加強(qiáng)民政檔案服務(wù)體系建設(shè)淺探

李金梅

民政檔案是民政工作的歷史記錄，是維護(hù)群眾權(quán)益的原始憑證，越來(lái)越與人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益密切相關(guān)。如何在新形勢(shì)下，深入地做好民政檔案管理工作，充分發(fā)揮其在各方面的積極作用，是我們需要進(jìn)一步探討和研究的新課題。

一、加強(qiáng)民政檔案體系建設(shè)的基本要求

檔案工作的永恒主題和基本要求是服務(wù)，沒(méi)有檔案提供利用服務(wù)，檔案就是死檔案，其價(jià)值和潛力就體現(xiàn)不出來(lái)。如何提供服務(wù)，需要認(rèn)真研究，我認(rèn)為應(yīng)從幾個(gè)方面思考。一是全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地做好民政檔案資料的提供利用；二是以史為鑒，認(rèn)真總結(jié)歷史上民政工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；三是為今后民政工作的發(fā)展研究確定新思路提供依據(jù)。

1、建立科學(xué)的檔案體系管理模式

民政部門(mén)是政府最直接與群眾“零接觸”的部門(mén)之一，由于民政業(yè)務(wù)繁雜，民政檔案的種類(lèi)也很復(fù)雜，涉及民生的社會(huì)救助工作檔案，涉及社會(huì)事務(wù)的婚姻檔案，涉及區(qū)域邊界的區(qū)劃?rùn)n案，涉及社會(huì)管理的地名工作檔案等等，只按業(yè)務(wù)分類(lèi)就有24項(xiàng)之多。每項(xiàng)業(yè)務(wù)都要建立專(zhuān)項(xiàng)檔案，以備查考，一是工作人員疲于應(yīng)付，沒(méi)有時(shí)間；二是工作中產(chǎn)生的臺(tái)帳猛增，又給檔案的業(yè)務(wù)工作帶來(lái)難度；三是各項(xiàng)工作起步起點(diǎn)不一樣，建設(shè)發(fā)展也不平衡，工作人員的數(shù)量、素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力也存在很大的差異，所以民政檔案工作必須實(shí)事求是，簡(jiǎn)單易行，絕對(duì)不能“一刀切”。在檔案業(yè)務(wù)上，只要收集齊全，方便檢索，能查找利用。在分類(lèi)編目上可根據(jù)民政工作任務(wù)分為相應(yīng)的八大類(lèi)。即社會(huì)事務(wù)工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、社會(huì)保障服務(wù)類(lèi)、優(yōu)撫安置類(lèi)、地名區(qū)劃類(lèi)、基層政權(quán)類(lèi)、民間組織管理類(lèi)、福利企業(yè)管理類(lèi)，編號(hào)實(shí)現(xiàn)按類(lèi)跨年編,可不確定保管期限，這個(gè)方法簡(jiǎn)單易行。這樣負(fù)責(zé)每塊工作的同志都能把自己工作中形成的臺(tái)帳整理達(dá)到檔案的要求,每個(gè)工作人員都成了檔案人員。在硬件上，只要有檔案箱柜存放，能保證檔案安全的，都應(yīng)得到認(rèn)同。總之，民政建檔要突出一個(gè)“實(shí)”字，而不應(yīng)提出不切實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)和要求，使檔案工作者在“難”字面前退縮。

2、利用民政檔案為民眾做好服務(wù)工作

民政檔案資料的利用是民政檔案資料工作的根本任務(wù)。我們之所以花費(fèi)大量的人力物力保存如此多的檔案資料，就是因?yàn)闄n案資料具有查考、憑證和參考作用，有助于我們研究歷史，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)現(xiàn)實(shí)工作。特別是檔案的原始性和真實(shí)性，是其他任何資料所無(wú)法取代的。而要實(shí)現(xiàn)檔案的這種作用，一方面要保存這些檔案，另一方面則要提供利用，只有在利用中才能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值和作用。民政檔案工作的根本任務(wù)就是開(kāi)發(fā)利用民政檔案資料，為民政事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)，要把民政檔案工作的服務(wù)體現(xiàn)到三個(gè)層面上，即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各工作部門(mén)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)，落腳點(diǎn)是為實(shí)現(xiàn)好、發(fā)展好、維護(hù)好最廣大人民利益服好務(wù)。在服務(wù)方式上，要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變?nèi)艘曳?wù)為我要為人服務(wù)，開(kāi)展多種形式、多種渠道的服務(wù)。只有服務(wù)社會(huì)，服務(wù)人民，檔案的強(qiáng)大信息功能才能挖掘出來(lái)，發(fā)揮出來(lái)。

3、加強(qiáng)檔案工作人員的自身建設(shè)

