Excel表在人事信息管理中的功能探討

摘要:該文總結(jié)了一些Excel表在人事信息管理中數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、保密、共享、分類匯總統(tǒng)計(jì)、圖表分析、查詢等功能的利用情況供各位同行參考，更想與大家共同探討、總結(jié)并發(fā)現(xiàn)Excel表的更全面的信息管理功能，更科學(xué)地提高工作效率。

關(guān)鍵詞:Excel表;人事管理;功能

中圖分類號(hào): TP317文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-3044(2009)33-9151-03

How Excel Chart Could Be Possibly Used In Management of Personnel Files for Different Purposes

XIE Miao-fang

(Guangzhou Maritime College， Guangzhou 510725， China)

Abstract: This paper makes a summary of how Excel chart could be possibly used in management of personnel files for different purposes: data storage， maintaining secrecy， sharing， assorting， data collection， chart analysis and inquiry. After a careful study， we reach the conclusion that Excel chart could be developed widely and effectively in its function: management of information.

Key words: excel chart; personnel management; function

1 概述

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，政府和各企事業(yè)單位對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)化管理的需求越來越多，下面基層部門面對(duì)的上級(jí)各部門開發(fā)的管理應(yīng)用軟件也越來越多。作為人事管理部門，特別是工作人員，面對(duì)各項(xiàng)繁雜的日常工作任務(wù)外，還必須完成上級(jí)各部門不能整合開發(fā)利用的管理系統(tǒng)的維護(hù)更新工作及其大量的人事信息報(bào)表工作。為避免大量的重復(fù)錄入數(shù)據(jù)工作，我們可以充分利用各管理系統(tǒng)與Excel表之間進(jìn)行數(shù)據(jù)間互相導(dǎo)入導(dǎo)出等功能，平常在Excel表中進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)更新。

2 Excel表在人事管理中的功能。

2.1 儲(chǔ)存功能

Excel表格具有強(qiáng)大數(shù)據(jù)儲(chǔ)存功能。一張工作表，單元格有65536行，256列，可以儲(chǔ)存足夠多的信息。在人事信息管理中我們首先要做的就是建立一個(gè)簡(jiǎn)單而龐大的數(shù)據(jù)源工作表或在一個(gè)工作薄內(nèi)根據(jù)基本信息與變動(dòng)信息分塊建立多個(gè)數(shù)據(jù)工作表，再通過表間鏈接將多個(gè)數(shù)據(jù)工作表匯總成一個(gè)數(shù)據(jù)源工作表。數(shù)據(jù)源工作表信息項(xiàng)內(nèi)容(如:姓名、性別、職工號(hào)、部門、崗位、學(xué)歷、學(xué)位、從事專業(yè)、職稱、工資等等)在Excel表中可存放二百五十多項(xiàng)，但這些信息項(xiàng)為了能與上級(jí)各部門的管理系統(tǒng)對(duì)接，字段名稱、字段代碼盡量使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，但也很大部分信息項(xiàng)應(yīng)根據(jù)自己?jiǎn)挝还ぷ鲗?shí)際情況進(jìn)行添加、編碼管理，才能更好地利用Excel表的各項(xiàng)功能。

2.2 數(shù)據(jù)錄入維護(hù)功能

在建立全面的新數(shù)據(jù)源時(shí)，由于數(shù)據(jù)錄入項(xiàng)目多，錄入時(shí)可利用折分窗口，在折分窗口下錄入，同時(shí)對(duì)需更改的字段項(xiàng)以字體顏色區(qū)分，這樣錄入屏幕就很明了，不會(huì)出現(xiàn)遺漏字段，收錄不完整的現(xiàn)象。增加或更新數(shù)據(jù)時(shí)還可利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令，彈出“記錄單”對(duì)話框，在記錄單中查找、編輯、完成數(shù)據(jù)的更新維護(hù)。但在數(shù)據(jù)表單中字段太多的情況下不能運(yùn)用記錄單去進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新維護(hù)。

