高校會計檔案信息化發展探析

麻玉林

【摘要】作為記錄和反映高校經濟業務的重要史料和證據,會計檔案正隨著計算機的廣泛應用以及電算化會計的實施而逐步走向信息化,文章從會計檔案信息化發展中存在的諸多誤區著手討論,以河南大學會計信息化建設工作為例,進一步研究高校會計檔案信息發展的規律。

【關鍵詞】會計檔案;電算化;信息化

【中圖分類號】G27【文獻標識碼】A【論文編號】1009—8097(2009)08—0133—02

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄,是人類文明發展的重要見證。會計檔案是在財務管理和會計活動中直接形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業資料,以及會計核算電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤及打印輸出的帳、表等史料和證據[1]。高校的會計檔案作為記錄和反映高校經濟業務的重要史料和證據,決定著高校財務工作,乃至學校整體的管理水平。隨著我國教育事業的蓬勃發展,高校會計檔案工作獲得愈來愈廣泛的關注和重視,同時社會信息化、國家資源戰略將21世紀的會計檔案事業置于一個集理念、方法和技術于一體的綜合環境之中,傳統的會計檔案工作需要發展,會計檔案管理需要變革,會計檔案事業需要創新,檔案現代化管理的需要為會計檔案信息化提出了根本的要求,會計檔案信息化也必將由于這一需求而獲得生存和發展的機會。

一 高校會計檔案信息化的工作實踐

計算機輔助信息管理是高校會計檔案信息化的基礎性工作之一。目前各高校均已實行了會計電算化,然而初期的會計檔案信息化主要局限于將傳統的、手工管理過程產生的及至機打的檔案目錄信息錄入到計算機中以方便學校領導和教職工的檢索查詢,提高了庫房調卷工作效率。但是我們看到,與電子政務、企業信息化以及快速發展的其他行業信息化相比較,會計檔案信息化還處于初級應用階段,諸如高校相關領導對電算化會計檔案的重要性認識不足、會計檔案管理制度滯后、高校會計人員的電算化操作能力較低以及電算化會計檔案利用不充分等問題多有呈現,尤其是對會計檔案信息化基礎工作的認識存在眾多誤區,因此嚴重制約著高校會計檔案信息化的發展。問題著重表現如下:

1對會計檔案信息化建設的內涵缺乏足夠的了解,認為信息化工作是等待別人來安裝一個軟件系統就可以減輕工作量。信息化工作有很多內容,需要在廣泛調查的基礎上制定系統的,符合本單位實際的信息化建設方案。并得到一定的人力、物力和財力的支持。方案的實施也需要做很多基礎準備工作,其中一項就是IT技術人員開展的系統設計、軟件開發和系統實施工作,而系統的設計、開發和實施的需求來自于會計檔案工作者開展檔案管理的基本業務需求,信息系統的使用者和受益者也是會計檔案工作者,因此數據錄入、數據查詢、數據管理和數據維護等工作都是檔案管理者自身的事,而不是IT技術人員的事。同時部分檔案工作者錯誤地認為實施了檔案信息系統以后,想要什么都可以在系統中查到,其實這是對信息化建設盲目的奢望。

2認為會計檔案信息化工作就是將會計檔案目錄信息實現計算機管理。檔案目錄信息是對檔案內容信息進行概要描述以方便檔案實體保存和信息檢索而形成的[2]。檔案目錄描述越詳細全面,越能減少實體檔案的調卷次數。但是多數檔案使用者仍需要查閱檔案原件上的真實信息。因此未來開展會計檔案數字化掃描、文字識別、提供全面檢索等信息化工作還需要投入更多人力、物力和財力,不能僅僅依賴于會計檔案目錄的機械存儲。

3延續了傳統會計檔案工作模式的低效性,體現出檔案工作者對信息化工作的“坐等”姿態。被動的查檔服務和檔案的低效利用以及檔案工作人員的長期穩定與不流動性使檔案工作者安于現狀,缺乏學習動力;行業內缺乏系統的培訓機構,高等學校檔案專業的學歷再教育對實際工作的指導也有一定的局限性;檔案工作者待遇偏低也使很多技能全面的人才望而卻步。相反,會計檔案信息技術的專業性、信息化建設的復雜性及至由此而開展的現代化會計檔案管理工作給檔案工作者帶來了巨大的挑戰。檔案工作者單一的知識結構和技能不可避免地制約著檔案信息化的發展進程。

事實上,作為現代會計檔案管理的重要特征,檔案信息化在改變傳統會計檔案工作環境與檔案信息資源開發利用手段和方式的同時,更需要會計檔案工作者思想觀念的改變和知識結構的更新,這樣才能使信息技術的功能在檔案現代化管理中得到淋漓盡致的發揮。

二 高校會計檔案信息化的改進

目前在各大高校中,會計檔案的信息化漸呈雛形。河南大學作為省部共建院校,在河南省高校中具有重要影響作用,我校的會計檔案信息化建設工作在制定總體方案的基礎上,分段實施。目前已取得了一定成效。但是隨著會計檔案現代化管理工作的完善以及日新月異的高新科技,會計檔案信息化的發展任重道遠,改進的需求日漸強烈。

