對新時期提高高校檔案管理工作水平的思考

摘要：計算機技術和信息技術的大量使用，給高校檔案工作帶來了新的機遇，同時也帶來了壓力和挑戰。本文從加強組織領導，建立健全各項檔案管理規章制度、加快檔案信息化步伐，搞好電子信息檔案管理工作和提高業務素質，加強檔案管理人員的自身建設三方面談談個人對提高高校檔案管理工作水平的幾點思考。

關鍵詞：高等學校 電子信息檔案 規章制度

0 引言

2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》指出高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”高校檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動。目前我國高校檔案管理已經進入信息化、電子化階段，計算機技術和信息技術的大量使用，給高校檔案工作帶來了新的機遇，同時也帶來了壓力和挑戰。如何適應新形勢，對檔案工作進行科學化管理，提高高校檔案管理工作水平，成為擺在我們面前的一個新的課題。本文根據我校檔案工作的現狀談談個人對新時期提高高校檔案管理工作水平的幾點思考。

1 加強組織領導，建立健全各項檔案管理規章制度

高校檔案管理工作是一項綜合性的工作，它涵蓋了高校人事、文件、教學、科研、基建、財務、校產設備、學生學籍管理等多個方面，它的發展變化，是隨著高校的發展一路走來的。要做好這項工作，應該從以下幾方面考慮：

1.1領導重視，加大資金投入2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》指出“高校檔案工作由高等學校校長領導”，并賦予其4項主要職責。辦法還規定“遇有特殊情況，應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念，增強檔案意識，了解本校檔案工作的現狀，統籌全校檔案事業發展規劃，把其作為學校管理工作的重要事情來抓。檔案管理工作既是一項基礎性工作，又是一項服務性工作。要做好這項工作，學校領導必須加以重視，應把檔案管理工作列入學校工作的重要議事日程，努力做到“三納入”，“四同步”，即納入學校的計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

1.2建立完善的檔案管理工作制度建立系統有序的管理制度，是檔案工作實現規范化管理的有力措施和可靠保證。沒有完善的管理制度，就會導致檔案管理工作始亂終廢。要順利開展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規矩辦事。第一，高校檔案機構要在貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規的基礎上，綜合規劃全校檔案工作，擬訂和落實本校檔案工作規章制度，如歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標等，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。第二，高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開展。第三，強化檔案行政部門對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查，提高學校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，才能保證高校檔案管理工作高效有序地開展依法治檔，依法護檔，依法用檔。

2 加快檔案信息化步伐，搞好電子信息檔案管理工作

2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》明確提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的藩籬，突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位。高校檔案信息化建設是以檔案資源建設為核心，以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數字化的一項重要的檔案建設。隨著辦公自動化、網絡化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦理，文件管理幾乎可以不使用紙和筆，多采用大量的電子文件。高校電子信息檔案也經歷了一個從無到有、從不規范到規范化管理的過程。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。

2.1適應文件載體的變化，做好電子文件歸檔工作以紙質為載體的文件是在文件形成以后，先由文書部門立卷，再交檔案部門歸檔，一般文檔一年歸檔一次，基建等特殊檔案完工年歸檔。經過長期實踐，它已形成一整套嚴格的歸檔制度，它包括歸檔范圍，歸檔時間，歸檔的案卷質量要求，歸檔手續，為高質量檔案的形成打下了堅實基礎。對于電子文件的歸檔，我校采用的方法是：電子文件的歸檔范圍參照本校制定的各單位紙質文件歸檔范圍，并應包括相應的背景信息和元數據。為做好電子文件歸檔工作，檔案工作者提前參與各單位的電子文件形成過程，在電子文件系統的設計之初，檔案工作者必須對電子文件生成系統的軟硬件和數據結構及歸檔、維護等做出明確的規定，以使電子文件能有效地進行歸檔。電子文件歸檔主要采取物理歸檔方式，并可根據電子文件內容與性質的不同選擇網絡傳輸歸檔方式或介質傳遞歸檔方式。各單位在每年文書歸檔的同時進行與紙質檔案相對應的電子文件的歸檔，并按照檔案網絡管理系統中要求的電子文件格式、大小，通過校園局域網將電子文件全文傳輸到“南大之星”檔案網絡管理系統，專職檔案員再進行全校檔案系統整理，編目上架以及開發利用工作。