2.3 保密功能

對(duì)具有隱藏、顯示、保護(hù)鎖定等功能制好的文件表格，在Excel工作界面，其單元格可隱藏顯示鎖定文件內(nèi)容，對(duì)工作表、工作薄起保護(hù)作用，通過密碼進(jìn)入工作表、工作薄。用鼠標(biāo)點(diǎn)擊格式欄中的行或列中的隱藏，然后用鼠標(biāo)點(diǎn)擊工具中的保護(hù)工作薄或工作表，待密碼設(shè)定后存盤。此設(shè)置簡(jiǎn)單方便，保密性強(qiáng)。

2.4 共享功能

Excel有共享工作薄的功能，在“工具”菜單中單擊“共享工作簿”命令，然后單擊“編輯”標(biāo)簽，選擇“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框，出現(xiàn)提示時(shí)，保存工作簿。保存后，在屏幕頂端的標(biāo)題欄中，文件名后面多出了“共享”兩個(gè)字。

這樣在局域網(wǎng)內(nèi)將工作表設(shè)置為共享供多人使用，也可以通過共享，設(shè)定固定項(xiàng)信息，分塊管理，多人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的更新維護(hù)工作，既能保持?jǐn)?shù)據(jù)源的統(tǒng)一，又能減少工作人員的工作量。

2.5 分類匯總統(tǒng)計(jì)功能

分類匯總統(tǒng)計(jì)是根據(jù)信息管理的具體要求情況的不同，條件選擇一個(gè)或者多個(gè)的信息項(xiàng)進(jìn)行分類匯總統(tǒng)計(jì)。具體操作:打開數(shù)據(jù)源工作表，在“數(shù)據(jù)”菜單中單擊“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)ЖD―3步驟之1”，在此對(duì)話框中，一般選擇默認(rèn)選項(xiàng)，單擊“下一步”，顯示“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)ЖD―3步驟之2”，再單擊“下一步”，則顯示“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)ЖD―3步驟之3”，在此對(duì)話框中直接點(diǎn)擊“完成”按鈕，則出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置版式”(圖1)。接下來，我們要分類匯總統(tǒng)計(jì)任何數(shù)據(jù)就可在“數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置版式”中拖動(dòng)相關(guān)字段即可完成，這樣既快捷方便又準(zhǔn)確。

單一條件的分類匯總統(tǒng)計(jì)，如:(圖2)統(tǒng)計(jì)教工中男女人數(shù)，將“性別”分類字段拖入相應(yīng)的行或列，將“職工號(hào)”拖入計(jì)數(shù)區(qū)域即可進(jìn)行數(shù)據(jù)分類匯總。

兩個(gè)或多個(gè)條件的分類匯總統(tǒng)計(jì)，如人事部門經(jīng)常要統(tǒng)計(jì)的專業(yè)技術(shù)人員情況報(bào)表，只要按分類項(xiàng)字段將“人員身份、專業(yè)類別、職稱級(jí)別”拖入行字段，將“性別”拖入列字段，將具有唯一性的“職工號(hào)”拖入計(jì)數(shù)項(xiàng)即可得到我們所需的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)(如圖3所示)。

2.6 圖表分析功能

圖表分析就是利用Excel表的插入圖表方式和數(shù)據(jù)透視圖方式，對(duì)數(shù)據(jù)項(xiàng)或字段項(xiàng)所含信息以直方圖、餅型圖、立體柱圖、拆線圖等圖表形式進(jìn)行的圖表分析，使得信息更為直觀化。圖表類型可根據(jù)用戶分析材料情況自由選擇，如:圖4是以一組統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)利用Excel表的插入圖表功能繪制的反映職稱變化趨勢(shì)拆線圖;圖5是利用(前面圖4中)數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)項(xiàng)通過Excel表的數(shù)據(jù)透視圖功能直接繪制出來的可反映教師年齡、職稱等方面的餅形結(jié)構(gòu)圖。