1 適時、謹慎且真實地更新維護會計檔案信息系統。我校的會計檔案信息化只是輔助檔案工作者開展高效的有記憶性和大容量存儲性的工作,減輕手工操作的復雜性,但不能解決所有問題,尤其不能由此而省略會計檔案管理的諸多環節,如對會計憑證、帳簿和報表的收集、整理、歸檔、鑒定、編輯、查詢和統計等。機讀檔案目錄需要不斷積累,軟件系統本身無法產生數據,機讀檔案目錄需要人工采集、錄入或批量導入才能實現信息檢索。另外,由于會計檔案屬于組織機密材料,因此數據錄入不能如同其他檔案一樣雇人操作,每一項新接收的目錄數據都需要會計檔案工作者親自操作。輸入到計算機中的原始憑單和記賬憑證等會計數據必須經過復核人員審核后才能登記到機內賬簿。記賬以后發現輸入的內容有誤,必須采用沖銷法或紅字更正法補作憑單予以糾正,不得采取其他措施對數據進行處理,通過嚴格有序的規章制度保證信息歸檔后的真實性,圖示1如下:

2 會計檔案信息化建設要求檔案工作者不斷提高計算機操作技能,改變管理方式。隨著我校會計檔案信息化工作的深入開展,檔案工作者對計算機操作能力不再僅局限于簡單的辦公操作,而是深入理解管理信息系統的深刻內涵,結合自己的工作實踐不斷提出新需求,以促進我校檔案信息化工作的改進和完善。

(1) 提升會計檔案從業人員的專業技能。會計檔案資料具有專業性、廣泛性與嚴密性的特點,因此會計檔案需實施專業化管理。會計檔案管理人員不僅要有檔案管理學知識,還要具備會計專業知識。目前我校的會計檔案管理隊伍普遍掌握了這兩門專業知識,但是會計檔案信息化的發展促使檔案管理員又必須掌握各種現代計算機和網絡信息技術。因此我校主管領導一方面積極把檔案部門和財務部門緊密聯合起來,組織會計人員學習《會計檔案管理法》、《會計電算化工作規范》以及本校的會計檔案管理制度,另一方面依托校內的學科優勢開展計算機硬件、軟件系統基礎培訓、會計檔案系統的操作規程和輸入控制,計算機病毒及其防治等一系列涉及會計檔案信息化的系統知識培訓,從而不斷提高工作人員的應用水平,并引領他們在深入學習檔案業務知識的過程中,思考探索信息技術在會計檔案信息化中的有效利用模式。通過會計檔案工作者把檔案業務工作與信息技術緊密結合起來,取得了信息化管理的預期效果。

(2) 提高檔案編研水平。會計檔案管理工作不僅是為了檔案的單純保管而開展的,其最終目標是開發會計檔案信息資源,實現會計信息資源共享。高校開發會計檔案信息資源,做好檔案編研工作的最終目的,就是為學校各項工作提供優質高效的服務。因此檔案員不再等同于保管員,檔案工作者不僅要具備較高的政治素質、文化素養,更要具備過硬的業務技能,如解讀、綜合、歸納與分析整理檔案信息的能力。我校有著豐富的人才資源,主管領導充分發揮這種人才優勢,把那些素質高、能力強的業務骨干充實到檔案編研人員隊伍中,將現成的檔案文獻轉化成高質量的編研成果,充分發揮了會計檔案信息的作用。

近年來,我校會計檔案編研主要做了以下工作:①基礎數據匯編工作。利用會計檔案各方面數據信息,將高校建立起來的與高校管理活動密切相關的全部數據按若干項目匯集成冊,以供校領導全面、系統地掌握學校各個方面的情況,為進一步制定決策提供可靠的依據,比如為本校師生提供一定的財務信息服務,開通教職工本人使用的綜合查詢系統,方便教職工及時了解自己的工資、津貼和課題經費情況;學生則可以通過校園網絡登陸財務處查詢自己學費的繳納情況和生活補助、獎學金發放的明細;②重要數據匯編工作,重要數據匯編是指從會計檔案信息中摘錄出重要經濟指標編制成表,匯成一個子系統[4]。分階段分系統地匯總學校某一段時期或者某個部門的財務運營狀況。會計檔案編研材料提高了高校會計檔案的利用水平,同時使校領導、教職工及學生能夠及時關注學校或者個人的相關資金鏈。

3 會計檔案信息化工作由淺入深,隨需求變動而動態擴展。檔案信息化工作想達到一蹴而就是不現實也不可取的,它需要循序漸進地融入并改變傳統的檔案管理工作。信息化已成為現代檔案管理的基礎性業務,一步不能停留,需要持續提高,滾動發展[5]。會計檔案信息化工作要融入檔案鑒定、收集、保管、編研和提供利用的方方面面,形成一個數字化檔案系統,如下圖2所示:

昨天的文件是今天的檔案,今天的電子文件是明天的數字檔案。會計檔案信息化是社會信息化發展不可缺少的組成部分,也是現代會計檔案工作的基礎。高校作為人才和信息的集散地,更應通過加強會計檔案管理系統,借助于計算機實現自動化,借助于信息系統實現現代化管理,借助于網絡提供高效的利用服務,使檔案工作者轉變為鉆研檔案業務、開展檔案編研的學習型和研究性團隊,逐步走出檔案信息化的誤區,積極健康地推動檔案信息化工作的開展,確保高校內部信息資源的共享。