2.2適應文件載體的變化，做好電子檔案的安全防護工作紙質檔案的安全防護工作，只要在檔案庫房內做到排列整齊，按規定借閱，杜絕丟失，防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫，修表加固和字跡恢復等，一般室溫控制在攝氏14度～24度，濕度控制在45％～60％既可。利用計算機技術產生的電子文件歸檔后即形成電子檔案。而電子檔案的載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展、病毒入侵等都會影響電子檔案的安全。做好電子檔案的安全防護工作首先要抓好電子信息存儲載體，特別是磁性載體的安全防護。定期拷貝，對長久保存的電子信息應該拷貝到耐久性好的可寫光盤載體上。光盤應放在盒中直立存放，做到防塵、防變形，避免陽光直接照射，遠離強磁場、熱源，并與有害氣體隔離。一般室溫控制在14℃～24℃，濕度控制在45％～60％。對于經常產生新數據的電子檔案系統，可選用性能較穩定、費用較低的磁帶介質作為數據載體。二是做好數據備份工作，采用軟件備份與人工保護相結合，保證信息安全。三是保證計算機網絡系統運行安全，實行內部網與一切外網的物理隔離，設置登錄限制和使用文件權限的限制，這樣，就可以既保證數據共享，又保證數據的安全。四是預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。在計算機系統安裝高可靠性的防火墻，經常更新殺毒軟件，預防病毒入侵。

2.3做好檔案信息資源的開發利用工作檔案是一種信息產品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。根據時代發展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案利用工作是檢驗檔案管理各項工作的試金石。傳統的檔案利用方式有到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件。現代的檔案利用工作的方式多種多樣，既有以館內閱覽為主體的接待利用，又有檔案展覽、檔案公布、二次文獻出版、網上查閱等利用方式。網絡檔案管理使檔案利用率大大提高，利用計算機及網絡所具有的檢索速度快、傳播速度高、信息量大等特點，給高校檔案的利用工作帶來新的飛躍，利用率提高，范圍也以校風為主逐步向立足校園面向社會轉變。高校檔案館建立了自己的網站，其主要功能是：文件上傳、網上查詢、網上閱覽，實現檔案信息網絡化服務；建立了必要的專門數據庫，如：建立“電子文件(檔案)數據管理中心”，它集中管理網站內各部門的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享，建立“館藏基本目錄數據庫”、“學生成績檔案數據庫”、“學生檔案數據庫”、“人才數據庫”、“重大科研成果數據庫”等，為利用者提供了直觀、快捷、開放的檔案信息服務，也符合2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》中規定的高等學校檔案機構應該面向學生開展服務的重要體現。

3 提高業務素質，加強檔案管理人員的自身建設

檔案管理是一門綜合性的學科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學方面的知識，還要具備計算機應用、復印等技術方面的知識。2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》要求高校檔案工作人員應當“具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能”，突出了國家人才興檔、科學管檔的決心。在當今飛速發展的信息時代，作為檔案管理工作者，如果僅僅站在傳統的手工操作管理模式上，就不可能滿足現代檔案工作的要求。只有把工作著力點放在數字化管理和網絡化資源建設上，才能使檔案工作越來越科學高效。因此，檔案管理工作者必須做到：

3.1加強高校檔案工作人員的職業道德教育檔案管理工作是一項服務性很強的工作，是為高校的全面建設事業服務的，檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。首先，在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業精神，有高度的責任感和榮譽感以及正確的行為規范。熱愛本職工作，忠于職守，既有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度，又有耐得住寂寞、樂于奉獻的工作精神；既有扎實的檔案管理的理論知識和檔案管理的基本技能，又有不斷更新知識的意識和行動；既有不斷創新的意識，又能全面掌握辦公自動化技術，將現代化科技手段和先進操作管理技術熟練運用于高校檔案管理工作中。同時，檔案工作工員要牢固樹立“服務第一”，一切服從、服務于學校中心工作，全心全意為教學、科研和各項管理工作服務的思想，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創造性地開展工作，充分發揮檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高檔案的服務水平。服務過程中要做到態度熱誠，細心周到，百問不煩，用滿腔熱情做好自己的工作。

3.2提高檔案管理工作人員的業務素質檔案管理工作專業性強，同時也是一門科學。處于信息化社會的今天，要提高高校檔案管理水平，關鍵是要形成一支高素質的專業隊伍。作為學校的檔案管理工作人員，不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。這就要求檔案管理工作人員應該是既懂得檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構的高素質“通才”。這就要求檔案工作人員的素質培訓工作應該著重在提高檔案工作人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力上下功夫。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育，要將培訓內容與實際工作相結合，針對不同崗位人員的工作職責和素質要求，制定相應的培訓方案，加大計算機知識的培訓力度，強化與圖書館學、情報學等相關學科的聯系，重視網絡知識的運用，并適當設置檔案專業的課時，傳授有關檔案工作的新知識、新技術、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態、檔案工作的發展趨勢及現代信息技術在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領域，更新知識結構。

綜上所述，實行檔案全方位綜合管理，使檔案專業人員無論是在職業道德、業務素質方面，還是在管理、服務工作等方面，都能做到人無我有，人有我優，人優我新，使高校檔案工作始終順應時代發展，符合時代要求，把檔案工作提高到一個新水平。