在圖5中的字段按鈕進(jìn)行拖動(dòng)到右邊數(shù)據(jù)透視表字段列表中，更換你所需透視的數(shù)據(jù)項(xiàng)則可，如上圖中結(jié)構(gòu)圖實(shí)為年齡結(jié)構(gòu)圖，要將它變換為職稱結(jié)構(gòu)圖，將圖例中的“年齡段”字段拖回右邊字段列中，而把“職稱級(jí)別”拖至圖例中的字段按鈕中即可(如圖6)

從圖中數(shù)據(jù)中可見，我們的各類專業(yè)技術(shù)人員統(tǒng)計(jì)表數(shù)據(jù)直接抄寫下來即可。但你想更快捷的話，可在數(shù)據(jù)源工作表中按各類專業(yè)技術(shù)人員統(tǒng)計(jì)表的分類順序相應(yīng)的增設(shè)“職稱級(jí)別代碼”項(xiàng)，數(shù)據(jù)透視表中列字段“職稱級(jí)別”替換為“職稱級(jí)別代碼”項(xiàng)。那么統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù)順序就與你的報(bào)表表格項(xiàng)順序一致，直接復(fù)制到報(bào)表中即可。

上述各個(gè)分析圖表可隨數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)的更新而更新，具體操作是單擊透視圖中的“數(shù)據(jù)刷新”按鈕。

2.7 查詢、打印名冊(cè)功能

數(shù)據(jù)查詢是人事信息管理工作中必不可少的。對(duì)簡(jiǎn)單條件的查詢，可通過表格的篩選功能實(shí)現(xiàn);用戶想針對(duì)具體的項(xiàng)目，多個(gè)條件隨意的組合，從工作表中提取自己想要的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的查詢功能，則可通過Excel表的數(shù)據(jù)透視表功能進(jìn)行查詢。如查詢我校港航系專任教師中的36-40歲的副教授人員情況，這里包含的信息有:部門“港航系”，崗位“專任教師”，年齡“36-40歲”，職稱“副教授”四個(gè)條件的組合。透視結(jié)果有7位符合條件的教師(圖7)，具體人員名單雙擊匯總出來數(shù)字“7”即建立另一個(gè)工作表(圖8)。

實(shí)踐證明，以此方法，利用Excel表的數(shù)據(jù)透視表功能，可以快速生成各類人員名單，再利用Excel表的排序、珊除等功能就可以很方便地制作出所需花名冊(cè)。

2.8 數(shù)據(jù)備份功能

我們?cè)谛畔⒐芾磉^程中，做好數(shù)據(jù)備份工作是必不可省的工作。那么，Excel表數(shù)據(jù)的備份就是在更新數(shù)據(jù)后另存為另一個(gè)工作簿，以工作簿的形式保存起來。一般情況下，高校人事信息數(shù)據(jù)有二個(gè)特別重要的備份時(shí)點(diǎn)，一是每學(xué)年初上報(bào)教育行政主管部門的基層報(bào)表數(shù)據(jù)，另一個(gè)是每年年底人事部下發(fā)的年終人事報(bào)表數(shù)據(jù)。近來我校進(jìn)行的幾項(xiàng)評(píng)估工作及完成上級(jí)有關(guān)部門對(duì)近五年內(nèi)學(xué)校人員變動(dòng)情況的調(diào)研工作中，我就以平時(shí)在更新數(shù)據(jù)時(shí)必做備份的好習(xí)慣，充分利用備份好的數(shù)據(jù)，再運(yùn)用Excel表格分類、匯總、統(tǒng)計(jì)、圖表分析等功能，快速地順利地完成了任務(wù)。

3 小結(jié)

Excel表具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，只要我們能在工作中邊干邊學(xué)邊總結(jié)，就能有效地利用它，開發(fā)它，為我們的工作提高效率，為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

[1] 全國(guó)專業(yè)技術(shù)人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力考試專家委員會(huì).Excel 2003中文電子表格[M].沈陽(yáng):遼寧人民出版社，遼寧電子出版社，2008.