扮好“兩種角色”強化“三個服務”

摘要：高校系辦公室秘書在管理系統中發揮著重要的作用。高校系辦公室秘書既是管理者又是服務者，作為一名合格的系辦秘書。必須確立好自己的角色，增強自身的服務意識。

關鍵詞：高校秘書角色服務

0引言

在高等學校，系是基層的教學單位。系辦公室既是聯系上級職能部門、系領導和廣大師生的樞紐，又是各種信息處理加工的中心，牽涉面廣，工作紛繁復雜，綜合性強，同時具有較強的輔助性和服務性。因此，作為一名合格的系辦秘書，必須確立好自己的角色，增強自身的服務意識。

1扮好“兩種角色”

系辦公室在一個系中居于特殊地位，處于聯系上下和溝通左右的中介地位。系辦秘書則是處在系主任身邊，從事辦公室事務工作，進行教學管理，辦理各種文書，聯系各方以保證整個系工作正常運轉，直接為領導工作服務并為各方面服務的助手，從地位上看，他們是一個特殊的崗位；就高校管理體系及其工作性質與任務來看，他們屬于基層教育管理人員：從職能上看，他們是系領導與教師溝通的橋梁，是系教師與學生聯系的紐帶。概括的說，系辦秘書的基本角色就是領導的“外腦”，發揮著智囊的作用，是領導的“左右手”，提供全面的和全程的工作服務。所以，系辦秘書要注意扮演好兩個角色：

1.1助手角色，主動而不越位。系辦秘書的工作是以系領導的工作為軸心，進行上下左右前后的同步運行的輔助性工作。輔助性決定了一定的被動性，怎么變被動為主動，當好助手，關鍵在于研究領導的工作思路，分析領導的意圖，并理解、完善和落實，切不可自以為是。

1.2協調角色，溝通上下左右。秘書的協調職能有利于領導工作的正常進行，有利于提高機關、單位的工作效能。系辦秘書是溝通本系與教學主管部門的要求、老師對學生的要求、學生對老師上課的建議和看法等及時傳達給教師，以便教學工作的順利進行。系辦秘書還是協調本系與其他各系、行政部門關系的橋梁，系與系以及與其他行政部門之間具有相對的獨立性，但不是孤立的，各部門之間相互聯系，在實際工作中必須要處理好各方面的關系。同時，還必須做好系領導與學生之間的交流活動，定期召開學生座談會或學生個別交流，及時了解學生的心理動態，及時把學校和系的要求傳達給學生，把相關信息反饋給系領導，以便更好地開展工作。

2強化“三個服務”

系辦公室的秘書工作首先是一種輔助管理的工作，即輔助系領導對系的事務進行管理，有目的、有計劃的指揮、監控、協調本系的人員、設備、物資和經費，以提高工作效率，保證系的正常高校的運轉，順利的完成本系所負擔的使命。其次，它是一個服務性質的工作，它貫穿于教學運行過程的始終，其工作服從于教學，同時服務于教學。為系領導、為基層、為廣大師生搞好服務是系辦公室的重要工作職責，服務工作搞得好不好，能不能讓領導滿意、基層滿意、師生滿意，是衡量系辦公室的根本標準。系辦秘書工作總的利益指向，與其他秘書工作一樣，都是為人民服務、為社會服務，其中既有為領導服務，也有為教師、為學生服務，歸根結底是為教育教學服務。秘書必須把服務作為基本職能，充分認識和理解服務的崇高偉大，樹立自覺服務的角色意識，要有全心全意地為教學、教師和學生服務的服務意識，具體而言，應注意做好以下三個方面的服務工作：

2.1決策服務。系辦公室是系領導決策的參謀部，辦公室秘書就是“參謀長”，既然是“參謀長”，就不能混同干一般的“小兵”，不能只是坐等聽命，奉命辦事，被動工作，而應圍繞教學這個中心工作，貼近系領導的思路，圍繞系領導的意圖積極做好決策服務。要想領導之所想，謀領導之所慮，多了解師生們的要求、愿望、意見和建議，關心和滿足他們的各種需求，平時要耐心接待師生的來訪和咨詢，要定期不定期的進行調查，把調查結果及時上報。因此，在決策前要提前介入，先行調研，結合實際，提出具有價值的信息、建議和意見，供領導決策參考。要超前運作，不做事后“小諸葛”，凡事想在前、做在前、服務在前，真正成為系領導稱心的參謀與助手，協助領導制定出各項規章，建立科學的激勵機制。

2.2協調服務。在現代管理實踐中，組織運轉出現矛盾和失調的現象不斷出現，協調就成為了現代管理的主要任務，協調服務也就成為了秘書工作中的主要職能。因此，系辦秘書對內要強調團結協作、步調一致，對外要理順和處理好各種工作關系，既堅持原則，又注意工作的靈活性，確保全系各方面工作的正常運行。在組織內部，系辦秘書主要是對本系所屬教研室、教師、學生之間的協調。秘書是基層管理人員，處于比較特殊的地位，即上有決策者，下有執行者，處于主管與基層教師之間，并且更接近上司，教師普遍視秘書為系領導的替身和代言人，因此，系辦秘書在進行協調時，應該以謙虛、平等的態度對待每一位師生，起到溝通、傳遞、勸解、建議等作用，不能因地位的特殊而以“二首長”的身份自居。如在代表系領導布置工作時，盡量以商量的口吻，不可頤指氣使、發號施令，工作上應多體諒教師的難處和繁重的工作負擔，盡量給予幫助和解決。對同事一定要樹立“服務”的觀念，關心他們的工作、生活和情緒，多與同事接觸，多與他們談心，以增加了解，消除隔閡，促進友好合作。系辦秘書應充分的認識到，高校教師除了考慮物質層面的因素外，所看重的還有學術環境的好壞、個人成長發展的空間的大小及精神的愉悅與否等，所以系辦秘書在開展工作時要尊重人、信任人、理解人、關心人、愛護人、采用民主、平等、和諧的方式，努力創設一種和諧的小氣候，形成全系教師人人想問題、個個動腦筋、爭先刨優的良好氛圍，從而促使每一位教師都奮發向上，努力進取。

對外進行協調時，秘書人員的一言一行、一舉一動，都會直接影響到部門形象和領導聲譽，秘書要善于與各種性格、各種職業的人合作，善于和各種各樣的人打交道，建立良好的人際關系。

2.3做好日常服務。系辦公室的服務功能表現在通過分配教師的力量、合理安排教學活動時間、充分提供教學活動所需的物質條件等方面為教學的順利進行奠定良好基礎。這些工作與整個系的工作緊密相連，與師生的切身利益有關，這就要求辦公室秘書要樹立全心全意為人民服務的思想，自覺地把師生對他們的滿意度作為檢驗工作成效的最高標準，做到“熱情服務、微笑服務、主動服務、耐心服務、文明服務”，做到“來有迎聲，走有送聲”，做到辦理、咨詢一樣熱情，對生人、熟人一樣和氣，對老師、學生一樣尊重，忙時、閑時一樣耐心，堅決杜絕”門難進、臉難看、事難辦”、簡單粗暴、推諉拖延等不良工作作風，樹立“熱情、文明、勤政、高效”的良好形象，做到忙而不亂、有條不紊，一絲不茍、縝密處理，確保全系日常秩序和工作的順利進行。