淺析建立內部會計控制制度的重要性

摘要：內部會計控制是內部控制的重要組成部分，建立一整套隨著業務不斷發展、變化而能夠隨之適時改進和完善的相互監督、相互制約、彼此聯結的控制方法、措施和程序對于單位日常財務管理工作就顯得尤為重要。

關鍵詞：內部會計 控制制度 財務管理

內部控制是指單位為了提高經營管理效率、保證信息質量真實可靠、保護資產安全完整、促進法律法規有效遵循和發展戰略得以實現等而實施的一個權責明確、制衡有力、動態改進的管理過程。而內部會計控制是內部控制的重要組成部分，是既立足于會計，又不限于會計而實施的一系列控制方法、措施和程序及其動態改進過程。因此建立一整套隨著業務不斷發展、變化而能夠隨之適時改進和完善的相互監督、相互制約、彼此聯結的控制方法、措施和程序對于單位日常財務管理工作就顯得尤為重要。下面我們就一個真實的案例來具體分析建立和完善內部會計控制制度在日常財務管理工作中的重要性。

門診收款員既負責醫保患者的門診收費工作又負責醫保急診急救患者報銷的錄入和付款工作，而且性質截然不同的收支兩種業務在一個收費界面進行操作。既將經醫保科審核批準的符合急診急救報銷條件的醫保患者已經先行全額支付的急救車及在我院發生的門診收據收回，但并不能將其作廢。(因為急救車收據為手工書寫，并未輸入微機，而醫保患者的門診收據，由于需按月到醫保公司結算，所以并不能隨便作廢。)然后將收回收據的全部收費項目按醫保急診急救患者收費系統的要求重新錄入，這樣操作后重新打印出的醫保急診急救患者的收據就自動生成其特有的格式。既應支付給患者多少報銷金額。由于正常門診醫保患者所發生的費用也由同一人在同一界面混合操作，所以這就產生一個問題，既該部分收入為重復收入。會計制單時，先按照混入急診急救患者報銷的重復收入的收入匯總表確認收入，然后再依據附其后面的收回的原始收據以及據此重新錄八的新收據作沖減收入處理。特別需要提出的是：①收款員繳款時提交的收入匯總表中只提供作廢收據張數，而不提供作廢收據號碼。②由于該業務為新增業務，有關財務人員并未就此進行過認真研究。會計制單時，未認真核對有關項目的勾稽關系。③由于醫保公司費用結算日期與該單位的結賬日期不同，該業務期末未進行對帳。④該收款員原為財務科出納員，轉崗到收款處從事醫保門診收費、醫保急診急救患者費用錄入及付款，所以熟悉此項工作的整個操作流程。從以上敘述中很明顯可以看出該單位該項業務，從操作流程的設計到日常財務監管都存在嚴重漏洞，最終導致該收款員利用財務監管漏洞，采取先錄入后作廢，將已經作廢的收據混入正常收據中上交到財務科，作沖減收入處理，來套取現金，共計貪污公款將近5萬元。

我們通過以上敘述來具體分析該單位在財務管理中究竟存在哪些問題及如何改進、改進的依據。

首先，門診收入和急診急救報銷是屬于收、支兩種不同性質的業務。是應該按其性質分別核算而不應該混合在一起。會計核算辦法明確規定收入、支出科目分別核算和管理。這就需要確定一項業務屬于何種性質。急診急救醫保患者報銷的業務，雖然表面上看，單據的錄入與門診收費的方式一樣，但其實質上是一項支出的業務，是不應該與收入混合在一起核算的。如果該業務從開始就與門診收入分別核算，那么就不會發生收款員貪污公款的情況。針對于此，該單位及時改正，按收支兩條線分別核算，分設崗位操作。

