淺議全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的實(shí)施

【摘要】 文章從分析目前線下預(yù)算的不足和亟待解決的問題，如何在企業(yè)中開展全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施工作，圍繞實(shí)施的步驟、需要注意的問題等幾個方面進(jìn)行了分析，期望能夠?qū)φ谶M(jìn)行全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)實(shí)施的企業(yè)一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】 全面預(yù)算管理;財務(wù)預(yù)算;編制流程;預(yù)算監(jiān)控

引言:計(jì)算機(jī)、軟件及網(wǎng)絡(luò)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，延伸了企業(yè)管理的觸角，將企業(yè)的管理向更深、更廣的方向推進(jìn)了一大步。全面預(yù)算管理是企業(yè)圍繞既定的經(jīng)營目標(biāo)，利用預(yù)算讓全員參與到對企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位的各種財務(wù)及非財務(wù)資源的分配、控制、考核、評價等全過程的經(jīng)營管理活動中去的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)。作為現(xiàn)代企業(yè)管理的一種手段，其作用發(fā)揮的程度對于企業(yè)年度目標(biāo)的確定、經(jīng)營活動發(fā)展方向的把握、內(nèi)部資源的重新配置以及企業(yè)內(nèi)部管理績效的評價等多項(xiàng)管理活動均會產(chǎn)生一定的影響。而線下全面預(yù)算的管理方法，對于全面預(yù)算管理效用的發(fā)揮起到了一定的阻礙作用。全面預(yù)算管理信息化是全面預(yù)算管理發(fā)展到一定階段的必然要求，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施是實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理信息化的第一步。

一、線下全面預(yù)算管理

(一)線下全面預(yù)算管理的含義

線下全面預(yù)算管理是指企業(yè)沒有實(shí)施全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)之前，在企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理的工作方式。即通過手工、office軟件等輔助工具收集、傳遞預(yù)算信息，匯總預(yù)算數(shù)據(jù)，完成預(yù)算編報、分析、控制等預(yù)算管理活動。

(二)線下全面預(yù)算管理的不足

目前，國內(nèi)多數(shù)企業(yè)仍通過線下全面預(yù)算管理完成對企業(yè)的全面預(yù)算管理工作。這種方式，存在靈活、多變的優(yōu)點(diǎn)，但是由此帶來的不足也嚴(yán)重影響了全面預(yù)算管理效用的發(fā)揮。

1.部門間溝通協(xié)調(diào)，影響了編制效率。由于沒有統(tǒng)一的、數(shù)據(jù)共享的工作平臺，缺乏有效的協(xié)調(diào)工具，各部門協(xié)作起來比較困難。對于預(yù)算編制的時效性無法保證，導(dǎo)致公司內(nèi)部資源的大量浪費(fèi)。

2.EXCEL表格帶來的弊端，無法進(jìn)行多維數(shù)據(jù)的體現(xiàn)。由于全面預(yù)算編制不僅包括財務(wù)指標(biāo)，而且包括非財務(wù)指標(biāo)，涉及企業(yè)的方方面面，加之預(yù)算指標(biāo)之間的勾稽關(guān)系復(fù)雜，就導(dǎo)致預(yù)算編制的周期較長，必然耗費(fèi)大量的人力、物力和時間。姑且不談手工方式的費(fèi)時、費(fèi)力，即使是電子表格也存在著信息難以共享集成、不支出預(yù)算跟蹤、安全性差，協(xié)調(diào)性弱的不足，無法滿足全面預(yù)算管理的需要;同時電子表格無法支持多維數(shù)據(jù)的分析，也阻礙了預(yù)算管理細(xì)化工作的開展。

3.全面預(yù)算管理流程很難嚴(yán)格執(zhí)行。全面預(yù)算管理工作較好的企業(yè)，一定會有比較完善的預(yù)算管理制度，但是沒有信息平臺的支持，預(yù)算管理制度的執(zhí)行就會存在一定的問題，特別是預(yù)算編制流程如果沒有信息系統(tǒng)的規(guī)范和約束，往往實(shí)際的操作就無法按照既定的流程進(jìn)行，從而嚴(yán)重影響了預(yù)算編制的實(shí)效性，也造成了全面預(yù)算管理中權(quán)限管理的混亂。

