探討工程項目采購管理過程中的問題及其對策

張新華

摘要:項目采購管理是工程項目管理的重要的組成部分,是工程項目建設的物質基礎。項目采購工作的重要環節是采買,催交,檢驗,運輸。

關鍵詞:投標 設備工作 招標審查壓價采購檢驗

項目采購管理是工程項目管理的重要的組成部分,是工程項目建設的物質基礎。項目采購工作的重要環節是采買,催交,檢驗,運輸。工程承包項目的采購工作重點在于采買,催交,檢驗,運輸不會遇到很大的問題,一般在合同中規定由制造商按規定的日期將貨運到指定的地點。本人認為在采購工作中以下幾個方面值得重視:

一、采買工作中的工作重點

采買工作一般包含以下基本程序:

初選合格供貨廠商;招標文件的編制;招標文件的發出和投標文件的接受;投標文件的評審;中標廠商的確定;中標廠商的協調會;簽定訂貨合同。

這些程序的重要環節是招標文件的編制,投標文件的評審以及合同談判工作。

1、重視詢價或招標文件的編制

招標文件的編寫是一項復雜而細致的基礎工作。其編制質量的好壞直接關系到招標工作能否正常進行,甚至影響授標后能否順利履行合同。故應力求內容完整、詳盡,用詞準確嚴謹,避免招標雙方對文件的理解和解釋產生分岐,增加評標工作量,影響招標工作的順利進行。

招標文件通常由下列文件組成:

技術文件:設備、材料極其附件的技術條件和要求。商務文件:包括詢價函、報價須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運輸等。

招標文件定稿前要反復推敲、審查、修改。對于關鍵件的選用,應在廣泛了解市場及使用情況的基礎上,在招標文件中予以明確設備配套關鍵件的規格型號及供貨廠商。這樣做有利于提高各投標文件的響應性,防止投標文件內容及標價差異過大,從而減少評標工作量。

2、注重標底的編制和保密

標底是設備的預期價格,是衡量投標單位標價的標準,是發包方財務準備的依據,也是評標的準備工作。正確確定設備材料標底,對籌集資金,正確選擇供貨單位,形成合理的合同價,都具有十分重要的意義。招標單位根據招標文件和初步設計的要求,了解市場價格及供求關系,分類分次認真核算,做出相對準確的標底做為評標依據。

標底在開標之前應嚴加保密,不得泄漏。否則將無法正確地對投標單位進行綜合評比和優選,給評標工作造成被動,也就意味著招標工作的失敗。

3、評標的原則

在滿足招標文件要求的前提下,確定中標單位不能只看哪家的投標價低就確定哪家中標。投標單位的投標價并非越低越好,合理的價格才能得到合適的產品。俗話說:“一分錢一分貨”。在市場經濟的形勢下,決定了投標單位必然要注重經濟效益。作為供貨單位不能無利可圖,絕不會做賠本買賣。有些投標單位為了中標,盡量壓低標價。一旦中標后,則在制造過程中想方設法追加設備款或在其他方面想辦法得以補償,形成鉤魚工程。雖然我們可以通過加強現場監理來保證產品質量,但往往會拖延工期,致使設備材料不能按期交貨,不能投入正常使用,發揮不了效益。表面上看似節省了設備投資,實際上得不償失。因此,應以標底作為基準價,中標價應接近標底為宜。

4、評標價法

以貨幣價格為指標的評標價法,依據標的性質和特點不同,可選擇最低投標價法;綜合評標法和以壽命周期成本為基礎的評標法中的任何一種方法。下面介紹綜合評標法。

綜合評標價法是指以投標價為基礎,將評定各要素按預定的方法換算成相應的價格,在原投標價上增加或扣減該值而形成的評標價格,評標價格最低的投標書為最優。采購大型設備時,較多采用這種辦法。

評標時,投標價格以外還需考慮的因素和折算為價格的方法,一般包括以下幾個方面:

