應收賬款的控制

魏 祥

收款是企業銷售業務活動的最后一個環節,也是非常重要的一個環節,企業應加強收款的控制,及時辦理銷售收款業務。

一、應收賬款記錄的內部會計控制

根據財政部《關于建立健全企業應收款項管理制度的通知》規定:企業應當“建立應收款項臺賬管理制度”以及“建立應收款項每年清查制度”,并具體規定每年年終時,企業必須組織專人全面清查各項應收款項,并與債務人核對清楚,做到債權明確,賬實相符,賬賬相符,同時根據企業會計內部控制的要求,應收賬款記錄的內部會計控制,有以下主要內容;

1.記賬員在記錄應收賬款前,應審核應收賬款形成的合法性,相關憑據是否全面、正確,應收賬款的形成是否符合企業的信用政策。

2.設置應收賬款總賬和明細賬進行核算。應收賬款總賬和明細賬應根據各種記賬憑證、匯總記賬憑證分別登記,并由獨立于記錄應收賬以外的其他人員定期檢查核對應收賬款總賬及明細賬余額,以確定賬賬是否相符,

3.應收賬款的記錄必須根據經過經濟部門核準的經濟發票、發貨憑證等資料進行業務處理,防止發生不存在的應收賬款被虛列。

4.企業應按客戶名稱設置應收賬款臺賬,及時登記每一位客戶的應收賬款余額的變化情況,反饋該企業信用度使用情況,定期編制應收賬款余額核對表或對賬單,每年至少一次向欠款客戶寄發對賬單。

二、應收賬款的賬齡分析控制

1.對應收賬款實行單個客戶管理和總量控制相結合的方法。對應收賬款實行單個客戶管理便于對賬,可以及時了解客戶的欠款、償還情況及信用程度,以便發現問題及時采取措施。對應收賬款多、賒銷頻繁的企業,如果不能對所有客戶進行單個管理,也可以側重于總量控制,通過分析應收賬款的周轉率和平均收款期,實際占用天數,變現能力來判決企業的流動資金是否維持在正常水平,及時調整信用政策。

2.企業應建立應收賬款賬齡分析制度和逾期拖欠的催收制度。銷售部門應當負責應收賬款的催收,財會部門應當督促銷售部門加緊催收,對催收無效的逾期應收賬款可通過法律程度予以解決。財務部門應當對應收賬款實行動態跟蹤管理,通過編制應收賬款賬齡分析表定期對應收賬款進行賬齡分析,及時發現逾期的應收賬款。將逾期應收賬款的客戶名稱、金額、逾期時間的事項填入應收賬款逾期通知單,轉交到銷售部門。

3.企業應當定期按照應收賬款賬齡,編制應收賬款賬齡分析表,分析各個客戶所欠應收賬款的賬齡,必要時要求銷售人員協助對應收賬款分類估計其潛在的不能收回的風險,正確計算應收賬款的實際價值。

三、應收賬款收款控制

在銷售中大量采用賒銷的情況下,應收賬款在企業的資產中占有相當大的比重。由于應收賬款是一種記錄在賬戶上的債權,而不是一種存在于企業中的實物或現金資產,較容易被個別人員掩蓋或與客戶勾結挪作他用。同時應收賬款回收的風險大小對單位真實的財務狀況影響很大,所以需要加強對應收賬款收款的控制。

1.在企業內部明確經濟責任。建立獎懲制度。對從事銷售的業務部門實行銷售與收款一體化。將從銷售收款的整個業務流程具體落實到部門和有關人員在對銷售人員分解銷售指標的同時,也要指定應收賬款的回收率。對完成和超額完成指標的給予獎勵,對完不成任務的扣發獎金及工資。

2.規定賒銷管理權限。企業內部要建立規定銷售人員、銷售主管、銷售經理等的賒銷審批權限,限額以上的賒銷必須由授權的更高級的管理人員進行賒銷分級管理制度。企業要根據單位產品的不同市場需求,采取不同的賒銷政策。對供不應求的產品,應該采取現金結算方式;對供大于求的產品或滯銷的產品,可以適當給予優惠的信用條件和信用政策。

3.采取銷售折扣的方法。銷售折扣包括商業折扣和現金折扣,其目的是促使客戶多購買企業的產品或早日付款,特別是現金折扣,它是加速應收賬款周轉,盡快回籠現金的一種重要促銷手段。企業應根據自身的經濟特點和資金成本確立合理的折扣比例和折扣權限。

4.確立合理的信用政策。賒銷期的長短、賒銷的額度大小,直接影響企業產品的銷售。過長的信用期雖然使企業按照權責發生制度的賒銷利潤大于現銷利潤,但它不穩妥:一是企業的資金被他人無償占用;二是單位要用自己的現金為他人墊付租金;三是信用期越長,回收款項的風險就越大,形成壞賬的可能性也就越大。如果給于客戶的信用期太短,又不利于商品的銷售。

5.落實責任人催收逾期應收賬款。逾期應收賬款的形成是因為客戶違背了當初的付款承諾,如果催收不及時,有可能成為壞賬。銷售部門收到客戶應收賬款逾期通知單后,應指派責任人向客戶催收。

6.制定應收款的安全措施。根據《現金管理暫行條例》和支付結算辦法,結合企業實際制定的收款安全措施,收款的安全隱患一般有兩種:一是被盜搶;二是催收人員卷款私逃、為了避免第一種情況的發生,企業應當盡量通過銀行轉賬結算,銷售人員應當避免接觸銷售現款,如果因為客戶的原因直接收取的現金,需要相關部門協助押款。企業應將收取的款項及時入賬,不得賬外設賬,更不得擅自坐收坐支現金。□

(編輯/丹桔)