加強科學管理做好檔案的開發和利用

孫占文

檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作,就必須立足于我國現代企業管理的現狀,吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應檔案管理工作的新形勢,逐步完善檔案管理工作,培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感,進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。

一、做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作。一個企業健康發展的需要,檔案管理工作是企業管理工作的一部分,是提高企業工作質量和工作效率的必要條件,是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案,是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果,對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料,是進行科學分析,揚長避短,制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了,一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況,適時調整經營策略提供準確依據,為經營決策提供支持性證據;另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果,為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式,決定著企業的商業版圖和未來發展,對于實現該企業經營戰略,不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此,做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。

二、堅持依法做好檔案管理工作

法制化是做好檔案管理工作的基礎,要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化,檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應新形勢,開創檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案丁作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護和利用檔案,為補會主義現代化建設服務,《中華人民共和國檔案法》應運而生,經過二十多年的發展,為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。然而,新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求,這就要求各地方要充分利用地方的立法權限,建立一套有地方特色的檔案法律法規,是檔案管理工作與時俱進,有法可依。在此基礎上,各部門都要建立健全檔案管理規章制度,制度要管理,管度要效益,只有這樣,檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。 實現檔案管理同現代技術的有機結合。

隨著計算機網絡技術的進一步發展,對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰,本文認為:只有正視這個挑戰,實現檔案管理問現代技術的有機結合,檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。檔案管理工作是一門專業性很強的工作,要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備服務意識,又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量的指示,也記載著豐富的信息,成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作煩瑣,重復勞動多,勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發揮計算機的管理優勢,減少了手工操作,提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化,在輸入檢索詞時再點查找范圍,檢索得出的文件就是與事件密切相關的,既準確又不浪費時間,只有這樣,豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而,現代科技的一大弊端是計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了保證安全,就必須制定嚴密電子文件安全管理制度,完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統中建立有效的操作權限管理體系,按照信息安全、人員職責、設備管理等因素,對電子文件管理系統的操作權限進行合理劃分,在工作模式和軟件功能上周密設計。同時結合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術,提高身份認定的精度。其中心重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設置自動啟動的電子文件操作日志,以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

三、科學管理做好檔案的開發和利用

檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作。對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理丁作的根本目的在于充分發揮檔案的作用,為實現建設小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段,做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現,檔案開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發利用,實現信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫外,應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作,編制較適用的檢索工具,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作,隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件,以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設施建設,減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上,檔案管理工作也要適應社會需求的變化,尋求更為有效的服務新途徑,以提高檔案利用的質量和水平,把“死”檔案變成“活”檔案,更好地發揮檔案的作用,在創造社會效益的同時,促進檔案事業的發展。因此,只有全力做好檔案管理工作,才能為社會的全面進步,經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。

科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新形勢的需要,開創檔案管理工作的新局面。科學、規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平,做好檔案的開發和利用工作,不但可以實現檔案管理工作的自身價值,而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來,機遇和挑戰共存,機遇大于挑戰,只要我們搶抓機遇,避免消極因素帶來的不利影響,充分發揮我國特有的管理優勢,堅持走中國特色社會主義檔案管理道路,一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。□

(編輯/永安實習編輯/原野)