4.預(yù)算的控制、分析非常薄弱。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，由于沒有實(shí)現(xiàn)IT環(huán)境下的集中管理模式，無法獲得實(shí)時的動態(tài)數(shù)據(jù)，無法按照各級制定的具體預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行實(shí)時控制，無法及時進(jìn)行預(yù)算的差異對比分析，無法采取相應(yīng)的調(diào)整措施，導(dǎo)致預(yù)算與實(shí)際的嚴(yán)重分離。

從上述幾個不足可以看出，手工或線下的操作方式已經(jīng)嚴(yán)重影響了全面預(yù)算管理效用的進(jìn)一步發(fā)揮，全面預(yù)算管理信息化是充分發(fā)揮全面預(yù)算管理內(nèi)部控制的作用，促進(jìn)企業(yè)從粗放型管理向精細(xì)化管理邁進(jìn)的必然途徑，也是縮短預(yù)算編制周期，加強(qiáng)全員合作，實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)共享，保證及時對預(yù)算進(jìn)行監(jiān)控、分析、調(diào)整的有力工具。

二、全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施

由于各企業(yè)對全面預(yù)算和實(shí)際經(jīng)營管理的要求有所不同，因此，各企業(yè)需要量體裁衣，選擇適合企業(yè)自身實(shí)際的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)。但無論是選擇實(shí)施目前國際上比較先進(jìn)的預(yù)算軟件如Oracle公司的Planning或者SAP公司的BPC，還是國內(nèi)金蝶、用友等公司開發(fā)的小型預(yù)算軟件，全面預(yù)算管理信息化項(xiàng)目的實(shí)施基本相同。

(一)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施的步驟

1.公司全面預(yù)算管理工作、需求的梳理和規(guī)范。在實(shí)施信息系統(tǒng)之前，需要對公司的全面預(yù)算管理工作進(jìn)行全面的梳理和調(diào)研，從預(yù)算管理的制度、組織架構(gòu)、預(yù)算管理流程、預(yù)算管理的目標(biāo)(需求)、預(yù)算編制的基本模板等各個方面進(jìn)行，建立起一套組織嚴(yán)密、流程順暢、制度完善、權(quán)責(zé)明確、管理目標(biāo)清晰的全面預(yù)算管理體系。

2.在全公司進(jìn)行廣泛宣傳，讓參與全面預(yù)算管理的人員了解該項(xiàng)目。全面預(yù)算管理的特殊性決定了全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的實(shí)施絕不僅僅是公司財務(wù)部門和信息化管理部門的任務(wù)，應(yīng)該是一個實(shí)施之后對全員都具有約束力的系統(tǒng)，是一個全員都有可能使用到的系統(tǒng)。因此全面預(yù)算信息系統(tǒng)的實(shí)施就需要全員的參與，要讓參與人員意識到，他們也是全面預(yù)算信息系統(tǒng)實(shí)施的一份子。

3.選擇項(xiàng)目實(shí)施小組。選擇合適的項(xiàng)目實(shí)施小組對項(xiàng)目成敗至關(guān)重要。一個良好的團(tuán)隊(duì)至少應(yīng)該包括實(shí)施方的人員和客戶，有條件的也可以請專業(yè)的系統(tǒng)實(shí)施服務(wù)公司、咨詢公司等加入。在確定小組的成員時，來自客戶方的成員必須有項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，而且有權(quán)迅速制定行政決策。

4.制定項(xiàng)目計(jì)劃。實(shí)施方、客戶以及咨詢公司需要共同制定出項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃，該實(shí)施計(jì)劃應(yīng)該對實(shí)施階段的任務(wù)范圍作出明確的規(guī)定，并標(biāo)識出里程碑的任務(wù)，明確各項(xiàng)任務(wù)的實(shí)施步驟、資源保證和完成時間。

5.培訓(xùn)。一般培訓(xùn)的有兩類用戶:超級用戶和最終用戶。超級用戶要了解系統(tǒng)運(yùn)行的技術(shù)細(xì)節(jié)，以及如何個性化應(yīng)用程序以達(dá)到公司的要求。最終用戶只需要接觸系統(tǒng)的一般應(yīng)用，掌握如何在系統(tǒng)里面進(jìn)行正常業(yè)務(wù)的操作即可。

6.測試。為了保證系統(tǒng)能夠成功實(shí)施和應(yīng)用，在正式運(yùn)行前，必須經(jīng)過全面的測試。測試的方式有多種選擇，而最佳的方法是選擇一個核心小組成員，他們了解各種變化，能夠有效地對系統(tǒng)作出評價。