(1)運輸費用。這部分由招標單位可能支付的額外費用包括運費、保險費和其他費用,如運輸超大件設備需要對道路加寬、橋梁加固所需支出的費用等。換算為評標價格時,可按照運輸部門(鐵路、公路、水運)、保險公司,以及其他有關部門公布的取費標準,計算貨物運抵最終目的地將要發生的費用。

(2)交貨期。以招標文件供貨一覽表中規定的具體交貨時間作為標準。當投標書中提出的交貨期早于規定時間,一般不給予評標優惠,因為施工還不需要時的提前到貨,不僅不會使項目法人獲得提前收益,反而要增加倉儲管理費和設備保養費。如果遲于規定的交貨日期,但推遲的時間尚在可以接受的范圍之內,則交貨日期每延遲一個月,按投標價的某一百分比(一般為2%)計算折算價,將其加到投標價上去。

(3)付款條件。投標單位應按照招標文件中規定的付款條件來報價,對不符合規定的投標可視為非響應性投標而予以拒絕。但在訂購大型設備的招標中,如果投標單位在投標致函內提出,若采用不同的付款條件(如增加預付款或前期階段支付款)可降低報價的方案供招標單位選擇時,這一付款要求在評標時也應予以考慮。當支付要求的偏離條件在可接受范圍內的情況下,應將偏離要求而給項目法人增加的費用(資金利息等),按招標文件中規定的貼現率換算成評標時的凈現值,加到投標致函中提出的更改報價上后作為評標價格。

(4)零配件和售后服務。零配件以設備運行兩年內各類易損備件的獲取途徑和價格作為評標要素。售后服務內容包括安裝監督、設備調試、提供備件、負責維修、人員培訓等工作,評價提供這些服務的可能性價格。

評標時如何對待這兩筆費用,要視招標文件的規定區別對待。當這些費用已要求投標單位包括在投標價之內,則評標時不再考慮這些因素;若要求投標單位在投標價之外單報這些費用,則應將其加到報價上。如果招標文件中沒有作出上述任何一種規定,評標時應按投標書技術規范附件中由投標單位填報的備件名稱、數量,計算可能需購置的總價格,以及由招標單位自行安排的售后服務價格,然后將其加到投標價上。

(5)設備性能、生產能力。投標設備應具有招標文件技術規范中規定的生產效率。如果所提供設備的性能、生產能力等某些技術指標沒有達到技術規范要求的基準參數,則每種參數比基準參數降低1%時,應以投標設備實際生產效率單位成本為基礎計算,在投標價上增加若干金額。將以上各項評審價格加到投標價上去后,累計金額即為該標書的評標價。

5、嚴格的資格審查是設備招標采購工作順利進行的保證

資格審查是招標工作中非常重要且必不可少的工作。審查內容包括投標單位的企業等級、資質、人員、技術、財務、設備、信譽及同類產品制造業績等狀況。目的是拒絕不合格的投標者,確保參加投標的單位均具有履約能力和一定的信譽,以減輕評標、定標階段的工作量,加快招標工作進程,確保設備招標采購工作順利完成。

投標單位的資質和經營狀況決定了其可信度和履約能力。如果一個企業連工人的工資都不能保證,負債累累,發包方的付款就不能保證專款專用,有些甚至被銀行扣留用來還債,怎么能有足夠的資金來保證按期完成設備的制作呢?工人收入不高,干活沒有積極性,設備的質量和工期就很難保證。

投標單位的人員、技術狀況及產品制造業績是決定產品質量的關鍵因素。如果一個企業的技術力量不強,加工制造能力差,財務狀況再好也無法自行設計制造出高質量的產品。為了履行合同,承包商勢必會將自己沒有能力制作的產品配套件委外加工,這樣既增加了合同執行的難度,也很難保證產品的整體質量。一個成熟產品的開發需要經過反復的試驗,如果承包商的同類產品制造業績不佳或沒有制造出這類產品的經驗,制造出來的產品不是成熟產品,往往會出現這樣那樣的問題,不能滿足設計和使用要求。

