出版社檔案管理的特點與內容分類

張　燕

(陜西人民教育出版社陜西西安710061)

摘要企業化管理的出版社集研發、生產和銷售為一體，其檔案管理的特點是以圖書出版為中心，直接為圖書出版服務，檔案資料的查閱頻率較高，使用周期較長，檔案資料種類繁多，內容龐雜。按出版社技術-經營-行政管理模式，出版社的檔案也應分為三大類，一是技術檔案；二是經營檔案；三是行政檔案。

關鍵詞出版社檔案；檔案內容；全面管理

一、出版社的檔案管理特殊性

出版社的檔案管理與一般的檔案管理比較起來，有其自身的特殊性。因為出版社是一種企業化管理的事業單位，一切工作都是以圖書出版為中心，直接為圖書出版服務的，檔案管理也不例外，這是出版社檔案管理的重要特點之一。

出版社的各類檔案資料是圖書出版運營過程的原始記錄，也是出版社內部和出版管理部門進一步強化管理的重要基礎；是檢查考核的直接依據，也是為出版社未來發展提供全面咨詢服務的數據庫。因此，出版社檔案資料的查閱頻率較高，使用周期較長，這是出版社檔案管理的第二個重要特點。

出版社圖書出版的活動是一種集研發、生產和銷售為一體的綜合過程，這個過程中產生的檔案資料種類繁多，內容龐雜。出版社檔案管理的第三個重要特點，就是對這種繁雜的檔案資料進行全面管理。

二、檔案資料分類

其主要內容如下所列。

1、編務檔案

主要指由出版社歸檔保存的選題審批文件、出版合同、三審單、發稿登記、稿酬支付單和圖書品種統計報表等。選題審批文件是上級出版管理部門對出版社將出版的全部圖書選題的年度計劃、季度計劃和增補計劃進行審批后的批復文件。出版合同是出版社與作者簽訂的出版合同、與國內外其他出版社簽訂的版權轉讓合同或租型合同。三審單是按照出版管理規定，分別由初審、復審、終審人員填寫的一套審稿意見表格。發稿登記是全部書稿進入待出版程序的流水賬，含有每本圖書的主要信息，包括書名、作者、責編、書號、CIP等。圖書品種統計表是出版管理部門要求上報的出版社月、季、年所出圖書品種的匯總表。稿酬支付單是出版社按合同向作者支付報酬的憑據，作者依此憑據從出版社財務部門領取合同規定的稿酬。此類檔案是出版社圖書出版過程中最重要的確認性資料，其中選題審批文件、出版合同、三審單和發稿登記是圖書出版的前期通行證，是出版主管部門定期檢查的必查項目，也是打擊非法出版物、反盜版和解決侵權糾紛的重要依據。

2、書稿檔案

主要指由出版社歸檔保存的已出版圖書的原稿、校樣和設計樣等。已出版圖書的原稿是由作者撰寫、翻譯、繪制或攝制并經責任編輯修改后的文字或圖片稿件，有手稿原件、復制稿和電子稿等形式。校樣是經校對人員對照原稿對排版打印樣進行校對后的樣稿，一般分為一校樣、二校樣、三校樣和核紅樣等。設計樣是由美術編輯對書稿進行整體設計的樣稿，有封面設計、插圖和版式設計等種類。此類檔案是圖書出版流程中審稿、裝幀設計、校對、排版等程序運行產生的實物資料，完整地保留了編輯、校對和設計人員再創造的印跡，是出版活動的前期成果，也是最核心的成果。

3、樣書檔案

主要指由出版社歸檔保存的歷年所出各種圖書樣品。這是圖書出版的最終產品，但它不同于一般的工業產品，本身承載著多種不同的功能。從內容上看，是出版社專業定位和出版理念的標志。從形式上看，圖書是一種工藝品，具有收藏價值，是出版社的珍貴財產。樣書也是新的圖書選題策劃的重要參考資料，是出版活動所有信息的集中載體，內容格調的健康與否，文字的差錯率，字數、印張、版次、印次、出版時間、書號、條碼，書名、作者、責編、校對、美編，印廠名稱以及印裝質量等信息全部直觀地反映在上面。樣書還是鑒定非法出版物與盜版書的實物標準。