檔案工作專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，對(duì)干部素質(zhì)的要求很高。這就要求檔案干部要安心本職工作，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)，熟悉民政工作的歷史和現(xiàn)狀，努力掌握現(xiàn)代化的服務(wù)手段，提高為民政工作服務(wù)的能力，真正成為民政檔案工作的專(zhuān)家。檔案工作人員不僅要熟悉檔案工作知識(shí)，也要了解民政工作歷史，分析每個(gè)歷史時(shí)期民政工作的特點(diǎn)，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前重點(diǎn)業(yè)務(wù)工作的研究，只有這樣，才能更好地為今天和明天的業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)，為民政工作順利開(kāi)展創(chuàng)造有利條件。

二、民政檔案體系的改革和發(fā)展

當(dāng)前，檔案工作面臨著新的形勢(shì)，一是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的迅速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，為民政檔案工作的跳躍式發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)；二是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，民政部門(mén)的社會(huì)公共服務(wù)職能日益顯現(xiàn)，改善民生賦予了檔案管理新的發(fā)展機(jī)遇和新的內(nèi)涵，使民政檔案體系的內(nèi)容更加豐富；三是民政檔案工作自身的改革，如立卷改革、檔案保管期限改革，給檔案工作注入了新的內(nèi)容。在新的形勢(shì)下，如何推進(jìn)民政檔案體系的深入改革，我認(rèn)為要從以下三方面著手。

1、圍繞便民開(kāi)展信息化建設(shè)。

檔案工作不只是看管好一大堆資料，關(guān)鍵是用活。檔案工作的最終目的是為了利用，要在搞好檔案資料的收集、整理和保管、確保檔案信息和系統(tǒng)安全的基礎(chǔ)上，在提供紙質(zhì)檔案的同時(shí)，利用電子技術(shù)提供電子信息服務(wù)和聲像資料服務(wù)，拓寬利用渠道，豐富利用內(nèi)容，積極為群眾、為領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)部門(mén)提供利用服務(wù),發(fā)揮檔案的參考和資政作用。因此要與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓思路，在做好保管工作的同時(shí)，積極改革傳統(tǒng)的工作方式，更新工作手段，以變被動(dòng)為主動(dòng)。如單位的一些重大業(yè)務(wù)活動(dòng)，可以到現(xiàn)場(chǎng)采集音像和文件資料，直接完成歸檔工作。檔案資料的信息化建設(shè)應(yīng)與民政信息化建設(shè)統(tǒng)籌考慮，同步發(fā)展。可以購(gòu)進(jìn)一些必要的先進(jìn)設(shè)備，用現(xiàn)代化手段推動(dòng)檔案工作的深入開(kāi)展。

2、圍繞利民實(shí)現(xiàn)檔案有效利用。

國(guó)家檔案局提出了“十五”期間檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，中心思想就是以服務(wù)為主題，以發(fā)展為動(dòng)力，使檔案工作上一個(gè)新臺(tái)階。檔案工作和其他工作一樣，就是要圍繞中心，服務(wù)大局，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各工作部門(mén)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)方面有所建樹(shù)，發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。以改善民生為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，著眼于人民群眾關(guān)注、關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，積極開(kāi)展檔案編研工作，特別是加強(qiáng)對(duì)婚姻登記管理、棄嬰收養(yǎng)、優(yōu)待撫恤、雙擁、城鄉(xiāng)居民最低生活保障、復(fù)退軍人接收安置等方面的原始檔案資料的管理，使民生檔案的利用走向深入。

3、圍繞安民創(chuàng)新檔案利用機(jī)制。

隨著民政業(yè)務(wù)范圍的不斷拓展，與基層的業(yè)務(wù)聯(lián)系也在增多，因此要加強(qiáng)對(duì)關(guān)聯(lián)單位檔案工作的指導(dǎo)，全面履行檔案工作職責(zé)，要以點(diǎn)帶面、上下聯(lián)動(dòng)、推動(dòng)全局。完善縣、鎮(zhèn)、村三級(jí)民政部門(mén)民生檔案管理機(jī)制，區(qū)別對(duì)待，分類(lèi)管理，做到使之更加接近人民群眾，更加安全、有效地利用好這些檔案。加強(qiáng)地名檔案管理，開(kāi)展好地名咨詢(xún)業(yè)務(wù)，編輯出版各種地名工具書(shū)等重要資料。搞好民間組織登記檔案管理，民政部門(mén)要在動(dòng)態(tài)管理的基礎(chǔ)上，及時(shí)披露民間組織信息，增強(qiáng)其社會(huì)責(zé)任意識(shí)。認(rèn)真搞好社區(qū)建設(shè)檔案管理，通過(guò)建立健全社區(qū)檔案規(guī)章制度，促進(jìn)社區(qū)各項(xiàng)社會(huì)事務(wù)的順利開(kāi)展，為構(gòu)建和諧社會(huì)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。