其次，該業務錄入和付款由同一人操作，違反了不相容職務(崗位)相互分離原則。所謂不相容職務，是指那些如果由一個人擔任既可能發生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為的職務(崗位)。不相容職務(崗位)主要包括：授權批準與業務經辦、業務經辦與會計記錄、會計記錄與財產保管、業務經辦與稽核檢查、授權批準與監督檢查、制單與付款等。對于不相容的職務如果不實行相互分離的措施，就容易發生舞弊等行為。比如，前所述，急診急救患者報銷單據的錄入和付款既屬于不相客的兩個崗位，如果由同一人擔任，而賬務處理上不合規，財務管理上又缺乏監督，既出現該職工利用財務監管漏洞，采取先錄入后作廢，從中套取現金，貪污公款的情況。如果沒有其他崗位或人員的監督、制約，就容易發生舞弊行為。不相容職務(崗位)分離的核心是“內部牽制”，因此，單位在設計、建立內部控制制度時，首先應確定哪些崗位或職務是不相容的；其次要明確規定各個機構和崗位的職責權限，使不相容崗位和職務之間能夠相互監督、相互制約，形成有效的制衡機制。該單位針對于此，已經重新設計操作流程，將原本就屬于兩個部門的業務分別操作，分設崗位。在醫保科設專人錄入已經審核后符合報銷條件的單據，在規定的日期到收款處，專人復核、專人付款。這樣就從源頭上避免了錯誤發生的機率，做到相互牽制。相互牽制是指一項完整的經濟業務活動，必須分配給具有互相制約關系的兩個或兩個以上的職位分別完成。在部門與部門、員工與員工及各崗位間建立互相驗證、互相制約的關系，屬于單位內部會計控制制度的一個重要組成部分。其主要特征是將有關責任進行分配，使單獨的一個人或一個部門對任何一項或多項經濟業務活動無完全的處理權，必須經過其他部門或人員的查證核對。在橫向關系上，至少要由彼此獨立的兩個部門或人員辦理以使該部門或人員的工作接受另一個部門或人員的檢查和制約；在縱向關系上，至少要經過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位和環節，以使下級受上級監督，上級受下級牽制。其理論依據是在相互牽制的關系下，幾個人發生同一錯弊而不被發現的概率，是每個人發生該項錯弊的概率的連乘積，因而將降低誤差率。

第三，該單位日常財務工作在賬務處理和監管上存在重大失誤。由于醫保業務是新增加的業務，它具有自己獨特的特點和勾稽關系。所以需要有關賬務處理會計人員認真研究并制定出適合本單位的會計核算辦法。然而該單位針對該項新增業務并未進行深入研究，也未制定相應的核算辦法，在醫保公司結算時間與該單位期末結賬時間不一致的情況下，該項業務不進行期末對賬。這就造成監管失控，留有漏洞被人利用。所以，一個單位制定完善的內部控制制度，對從事相關崗位的人員具有非常重要的意義。針對于此，該單位及時采取相應措施。首先，將期末結賬時間與醫保公司調整一致。其次，積極組織從業人員學習業務知識，提高專業技能和水平，使之有能力適應不斷更新與發展的新業務的需要。第三，調整相關崗位，讓熟悉業務，有能力有水平的人員從事關鍵崗位。建立內部控制制度主要是為了防止單位的經濟管理發生無效率和發生不法行為，既防止錯弊發生，保證義務活動有條不紊地進行。所以應該以預防為主，查處為輔。在堅持預防為主的前提下采取內部稽核、內部審計等方式，加大對不法或無效率行為的查處力度，多方面、多渠道堵塞漏洞。有效且完善的內部控制制度還應該能夠防止意外事件或不良后果的產生，具有及時發現和揭示出已經產生的差錯、舞弊和其他不規范行為的能力，確保及時采取適當的糾正措施。任何好的制度都需要好的人來執行，歸根到底，最重要的一點，還是要提高從業人員的素質和專業能力。

內部控制制度是一個不斷發展、變化、完善的過程，它持續地流動于單位之中，并隨著單位的經濟管理的新情況、新要求適時改進。它不僅限于相關崗位人員，而是貫穿于單位中各個層級的人員共同實施。內部控制制度在形式上表現為一整套相互監督、相互制約、彼此聯結的控制方法、措施和程序，這些方法、措施和程序有助于及時識別和處理風險，促進單位實現發展目標，提高經營管理水平、信息報告質量、資產管理水平和法律遵循能力。而內部會計控制制度是內部控制制度的重要組成部分。所以，建立完善而有效的內部會計控制制度對于財務管理及單位的正常運行具有重要的作用。