ERP環境下內部控制制度建設

鄒新平

摘要:2006年4月中石化江漢油田四機廠ERP系統正式上線,同年根據集團公司和管理局的統一部署,正式建立企業內部控制體系。隨著ERP系統和內部控制體系在四機廠的實施與應用,為了在ERP環境中建立完善有效的內部控制體系,需要認識到ERP內部控制與傳統內部控制存在差異,并需要從理論上選定適用于企業ERP環境的內部控制框架,并依據該框架建立企業自己的內部控制制度,設計內部控制流程、內部控制點。

關鍵詞:ERP內部控制

ERP系統的核心是企業運作的流程化管理與定量化管理,通過系統的集成來化繁為簡,將各部門、各環節之間大部分的信息傳遞工作集中到一個統一的平臺上來,消除了流程和信息處理的隨意性和不同概念的歧義。四機廠ERP系統上線以來,一直圍繞企業發展戰略,以信息系統為依托,在全廠范圍內實現基礎數據的統一規范集成,實現全廠的信息共享,實現信息流轉和處理的自動化,逐步實現BOM數據的聯動,實現財務和業務數據的一體化管理,實現內部供應鏈計劃的協同,全面提高質量管理水平,實施全面預算管理和績效管理,為企業決策和管理提供有效的決策支持。對于確保企業經營目標的實現、國家法規制度的貫徹、財會信息質量的保證、以及財產物資的安全與審計工作的開展等諸多方面都有著非常重要的作用。因而,在ERP環境下建立內部控制系統是ERP項目實施中不可缺少的一部分。

一、ERP環境下實施內部控制的意義

內部控制制度作為企業生產經營活動的自我調節和自我制約的內在機制,處于企業中樞神經系統的重要位置。企業規模越大,其重要性越顯著。可以說,健全的內部控制制度可以保證會計信息的真實性和準確性、有效地防范企業經營風險、維護財產和資源的安全完整、促進企業的有效經營。正如COSO對界定內部控制概念時所說,內部控制環境是構建內部控制其他要素的基礎,如果基礎存在極大的缺陷,其他要素即便是構建得再完美,內部控制也只能起到事倍功半的效果。ERP信息技術廣泛深入的應用給企業內部控制帶來了新的挑戰,企業如果能夠充分利用ERP信息技術改善內部控制程序、增強內部控制手段,將信息技術有效地集成到業務和信息處理過程中,借助于信息技術來完善內部控制措施,提高內部控制水平,防范與控制經營風險,將使企業會計信息化環境下的內部控制問題得到妥善處理。利用ERP系統進行內控可以達到以下效果:

1、業務操作程序化ERP系統通過項目準備,現狀調研,藍圖設計等過程,確定適合企業所謂業務流程,在系統中將計劃、財務、物資等經常性業務的流程通過環境設置、條件選擇、事項驅動等軟件技術體現在系統中。在日常經營活動中,系統將自動拒絕不符合規范的操作步驟。

2、系統高度集成

ERP系統是個完整的集成化管理信息系統,包括分銷、制造、會計、質量控制、售后服務、人力資源等子系統,實現了從采購到付款、訂單的獲取到發票的開出等業務集成,實現了跨職能部門的業務處理,能夠達到降低庫存、提高資金利用率、控制產品生產成本、縮短產品生產周期、提高工作效率等目的。

3、會計工作前移

在ERP環境下,很多會計數據的錄入和生成工作已經前移至業務部門,在財務人員對后臺配置相應會計科目后,大部分經濟業務只需業務部門的人員錄入原始業務數據,由授權部門進行審核、確認、計量,并登錄ERP系統進行業務操作,系統自動生成會計憑證,自動完成財務賬薄登記和報表生成等。ERP系統中會計的范圍大大擴展,形成了自成體系的FI、CO會計模塊,滲透到業務流程和核算的全過程,核算方式的變化使會計工作向前延伸。

4、員工職責清晰

根據企業的組織結構及員工的崗位責任,設置每個員工對系統的操作權限以及對信息的查詢范圍,權限的劃分可以劃分得很細致。ERP系統將保證企業的各項業務活動均是由被批準或被授權的員工執行。

二、ERP環境下實施內控措施的主要做法

1、全方位貫徹內控制度,營造良好的內控環境(1)企業領導班子,尤其是重視內控工作。帶頭貫徹執行內控制度,幫助中基層領導干部端正認識,把內控制度的建設作為一項日常性工作來做,而不是作表面文章。(2)從培訓入手,深入領會內控制度精髓,嚴格落實工作責任制。(3)利用ERP將內控制度中的控制點引入系統中。(4)認真完善和修訂管理制度,為內控制度提供支撐。(5)加大監督檢查評價力度,保證內控制度執行。

2、結合ERP系統,細化控制點,制定實施細則根據ERP系統已經運行的實際情況,把內控制度、實施細則與ERP項目有效結合起來,固化操作程序,變人為控制為系統控制,實現內部控制規范化、信息化。