7.運(yùn)行。經(jīng)過全面的測試，解決發(fā)現(xiàn)的問題后，就可以運(yùn)行系統(tǒng)，全面上線了。

8.實(shí)施后的支持。即使經(jīng)過了全面的測試，也無法保證系統(tǒng)上線后正式運(yùn)行時不會出現(xiàn)任何問題，因?yàn)閷?shí)際的業(yè)務(wù)情況時刻都在發(fā)生著變化，而測試終究無法代替實(shí)際的業(yè)務(wù)。所以，系統(tǒng)上線運(yùn)行后的一周內(nèi)必須有實(shí)施顧問的支持，以保證及時解決運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題。

(二)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施應(yīng)注意的幾個問題

1.選人。選合適的人，做合適的事，是組建全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施小組應(yīng)該遵循的基本原則。組建一個好的預(yù)算項(xiàng)目小組是一件不容易的事情，在從組織內(nèi)部挑選人員的時候一定要注意所挑選的人員能夠在預(yù)算管理的崗位上長期干下去，而且本人也對預(yù)算管理工作投入比較大的興趣，能夠全程參與到項(xiàng)目的整個實(shí)施過程中去，能夠并且也愿意作決策并盡力實(shí)現(xiàn)目標(biāo);在挑選外部顧問時需要根據(jù)企業(yè)預(yù)算管理項(xiàng)目的復(fù)雜程度，本著成本效益的原則選擇相當(dāng)水平的顧問;同時要考慮外部和內(nèi)部人員之間可能存在人格沖突這個在長期項(xiàng)目實(shí)施中比較重要的因素。

2.需求。全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)質(zhì)是滿足企業(yè)對全面預(yù)算管理的要求，即企業(yè)對系統(tǒng)提出的需求。對于實(shí)施小組而言，充分了解客戶提出的需求是實(shí)施小組不偏離方向、不擴(kuò)大實(shí)施范圍的根本保證。對于企業(yè)提出的需要，要能夠分清楚哪些是核心需求，哪些是重要的業(yè)務(wù)需求，哪些又是一些華而不實(shí)的特性。要將核心需求作為項(xiàng)目實(shí)施時最重要的部分，其他需求可以根據(jù)預(yù)算和預(yù)測的周期長短在未來予以實(shí)施。

3.培訓(xùn)。在什么時間培訓(xùn)什么內(nèi)容以及培訓(xùn)什么人，可能對項(xiàng)目實(shí)施過程的促進(jìn)作用有很大不同。有兩點(diǎn)建議可供參考。(1)在項(xiàng)目剛剛開始的時候就提供一個基本的培訓(xùn)，可以讓項(xiàng)目小組的所有成員大概了解項(xiàng)目的有關(guān)情況，對項(xiàng)目有一個整體以及輪廓性的認(rèn)識，同時提供關(guān)于項(xiàng)目管理有關(guān)知識的培訓(xùn)，以促進(jìn)日后項(xiàng)目實(shí)施過程中的項(xiàng)目管理。(2)在完成需求分析并明確整合事項(xiàng)后，提供細(xì)節(jié)化的培訓(xùn)。這個時候小組成員或者是超級用戶要接受詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)計(jì)劃。

4.交流。最容易使項(xiàng)目失敗的原因是高管、項(xiàng)目小組、咨詢顧問和最終用戶之間缺乏交流。要想項(xiàng)目既迅速又有效地完成，怎么強(qiáng)調(diào)交流的重要性都不為過。無論是項(xiàng)目實(shí)施前，過程中還是之后，都應(yīng)該加強(qiáng)各個層面的交流，及時進(jìn)行溝通，并將相關(guān)內(nèi)容傳達(dá)給受系統(tǒng)影響的人群。

企業(yè)信息化的進(jìn)程在不斷加快，全面預(yù)算管理信息化只是其中的一個子集，而全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施成功也僅僅是全面預(yù)算管理信息化邁出的第一步，盡管不同企業(yè)中不同的項(xiàng)目有不同的管理方式和方法，但是作為項(xiàng)目管理的基本要求，相信本文給出的有關(guān)項(xiàng)目實(shí)施的步驟和關(guān)注事項(xiàng)，多少會對企業(yè)中項(xiàng)目的實(shí)施有所幫助。●

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