探討工程項目合同的科學化管理

摘要：結合多年的實踐工作經驗，筆者分析了當前我國建筑業企業合同管理存在的一些問題，從科學化管理角度出發，探討了提高企業內部合同管理的相關措施。

關鍵詞：工程項目合同管理科學化

0 引言

目前我國的建筑企業綜合競爭實力和管理水平，尤其是企業內部建設工程合同管理水平，與國外建筑企業比較相對較低。主要表現合同管理水平低、合同管理人員素質較低。在建筑市場上，不慎簽訂一個的合同就有可能導致企業面臨破產的窘境。因此，各建筑相關企業必須加強對合同管理的科學性研究，加強對控制合同風險對策的研究，提高企業內部合同管理意識。

1 建筑企業合同管理存在問題分析

1.1 尚未形成系統的合同管理體系很多建筑企業的管理層，不能從戰略高度分析和認識合同管理對企業生存和發展的重要意義，缺乏對合同管理職能的重視。有的建筑承包單位雖然有人員負責合同管理，但有分屬不同部門，對于合同的審計，執行過程中的監督都不能形成系統管理，造成形式化嚴重。建設項目不重視合同管理體系的建設，合同歸口管理、分級管理和授權管理機制不健全，誰都可以簽合同，合同管理程序不明確，或有制度不執行，該履行的手續不履行。缺少必要的審查和評估步驟，缺乏對合同管理的有效監督和控制。

1.2 缺乏有效的監控制度和控制風險的對策企業合同管理工作的深度和質量往往依賴于具體合同管理人員的素質水平和本身所具有的經驗，缺乏有效的監控制度和控制風險的對策，往往會造成項目現場合同文件管理混亂。大量無效、錯雜的合同文件既干擾了合同管理人員的分析和判斷。又不能為合同管理提供有力的合同依據，特別是由于難以保證合同管理中關鍵性環節的全面實行，發生遺漏或工作失誤則會導致重大合同失誤，形成合同風險。同時，項目缺乏有效的監控措施，也容易滋生各種腐敗。

1.3 合同管理人員的整體綜合素質偏低目前很多建筑企業從事建設工程項目合同管理的人員。多數是非專業出身，有的是工程施工、工程管理部門的工程技術人員和管理人員，也有的是剛走出校門的大學生，甚至高中生。人員的思想素質，業務能力參差不齊，有的雖具備一定的專業知識，但缺少經濟管理和法律方面的知識和經驗；有的具備經濟管理和法律方面的知識，卻又不懂工程技術：更有甚者，既沒有專業知識，又沒有工程實踐經驗，更談不上具備經濟管理和法律方面的知識了。合同管理是一項專業性強、知識面寬、法律法規意識要求高、需要豐富實踐經驗的管理工作，合同管理人員必須具備多方面的知識和能力。目前缺乏合同管理專業人才，己成為影響中小型施工企業管理和發展的主要瓶頸之一。

1.4 企業合同管理信息化程度不高企業合同管理信息化程度不高的問題也普遍存在，一些建設項目合同管理仍處于分散管理狀態。合同的歸檔程序、要求沒有明確規定，合同履行過程中沒有嚴格監督控制。合同履行后沒有全面評估和總結，合同管理粗放。很多單位合同簽訂仍然采用手工作業方式進行，合同管理信息的采集、存儲加工和維護手段落后，合同管理應用軟件的開發和使用相對滯后。沒有按照現代項目管理理念對合同管理流程進行重構和優化，沒能實現項目內部信息資源的有效開發和利用，建設項目合同管理的信息化程度偏低。

2 提高企業內部合同管理的措施

2.1 建立和完善合同管理體系為適應建筑市場的競爭，施工企業應根據自身的發展，結合建設工程項目管理和合同管理的特征，優化企業和項目管理的組織結構，或進行資產組合，并購聯合，增強實力，努力提高專業化，協作化水平。同時，在各相應管理層設置獨立的合同管理職能部門，科學界定和協調合同管理職能部門與其它職能部門的權責、工作流程的配合要求等接口設置問題，定期或不定期地由最高領導層牽頭舉辦合同管理職能部門的協調會，及時根據合同管理工作的實際運行情況，調整組織機構設置和解決權赍劃分的缺陷，總結工作經驗和教訓，處理和協調存在的爭議和摩擦，進～步優化合同管理工作程序。

2.2 加強制度管理和風險管理意識建筑企業應深入研究合同管理活動不同階段的具體特征、要求、管理控制手段、工作側重點等問題，結合企業合同管理的可利用資源狀況和實際管理水平，建立科學的合同管理制度，強化合同管理職能，突出合同管理的關鍵點。如企業和項目的合同文檔管理制度、合同審查制度、合同交底制度和合同后評價制度等管理控制：建立企業的監督保障機制，監察和考核項目合同管理人員的工作表現和業績，加強合同管理制度的剛性約束效力，嚴厲打擊和查處各種違法、亂紀和失職行為，保證合同管理制度的有效貫徹。

建立企業內部風險評估機制也非常重要。風險評估是企業對將面臨的各種風險加以分析和決策的過程。企業應該建立相應的風險評估小組，將項目的風險管理落實到相應管理部門或項目管理班子。這種“由下而上”的方式鼓勵管理者積極衡量并控制所在部門的風險，同時采取相應的激勵機制，使管理者還可以從降低項目運營風險中得到回報。

2.3 重視合同管理人才的培養和引入建筑企業內部應該加強合同意識，強化法制觀念，加強對《合同法》、《建筑法》、《招標投標法》等一系列法律、法規的學習，使全體員工能夠熟悉和使用這些法律、法規。只有依照法律、法規從事經營活動，才能受到國家法律的保護，才能真正地維護自身的合法權益。在企業中人才是最寶貴的財富，是企業管理工作的基礎。實施企業人力資源戰略計劃，是提高企業合同管理水平的根本途徑。提高和改善企業的合同管理人才素質結構，可采用自己培養、外部聘用或與專業合同管理和研究機構建立長期合作關系等方式，如組織企業中高層領導人員和有關職能人員進行合同管理輪訓、定期組織合同管理經驗交流會、邀請合同管理專家講學、定向培養合同管理專業人員、從高校畢業生和社會人才市場引入合同管理人才、或與高等學校、咨詢單位合作進行項目合同管理的研究和并指導實踐。同時，選拔具有一定合同管理素質的管理人員進入領導層、設立合同管理專項獎勵基金等有效手段，在企業范圍內營造重視合同管理、尊重合同管理人才的氛圍，為合同管理人才的培育提供良好的環境。

2.4 建立和完善合同信息管理系統由于建設工程項目合同種類多，數量大，合同變更頻繁，且在履約中往來函件和資料較多，故合同管理系統性強，施工企業如果僅僅依靠人工管理，則費時費力，信息傳遞慢，而管理不能及時到位，必將造成合同損失，尤其是時效性要求高的索賠，若不能按時提供必要的合同履約信息，將會導致索賠失效。因此，在信息技術高速發展的今天，合同管理應建立在信息管理的基礎上，施工企業應大力推行合同管理信息化，建立企業合同信息管理系統，以提高企業合同管理的效率，提高企業的合同管理和經營管理水平。

3 結束語

隨著我國建筑業的不斷發展，與國際項目日益密切的接觸和融合，建設工程項目的合同管理研究工作將會越來越被重視和普及，持續深入開展建設工程項目合同的科學化管理研究工作，需要政府和業界人士的共同努力。我們相信這項工作雖任重而道遠，但有著廣闊的前景和巨大的發展潛力。