(1)細化業務流程和控制點。按“事前計劃、事中控制、事后分析”原則,結合ERP系統已有的流程,在產品收入、其他收入、采購、預算、成本、費用、應收款項、合同管理等流程方面將控制點與ERP系統結合,如產品收入方面:建立報價體系,通過ERP系統中各種物料最新價格信息,結合合理期間費用和利潤水平快速確定合同價格。采購管理流程方面:采購計劃的制定,根據已下達的銷售訂單,系統運行MRP,自動生成物料需求計劃,通過主計劃員、生管員、主管領導的審核,生成采購計劃,提高了計劃的準確性;采購價格的確定,在正常執行招議標、詢比價工作的基礎上,分設價格員和采購員崗位,價格員負責維護價格信息記錄,專門針對不同供應商、不同階段物料進行價格審核;采購員僅負責采辦工作,不允許在采購訂單中修改價格。預算管理方面:年初將確定的預算指標錄入到ERP系統中,通過系統控制各項指標的支出,當超出預算時,系統可以自動鎖定;非生產性物料只有在有預算,和在預算指標內才能啟動采購程序。成本管理方面:加大材料成本的控制,所有材料的領用必須根據BOM的數量確定,補料須經設計、生產部門的認可,且在系統中留下記錄才能發料。應收款項方面:加大過程控制,要求財務、銷售、生產、物流等部門針對合同簽訂、生產、發運、客戶驗收、發票開具、回款等各個關鍵時間點分別負責,并將信息反饋到同一平臺,及時了解各個環節的狀態;每月按片區下達應收、預收款項指標,確保貨款及時回收。合同方面:在ERP系統中建立共享信息平臺,反映技術協議、商務合同、采購、生產、發運、開票、收款等所有信息,掌握合同的執行情況。

(2)細化管理控制要件。控制要件是執行過程中,內控制度留下“痕跡”的最有效的依據,沒有控制要件,內控制度執行效果就沒有辦法得到保證。可以將部分控制要件直接在ERP系統中反映,如采購訂單、生產訂單、銷售訂單、交貨單、發料單、收料單等,這些單據的生成必須要有前端業務的完畢,或條件的具備才能產生,這樣就有力地保證了各項業務控制點的執行效果。

3、在ERP系統通過設置一套內容完整、歸類繁簡適度的會計科目,規范會計核算過程,方便監管信息的提取;由系統根據預先設置的標準,自動完成折舊計提、費用攤銷等工作,杜絕利用相關政策人為調節會計利潤的現象;利用取數公式,直接根據會計賬簿生成會計報表,保證報表數據真實、完整。

三、ERP環境下實施內部控制需注意的方面

1、ERP系統一般包括財務、生產、物料、銷售等模塊。然而ERP系統還是無法涵蓋企業內控管理的各項內容。很多標準的ERP功能配置并不符合企業原有獨特的業務流程。如果完全照搬行業的規范來實現數據統一,那只能束縛手腳。所以要適應企業個性特點,則要堅持兩條腿走路,即在使用ERP系統的同時,針對企業內控的要求,對部分模塊進行二次或自主開發。

2、職責分離是企業內部控制的基礎控制手段,其主要目標是預防因內部人員的舞弊行為而使企業遭受損失。在ERP系統環境下,如果一個企業沒有對相關職位進行職責分離或者沒有嚴格分離,這些職位的責任人就都有可能隨便查看系統甚至修改系統,盜取系統數據,這對企業會造成很大的損失。

3、在ERP中各財務數據信息也由前端工作人員導入ERP系統中,由系統進行處理,形成可識別文件類型。這些都要在保證輸入正確的基礎上進行。在這一過程中,風險存在各個方面,如在輸入的過程中,可能產生輸入數據的錯誤,有時一個數據的錯誤就會導致整個系統的數據無法對上,再次錄入或者檢查又會浪費很多時間,大大降低工作效率。各個系統的連接,也可能出現問題,導致ERP系統的運用出現一系列差錯,等等。

4、在ERP環境下的內控系統建立及運行,還需要非常重視相關人才的培養。企業在實施ERP系統時會普遍遇到人才缺乏的問題。因為企業此時所需的人才必須精通本企業的各項業務流程,特別是財務方面的各項業務,最好掌握一定的計算機專業技術,還應當具有系統分析員的某些素質,能關注諸如數據環境、數據處理和最新的信息技術等問題,具備了這些專業條件的人才比較容易與ERP系統開發人員溝通,能夠精確地表述企業的意圖和需要。

5、在內部控制機構的設置上。應克服重眼前成本輕專職機構建立的偏向。內控監督機構要對每個崗位、每個部門和各項業務實施全面監督反饋制度。實現與行政管理交叉控制;內控監督機構必須在形式和實質上保持獨立,稽核工作要制定科學、合理、統一的監督審計程序。涵蓋主要業務和重要風險點,內控監督機構人員應由熟悉業務、有責任心、作風正派的人員構成。

總之,ERP系統在企業的應用將會對其內部控制體系產生廣泛而深遠的影響。ERP系統的應用并不僅僅是簡單的軟件系統及其網絡的使用,還應該配合企業內部業務流程的優化,企業內部管理體系、特別是內部控制體系質量的提升才能體現其應用價值。在ERP環境下,企業的內部控制體系仍然將是企業管理活動關注的焦點,是企業創造價值、實現效益的基礎。