4、質量檔案

主要指由出版社歸檔保存的質量抽檢材料、事故處理材料和ISO9000質量管理體系文件。質量抽檢材料是管理部門或出版社內部，對圖書成品、初審稿件和校樣的抽檢報告、文件及抽檢樣品。事故處理材料是管理部門或出版社內部對圖書質量事故進行調查處理的報告和文件。ISO9000質量管理體系文件包括一系列不斷修改的質量標準、規定、制度、細則、流程圖和表格。此類檔案是質量檢查考核的原始材料，也是獎懲激勵的重要依據之一。

5、發行檔案

主要指由出版社歸檔保存的庫房資料、銷售記錄、客戶資料、發行合同、收款紀錄、委托發行單等。庫房資料包括入庫、出庫手續以及實物賬薄等。銷售記錄是發貨與退換貨的詳細登記，包括經銷商名稱、書名、數量、定價等。客戶資料是出版社建立的發行網絡的詳細情況，除名稱、地址、電話、聯系人外，還有經銷商有關證件的復印件、宣傳資料等。發行合同是出版社與經銷商之間簽訂的合作協議，載有折扣、結算方式和結算周期等。收款記錄是出版社回收貨款的明細賬目。委托發行單是發行管理部門統一印制，由出版社開具給經銷商的憑據。庫房資料與銷售記錄是出版社實物資產的動態形式，收款記錄是出版社現金資產的動態形式，委托發行單是出版社圖書產品進入市場的許可證，是發行管理部門日常檢查的必查項目，是打擊非法出版物與反盜版的重要依據。此類檔案是出版社的核心資料，由于圖書發行是一個不斷循環交叉的銷售與回款的長期過程，因此在管理上也是一種比較棘手的資料。

6、印務檔案

主要指由出版社歸檔保存的結算手續、膠片與電子文檔、簽發樣書和印制手續。結算手續包括三種，一是報價單，二是結算單，三是印刷合同。結算手續載有印刷價格，結算方式和結算周期等事項。膠片與電子文檔是圖書印制完成后，由印刷廠交回的印刷膠片和制版電子文檔，以備重印時使用。簽發樣書是在成批裝訂前，由印刷廠送交、經出版部門驗收合格并經書稿終審人員簽字同意發行的成品樣書，出版部門據此通知印刷廠交貨。印制手續包括兩種，一是發排單，由出版社隨同稿件一并發給排版單位的一種技術憑據，上面載有對稿件排版的全部具體要求；二是印刷委托單，印刷管理部門統一印制，由出版社向具有圖書準印資質的印刷單位開具，載有用紙、裝訂、印數、交貨等事項。此類檔案中，結算手續是出版社與印刷廠之間體現經濟利益的憑據，也是雙方最為重視的經濟手續。印刷膠片、制版電子文檔以及簽發樣書是書稿轉化為圖書的實物憑證，并與圖書質量密切相關。印制手續中的委托印刷單是圖書出版的后期通行證，是印刷廠印制圖書的法定許可憑據，是出版管理部門隨時檢查的必查項目，也是打擊非法出版物和反盜版的重要依據。

7、財務檔案、文書檔案和人事檔案

此類檔案是人們熟知的常規檔案，其內容自成體系，各有章法。財務檔案以財會制度為規范，并受稅務與審計部門的監督；文書檔案以政府部門為模式；人事檔案被全社會高度重視，全國標準幾乎一致。但對于出版社來說，此類檔案的內容又各有其不同之處。如財務檔案中的為滿足分配激勵的要求，按地區，按發行員，按責編對數百種圖書進行單品種核算的資料；文書檔案中的為滿足管理要求而頒發的大量出版社內部運營文件；人事檔案中的為滿足職務晉升和職稱評定要求，詳細記載專業人員歷年工作業績與成果的個人專業技術材料等，都是明顯具有出版社特點的檔案資料。

按照一般概念，檔案可以分為人事、文書、科技和財務幾大類，但若將上述出版社的各種檔案按此分類，似乎有些不妥。因為這種分法對出版社來說，種屬概念不太清楚，也不符合出版社的管理實際。作為企業化管理的出版社，其內部管理一般分為三大塊，一是技術，二是經營，三是行政。因此，出版社的檔案內容也應分為三大類較為合理，一是技術檔案，包括編務檔案、書稿檔案、樣書檔案、質量檔案等；二是經營檔案，包括發行檔案、印務檔案、財務檔案；三是行政檔案，包括文書檔案、人事檔案。這樣的分類方法，針對性強，符合出版社運營的特點、性質和內在邏輯。因而，易于理解，利于管理，便于使用。