加強企業檔案保密工作的幾點思考

韋紅慶

隨著我國經濟體制改革的深入和社會主義市場經濟體制的建立和發展，國有大中型企業已成為市場競爭的主體。一些企業為了求生存、求發展，為了擊敗對手，想方設法竊取對方技術，因此，企業檔案的保密及管理工作日顯重要。企業的檔案工作者及全體員工肩負著保護企業秘密的重任，只有做好企業檔案的保密與管理，才能有效保護企業的利益，增強企業的競爭力，促進企業的生存與發展。

1加強宣傳教育，增強保密意識

企業應該從本單位檔案保密及管理工作的實際情況出發，采取多種形式大力宣傳《檔案法》、《保密法》、《合同法》、《專利法》和《反不正當競爭法》等有關法律法規，開展保密知識專題培訓教育活動，使企業領導、涉密人員和專業技術人員充分認識檔案保密及管理工作的極端重要性，提高保密法制觀念、保密責任意識，嚴格遵守和執行保密法律法規的自覺性。要通過教育提高他們對保守企業秘密重要性的認識度，從而牢固樹立起四種觀念：一是樹立企業秘密就是效益的觀念：二是樹立企業保密就是“保發展”的觀念：三是樹立企業保密不僅是維護國家利益，而且也是保企業和職工自身利益的觀念：四是保守企業秘密是每個員工的義務的觀念，從而增強責任感和“自我保護”意識，提高保守企業秘密的自覺性。

2做好檔案的定密與調整工作

企業檔案保密期限，表示該類秘密事項在其確定的期限內，受國家相關保密法律、法規的保護，有法律效力的時限。《中華人民共和國保密法》第九條規定，我國國家秘密的密級分為“絕密、機密、秘密”三個等級，除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。正確的定密，是做好檔案資料保密工作的重要環節，保管的密級檔案在授權機關未做出解密前，檔案管理部門不得擅自決定解密和隨意對外提供。

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的，也是暫時的；大多數的，總趨勢是降密直至解密。所以我們也應積極配合保密部門跟隨其內容性質的變化，重新對密級進行評定，確定正確的密級。其正確的定密，有利于我們的檔案管理，更有利于管理工作中的保密。健全檔案保密制度，重點應建立以下三個制度：一是建立調整或劃定密期限制度，以便屆滿自行解密或調整密級程度：二是與保密工作部門加強工作和業務聯系，建立調密通知單制度，要求其對保密期間提前解密或發生升降變化的密級檔案文件，要下發通知單告知檔案館、室，以便檔案管理部門銜接工作，及時掌握，適時變動；三是建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

3加強企業涉密檔案的管理

首先，做好檔案庫房管理中的保密工作。檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，庫房門窗等應用防盜網專門加固，以防盜竊，應盡量做到庫房、辦公室、閱覽室“三分開”。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的檔案管理制度，無關人員禁止入內，從保管條件上確保密級檔案的安全。

其次，加強制度建設。涉密檔案的閱覽、外借、復印、銷毀等應建立嚴格的規章制度，提供利用時必須指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。涉密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

同時，提高密級檔案管理人員的素質。密級檔案管理人員具有特殊的地位和身份，他們對保守國家的秘密有比一般工作人員更為重大的責任，因此涉密檔案保密工作好與壞，管理人員素質是個關鍵。要選配政治強、業務精、責任心強的人員管理涉密檔案資料，明確其職責和應遵守的紀律，做到不壞、不丟、不散、不亂，即不因各種不利因素而使檔案損壞，不因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不因檔案的分散保管而使檔案管理不便，要求檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。

4處理好檔案保密與利用的關系

保守國家秘密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理人員的神圣職責。檔案開發利用工作是一項政策性很強的工作，過寬容易造成泄密，過窄就達不到為企業發展服務的目的，這就要求我們在檔案開發利用前區分好開放利用與控制的范圍，開放檔案是為了發揮檔案的作用，更好地為國家、企業的經濟建設服務：保密是為了防止信息傳播以后，損害國家和企業的利益，二者從根本上是一致的。在處理兩者的關系時，既要重視國家、企業的安全和利益，又要有利于市場經濟發展的需要。提供利用檔案、開發檔案信息資源，是為了發揮檔案應有的作用，檔案外借、提供檔案復制件、出具檔案證明、辦理函調檔案業務和出版公布檔案等，凡是損害國家和企業利益的要嚴格控制。

企業作為市場競爭的主體，保護商業和技術秘密，將成為企業核心競爭力的根本保證，每個企業都應根據各自的特點，制定出比較完善的保護商業和技術秘密的措施，并在企業嚴格落實執行。這些措施的落實，有利于企業在參與國際競爭中獲得主動權，提高經濟效益。