信息環境下資金監控若干問題的探討

張敏穎

摘要:企業信息化管理有助于資金監控水平的不斷提升,促進財務資金監控時點前移,及時為提供管理決策信息,對企業的經營管理具有重要的意義。本文從現代企業財務業務一體化下資金監控面臨的信息集成、會計原始單據收集、有效監控的問題,探討了完善解決財務資金監控的有效途徑。

關鍵詞:信息環境財務管理資金監控

近十年來,財務核算體系經歷了巨大的變革,先后從手工編制賬務處理轉向電腦財務賬務處理模式,從單機版財務系統到網絡版財務信息集成系統的應用,再從網絡版財務集成信息系統發展到財務業務一體化的ERP(Enterprise Resource Planning,企業資源計劃)信息系統的實施。雖然信息化的普及,尤其是ERP的推廣使用,促進了企業財務管理的集約化,但是它同時也帶來了財務資金監控的一些新問題與風險。

一、資金監控存在的若干問題與原因分析

(一)缺乏有效的資金信息監控共享平臺。雖然伴隨著信息網絡技術應用的高速發展,國內大中型企業已逐漸推廣并使用了ERP管理信息系統,倡導實現財務與業務一體化的運營管理模式,但是真正能夠通過信息集成實現財務與業務完美協同的企業卻不多。通常企業許多業務的信息化,實際上只是手工操作的簡單遷移,并沒有從根本實現信息共享的有效整化與優化。信息孤島的現象在部門內的各崗位之間、公司內各部門之間、集團內總分公司之間都是存在的。信息傳遞的時滯,不僅弱化了信息的有用性,而且弱化了企業對資金的控制力度。

(二)傳統的財務信息收集方式已跟不上現代資金監控的需要。目前不少企業財務核算數據收集、加工主要依靠紙質原始單據的收集,因而資金流信息的反映往往會滯后于物流信息。通常財務核算單據首先,從外部單位進入企業內部;接著,在企業內部的部門之間流轉;最后,由財務人員以財務信息的形式把公司經營結果反映出來,從而導致財務監督只能停留事后監督的層面。提升企業運營效率與效果,將資金監控時點前移,實現事前、事中監控已成為當前財務管理應重點關注內容。

(三)物流與資金流之間缺乏有效監控。從供應鏈角度,企業的采購、庫存、銷售各環節中商品的流轉信息與其資金交易結算環節通常是不同步的,當它們相互之間缺乏一定的紐帶,往往容易出現監控的脫節,從而帶來采購成本的上升、庫存商品的積壓、銷售應收款項的上升。連接物流與資金流的相互關系,找出關鍵控制環節是現代企業資金監控應解決的重點問題。

(四)未能解決跨時空資金監控。由于受時間、空間的限制,一方面,在集團企業內,企業管理層因無法及時獲取各分支機構真實、準確的信息,從而引起決策的偏離與滯后;另一方面,在企業外部,企業銀行賬戶資金變動信息、客戶資料信息無法及時更新,交易只能在指定地點時間、指定進行等一系列資金信息交互問題,制約了企業的經營管理。

二、解決信息化下資金監控的對策

(一)建立有效的集成化資金監控信息系統。要提高信息傳遞的速度,強化企業對資金的監控力度,就應著手建立集成化的實時動態資金監控平臺,用于聯接各部門信息,疏通信息壁壘。有效的集成化資金監控信息平臺應包括業務事件信息的收集、結構化規則與控制準則的制定、會計憑證模板的設置、實時分析報告的生成。

集成化的目標在于解決企業內部ERP系統與其他各系統間的一致性、匹配性與協同性。因而企業構建集成化監控系統,首先,要分析貨幣資金實時監控的重點環節及其關鍵控制點與控制缺陷,明確物流、資金流、信息流集成的數據邏輯關系、控制順序、業務操作的流程與貨幣資金流向等相互間的制衡關系;其次,要梳理企業采用的ERP系統與各輔助信息系統間的相互關系,確認資金信息流向及其相互之間數據的邏輯關系。最后,根據業務類型建立集成化監控系統的各種跟蹤監控、稽核、預警、分析報告模型,以便管理者進行適時地監控。

(二)以電子數據傳遞替代傳統的紙質原始單據。以電子數據的傳遞替代企業財務核算原始單據的數據收集、加工過程,從根本上解決純粹依靠紙質原始單據的收集信息導致資金流的信息滯后于物流信息的現象。

信息集成化下,財務核算原始數據首先,從業務經辦部門確認進入信息系統;接著,通過企業內部的系統進行加工、處理并以財務信息的形式把公司經營結果反映出來,從而使資金監控時點能夠前移,實現事前、事中監控。通過貨幣資金實時監控信息平臺高度共享了資金信息,以電子數據通過網絡方式信息傳遞,不僅可以延伸與客戶間業務票據的結算平臺,實現業務受理的跨越時間和空間。同時也可以通過電子信息的整合達到數據源的統一,促進管理層人員獲取信息時僅需通過系統權限的設置,而不必每次再通過相關人員匯總重新整理,從而有力地保證了信息的真實性、及時性、準確性。

(三)根據物流與資金流之間的關系設置有效的資金監控。鑒于企業的采購、庫存、銷售各環節中商品的流轉信息與其資金交易結算環節通常是不同步的,管理人員應根據現金流與物流在不同時間點上數量和金額的平衡匹配關系,設置它們之間的有效監控方式。

以銷售環節的物流與現金流監控關系為例:1、錢貨兩清的銷售業務,其現金流與物流是一致的,因而企業的貨幣資金實時監控可以通過對物流流出的時間與數量來監控現金流入的時間和金額。例如:產品交付時,現金的流入的金額應與產品交付的數量與單價相乘的總額相互匹配,并且交付的時間與現金流入的時間也應相互匹配。2、先取得預收款項的銷售業務,其現金流先于物流,因而企業的貨幣資金實時監控可以通過企業自身的管理監控,實現內部控制流程的合法性與資金的安全性。3、信用銷售(賒銷)的銷售業務,其現金流滯后于物流,因而企業的貨幣資金實時監控可以通過ERP系統對每個賒銷客戶預先設置授信額度、欠款天數等信用管理策略進行實時有效地監控。

三、小結

綜上所述,信息化環境下的財務資金監控優化是一項綜合性強的系統工程,它可以從信息系統的優化整合、傳統業務流程的重組、傳統監控模式與信息監控模式的融合,以及物流與資金流之間的牽制關系等方面入手,最終實現現代化管理理念的更新與信息系統的有效應用于企業的管理決策。

參考文獻:

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