6、在技術、商務澄清和決標后的談判時應避免不公正行為

業主在技術、商務澄清時應采用公開和公正的方法。業主對有關招標文件條款的澄清和對每一投標者所提問題的解釋均應以書面形式發給全體投標者,并不允許公開提問人。

決標后的談判是答訂合同的最后環節,也是設備材料供應商最容易向業主討價還價的階段。在些期間,有些業主會提出一些不公正的要求,如強行壓價、增加供貨范圍或提高設備配套件的檔次,這就給以后的合同履行工作造成很多障礙。投標商的投標一般都是在一定的工期、質量、供貨范圍的承諾下和充分考慮各種影響因素的前提下而形成的價格。如業主強行壓價,增加供貨范圍或提高設備配套件檔次,往往就很保證設備的供貨期和質量,有時甚至導致合同無法履行下去。據筆者所知,有一設備制造、安裝工程,由于業主在談判時提高了設備配套件的檔次,而設備供應商參加談判的人員沒有經驗,遷就了業主的要求。簽完合同后經核算設備價款缺口較大,導致合同無法履行,后經法院調解,業主補償供應商一定價款后,合同才得以繼續履行,但仍然導致工期拖延將近一年,影響了生產的正常進行,造成了較大的經濟損失。

二、重視設備制造過程中的監制和檢驗工作

設備采購工作的另外二個重要環節是催交和檢驗。

催交工作主要是督促供貨廠商按合同規定的期限提供技術文件和設備,滿足工程施工安裝要求。催交工作的要點是要有預見性,能及時地發現問題和采取有效的費用控制和保證措施,以防進度的拖延。

檢驗工作就是做好設備材料制造過程中的監制、檢驗和驗證工作。對于重要設備材料或按合同要求新制設備材料,現場質量的監控和檢驗工作尤為重要。

1、設備材料制造質量文件審查

質量計劃審查。對制造商編制的有關設備材料制造質量文件(包括設備材料訂單、設備材料制造規范、質量計劃和檢驗方法標準、檢測手段、檢測儀器等)進行審查,檢查設備材料訂單與主合同是否符合,審查質量計劃的正確性,并將審查意見報業主。

2、現場監制

主要是需要驗證制造商對影響設備材料制造質量的因素是否采取了控制措施,是否依據合同、標準、技術規范進行設備材料制造;要求依據相應的控制文件和程序,實施設備材料制造質量控制。根據設備材料的重要程度采用不同的監督等級,對“重要設備材料”,原則上采取駐地監督,要求QC人員全過程跟蹤設備材料制造狀況;對“非重要設備材料”,一般采取設備材料最終出廠驗收檢查監督。通常應審查設備材料制造的原材料、外購配套件、元器件、標準件以及坯料的質量證明文件及檢驗報告,檢查制造商對外購件、外協件和原材料的復驗,符合規定要求時予以簽認。在實際操作中,針對某一設備材料的QC監督方式,還應視設備材料制造商的具體情況而加以調整,力求使所有設備材料制造處于受控狀態。

出席監督見證點(H、W點),在質量計劃中設置的見證點(W點)和停工待檢點(H點),是現場監制的一項重要活動。通過出席見證點參與檢查、試驗與確認、敦促制造商嚴格按照合同、規范及程度要求進行設備制造,確保設備材料的制造質量和制造進度。在全過程中W點、H點出席率為100%。

根據進度安排,設備材料運到工地前,現場監理人員要檢查廠方對待運設備材料采取的防護和包裝措施是否符合運輸、裝卸、儲存、安裝的要求,相關的隨機文件、裝箱單和附件是否齊全。設備材料運抵工地現場后,負責設備材料采購經理參加由設備材料制造商按合同規定與安裝單位的交接工作,開箱清點檢查、驗收、移交。

綜上所述,筆者認為如在設備材料采購工作中對上述問題進行預防性控制,做好工作,將會有效地避免浪費和失誤,高質量、高效率地完成設備材料采購工作。