的途徑也就是文檔一體化管理。文書立卷改革調整了立卷工作流程，改變了原有的每年集中整理歸檔的傳統方法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環節，做到隨辦隨歸，提高工作效率，緩解了文書、檔案工作人員的工作壓力，推動了文檔一體化的最終實現。

1.2 有利于維護檔案的原貌和不同形體檔案的保管。檔案的原貌是體現檔案價值的重要因素。傳統的立卷方法以“案卷”為主，案卷裝訂需要整齊，紙張大小不一需要裁齊或裱貼加邊：有的報表大小不一；另外有的領導批示簽到文件的邊緣上；還有些特殊的合同書都很難處理。文書立卷改革后，采用文件級管理，這些問題都可以迎刃而解，有效地維護了檔案原件的原貌。

1.3 有利于檔案館控制檔案質量，延長檔案的壽命。文件材料的質量決定了檔案的價值。基層單位的文件材料歸檔立卷后，具有永久和長期保存價值的檔案在檔案室保存一段時間后，最終都要移交給上級主管機關或檔案館繼續保管。由于檔案室和檔案館的利用需求不同，因此衡量檔案保存價值的標準會發生變化，需要進行重新鑒定、整理，剔除那些不具備館藏價值的檔案，因此移交進館前就須返工重新整理。傳統的立卷方法是以案卷為主，因此移交的時候也是以“卷”為單位，往往一卷中只有一份或幾份存在上述情況，就不得不拆卷重新裝訂，這樣不但費時費力，還會給檔案本身帶來不必要的磨損。文書立卷改革后，以“件”為保管單位，即使需要再加工，也不存在拆卷的問題，直接按件剔除即可。而且改革后，在歸檔章與檔案盒脊上設置了室編件號與館編件號，可以方便進館時重新編號。它所體現的“兼容性”和“前瞻性”使它本身更具有科學性，延長檔案的保管壽命。

1.4 便于提供查找利用，進一步加強檔案的保密性。文書立卷整理的最終目的是便于提供查考利用，為社會的各項工作服務。傳統的立卷方法因為案卷的存在，產生了許多弊端：一是增加了檢索層次，檢索效率低；二是有的案卷標題擬不確切、不規范，導致檢索途徑可靠性差；三是要查找某份文件時，通常都是一整卷或好幾卷的案卷拿過來翻來覆去的查找，不但不方便查找利用，而且也可能性接觸到不在其利用范圍內的其他檔案內容，破壞了檔案保密性的要求；四是查找利用檔案時，經常需要提供復印件，以案卷為單位，不易復印，給檔案員和利用者帶來不便。改革后，因為實行文件級管理，從根本上克服了上述弊端，要查找利用某份文件時，只要是有歸檔的，便能在歸檔文件目錄找到該份文件的收藏位置。利用借閱時，只提供所需文件，最大限度地縮小了知密范圍，而且由于是單份文件，如有需要復印或掃描，也比較容易操作。但為檔案的查找利用提供了方便，也相對的加強了檔案的保密性。

2 文書立卷改革的不足之處

2.1 在裝訂保管方面：由于是單份文件裝訂，保管起來比較零散，因此存在著文件易折、易損、易亂、翻查不便、調卷歸位易錯等缺點，給延長檔案的壽命增強了難度。

2.2 在統計方面：以“件”為保管單位，“一文一件”，統計檔案時也是以件為單位統計，使檔案的數量成倍的增加從而給檔案的統計帶來了一定的難度。

2.3 在檢索利用方面：一是由于很多檔案都存在“一事多文”的特征，改革后，以“件”為單位立卷，固然滿足了對單份文件的檢索，但也破壞了文件之間的有機聯系，不利于文件的成套檢索，其中一些無獨立性的文件事實上已經失去了檢索意義，影響了檔案的查全率、查準率；二是由于是單份文件，借出容易丟失或被調換，從而威脅了檔案的齊全與安全。

3 解決問題幾點建議

3.1 必須要求檔案管理人員要有良好的素質，認真仔細的工作作風，嚴格執行檔案交接制度和借閱制度。一是仔細檢查移交的檔案，在保證文件數量正確的同時，要注意是否有折頁或破損的文件，要及時修復；二是檔案工作者在查閱檔案原件時動作要輕，盡量減少損傷；三是交給利用者的檔案套上塑料夾，即可以保護檔案原件，還可以防止利用者將文件次序顛倒，在利用完歸還時還要認真清點核對，防止丟失或被調換。

3.2 應按照《歸檔文件整理規則》中“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用“的整理原則，在整理檔案時遵循其自身的形成特點，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機聯系得以體現，保證了檔案檢索的正確率和查全率。

總之，文件立卷改革是在傳統立卷方法的經驗上進行了綜合與揚棄，是信息時代的產物。它雖有利也有弊，這需要我們檔案工作者在實踐中認真總結經驗，揚長棄短，大膽實踐，促使檔案工作持續、健康發展，更好地為社會各項工作服務。

參考文獻：

[1]郭樹根.歸檔文件整理工作指南.中國大百科全書出版社2001年2月版.