重大活動檔案征收集工作與服務發展的探索

段淑芳

(咸陽市科學技術信息研究所陜西咸陽712000 )

摘要本文分析了重大活動檔案的征收集工作的現狀以及存在的問題，指出檔案人員要盡快適應新形勢，仔細分析研究自己區域內重大活動檔案征收集工作的現狀和問題，找準根源，強化措施，全方位多層面地搞好重大活動檔案征收集工作，從而實現豐富信息資源，服務經濟建設，造福人民大眾的目的。

關鍵詞重大活動；檔案征集；服務發展

重大活動檔案是指在重大的政治、經濟、科學、文化、體育、外事、宗教等活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同載體形式的真實記錄。重大活動檔案具有較強的地域性。征集利用好這些檔案，對于準確記載一定區域內改革開放和現代化建設成就，維護歷史真實面貌，昭示時代的發展方向，體現社會的文明成果，促進兩個文明建設具有重要意義。

2003年底，國家檔案局向全國推廣深圳市檔案局開展重大活動檔案征收集工作經驗；次年4月，咸陽市兩辦下發了《關于加強重大活動檔案資料征集管理工作的通知》，對重大活動范圍進行了界定，主要責任單位進行了明確，并對檔案部門的角色進行定位，為這一工作在全市的順利開展鋪平了道路。《通知》明確了“統籌協調、整合資源”的思路，要與活動承辦部門分工協作，以達節約成本的目的。幾年來，有關部門先后參與歷屆黨代會、人代會、政協會、咸陽經貿洽談會、抗擊“非典”、第三屆海峽兩岸中華傳統文化與現代文化研討會等十數項重大活動文件材料的收集整理，以及多個外國友好城市贈送的近百件實物、照片，使這些珍貴檔案資料得以及時系統地保管利用。重大活動檔案工作也逐漸被各級黨委、政府和各界人士認識關注，并得到各方越來越多的支持。檔案部門的公共服務地位也日益彰顯，廣大利用者對檔案資源的社會服務功能也越來越看重。

一、重大活動檔案征收集工作存在的問題

第一，具體的配套措施跟不上。

思想上缺乏深刻認識，無相應的配套措施。直接導致了重大活動檔案資料從征收集到管理利用，以至統計分析等各個環節都無章可循。同時，征收集中還程度不同地存在忽視重大活動檔案管理的特殊性與成套性要求，嚴重影響了重大活動檔案征收集及檔案管理的質量。

第二，檔案部門參與不到位。

重大活動承辦單位一般多是臨時性的多個機構，這種責任單位的非穩定性和非單一性，最易造成文件材料的零亂和缺失。只有提前介入，并進行直接有效的監督指導，才能使重大活動檔案資料得以齊全、完整、系統、安全地收集。

第三，管理網絡不暢通。

重大活動承辦單位的臨時性和非單一性，直接造成管理網絡的不暢，進而影響了部分重大活動檔案的接收順利進館和有效提供利用。

第四，單位和個人認知上的差距較大。

一些單位和個人對重大活動中形成的檔案屬國有資產的意識淡漠，對于自己承辦或參與重大活動所形成的各類文件材料、照片、實物等，拒不上交或漫天要價，致使本該及時進館的檔案遲遲不能進館保管，甚至造成無法彌補的損失。

二、搞好當前重大活動檔案資料的征收集工作應抓的工作

第一，多管齊下，積極爭取各級領導的重視支持。

通過多種渠道和方式，以求積極主動，協調好各方面的利益關系，解決好急需解決的瓶頸性困難，營造好利于重大活動檔案征收集工作開展的外部和諧氛圍。

第二，深入調研，盡快出臺相應的配套措施。

開展好此項工作，還必須要有更為詳細、更具操作性的配套措施。要深入調研，細心梳理，盡快出臺既適合本地區，又富于操作性的配套措施。

第三，開拓創新，增強主動參與的力度。

直接采集，派員深入到“重大活動”前沿，做好主動服務和超前服務，既能認識重大活動檔案資料的形成規律，在制定相關規范標準時，做到有的放矢，又能及時指導、督促，提前把好日后進館的檔案資料質量關，為服務大局、服務大眾奠定良好的檔案信息基礎。眼觀六路，耳聽八方，注意捕捉各方信息，力爭每次重大活動介入其中，并有針對性地做好如下三個方面的工作：1、全面了解整個活動的時間、內容、特點、目標以及最終可能形成文件材料的數量；2、制定工作計劃，明確檔案收集、歸檔、整理、保管的各項要求及各有關單位的責任，并把檔案工作納入活動計劃；3、做好日常業務指導、監督與檢查工作，確保重大活動檔案收集工作的有序進行和相關文件材料的齊全。

第四，理順關系，建立起有效管理網絡。

重大活動檔案資料的收集、整理與歸檔，應由主辦或牽頭單位負責檔案資料的收集、整理及保管；設置臨時組織機構的，應由臨時組織機構負責檔案資料的收集、整理、歸檔及向有關部門移交。

第五，充分發揮“統籌協調、整合資源”的作用。

與活動牽頭部門、新聞單位分工協作，達到信息共享、節約成本的目的。制定工作方案，明確工作職責；在活動舉辦時，分工協作，在活動結束后，及時整合相關信息。

第六，加強培訓指導，強化目標考核，以科學的工作機制創造高效的工作效率。

對不同載體的重大活動檔案資料的采集、整理、移交進行規范；加強與重點部門的信息溝通，利用多種途徑掌握重大活動舉辦情況，完善和落實催交、接收制度；按照實際情況，不定期地以培訓、座談、上門指導等服務方式加強標準的執行。

第七，積極開發檔案信息資源，為工作查考、專題展覽、公眾查詢等服好務。

檔案信息不只是為了領導做決策服務，更多的是讓普通公眾在獲知信息的同時，了解政府相關政策，化解一些因信息不暢可能引發的矛盾沖突。開發檔案資料信息，服務社會，是開展重大活動檔案征收集工作的目的之一。

第八，借助輿論，強化重大活動檔案屬國有資產的意識。

重大活動檔案是黨和國家在履行其職能活動中形成的國家所有的寶貴財產，任何組織和個人不得以任何借口據為己有，必須在規定的時限內向檔案部門移交。要充分借助媒體的力量，加強輿論宣傳，不斷提高檔案意識，強化國有資產意識，確保重大活動檔案的齊全與完整。

“十五”期間，咸陽市完成制造業信息化重大科技項目一項，收集整理保管了500余次重大活動相關的4000多件文字材料、5000余張圖片、照片、1000多分鐘聲錄像、上百件實物材料，真實有效地反映和再現了咸陽市制造業企業信息化的發展從小到大、由弱到強、產品由單一到多樣化多品種的穩步向前發展的市場格局，從而為我市的科技檔案服務現實、把握現在、預見未來奠定了豐富的信息基礎。

注釋

本文的具體數據來源于咸陽市近三年的檔案工作基本情況統計表．