運用電算化會計進行會計集中核算的財務管理

楊 芳

會計電算化現已廣泛被應用于大中型企業當中,由于使用了計算機,使會計數據處理的速度加快了,會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。會計集中核算現行常見做法是取消各基層單位的會計核算,只設置報賬員,報賬員負責本單位財務資料的收集、傳遞和報銷。運用會計電算化來實行會計集中核算,即成立核算中心,可以有效的加強會計核算管理、預算執行情況和資金的有效使用。此核算方式與原來的會計核算方式相比,使會計核算變得集中變得更利于管理。會計集中核算后,如何加強會計核算、提高財務管理水平,提出一些粗淺看法。

一、建立、健全會計核算中心的內部控制制度和管理制度。

內部控制關系到企業財產物資的安全完整、關系到會計系統對企業經濟活動反映的正確性和可靠性。企業為實現既定的管理目標,必需建立起了一整套內部控制制度,以保證企業有序、健康地發展。

(一)職責劃分

核算中心可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、系統維護等崗位。內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務,都不能由一個人經手到底,必須分別由兩個或兩個以上人員來經辦。數據維護管理職務與電算審核職務;數據錄入職務與審核記帳職務;系統操作的職務與系統檔案管理職務等都應由不同的人員分別擔任。同時,還應建立起職務輪換制度。

(二)上機管理

核算中心用于會計系統的計算機應盡可能是專用的,應對計算機的使用建立一整套管理制度,包括上機記錄制度、完善的操作手冊等,此外,會計軟件也應該有完備的操作日志文件。

(三)檔案管理

核算中心應規范會計檔案管理。計算機會計系統有關的資料應及時存檔,企業應建立起完善的檔案制度,有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外,還應定期對所有檔案進行備份的措施,并保管好這些備份。以保證會計檔案安全、完整。

二、明確會計核算中心的職責,負責單位預算資金的收支核算,即按照年初核定的單位經費收支預算和設備采購等計劃,實行基層單位審批,會計核算中心核查,集中核算。保證各單位經費合理、合規、合法使用。具體如下:

(一)會計核算中心根據《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》等有關規定,按部門設立明細賬,集中核算,正確合理地使用會計處理方法,嚴格按賬務處理流程操作,根據國家統一規定的會計制度對報銷憑證進行審核,對不真實、不合法和不合理的憑證或支出項目及違反預算使用資金等情況,會計核算中心有權拒絕辦理,著重強化事前監督,嚴把票據關,嚴把資金使用關,保證資金合規、高效使用,保證會計信息真實可靠。

(二)資金收入管理。有收入的單位,不得發生“坐支”現象,必須執行“收支兩條線”原則,先將收到的款項上繳,核算中心再根據預算安排資金使用。

(三)款項支付程序。各單位日常發生的小額部分,按備用金規定管理。大額購買性支出,會計核算中心依據單位用款申請,經審核批準后,將款項匯入采購單位賬戶或其他對方單位。會計核算中心定期向單位發送財務報告,以便單位領導及時了解本單位的財務收支和資金使用情況。

(四)加強報賬員的管理和培訓。單位報賬員具體負責各單位報賬資料的收集整理、會計信息的傳遞、備用金管理等工作,報賬員作為單位財務管理人員,具有經單位領導授權的財務管理職能,其工作態度和工作質量以及業務素質的好壞,直接影響會計核算中心的工作效率,所以加強報賬員的管理及業務培訓是十分必要而有效的。

三、實行會計集中核算后,各單位的資金結算和會計核算等業務雖然集中在“中心”辦理,但各單位必須對自己的經濟活動是否合法,會計憑證的實際內容是否真實、合法負責。各單位按業務量大小設置專職或兼職報賬員,報賬員要按有關規定審核各種報銷憑證和票據,保證憑證和票據合法、合規、合理后將相關資料傳遞給核算中心辦理。