淺談檔案信息系統(tǒng)建設(shè)對(duì)檔案工作的影響

鄧　輝

摘要:以自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)的檔案信息系統(tǒng)對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作產(chǎn)生重大影響。本文介紹了檔案信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的影響，并探討了檔案信息資源的安全問(wèn)題。

關(guān)鍵詞: 檔案信息系統(tǒng)；資源開(kāi)發(fā)利用；安全問(wèn)題

1引言

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，給檔案開(kāi)發(fā)利用工作帶來(lái)了很多影響。由于檔案工作不再是只依靠手工和筆、紙就能完成的工作，而必須考慮如何利用計(jì)算機(jī)及檔案信息系統(tǒng)來(lái)完成檔案的相關(guān)管理，因此，檔案的開(kāi)發(fā)利用工作也不再是只依靠傳統(tǒng)的方式方法就能完成，而必須考慮信息化背景下的利用以及由之而來(lái)的一些新問(wèn)題。在人類社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程中，科學(xué)技術(shù)一直被認(rèn)為是一柄雙刃劍，控制得好能夠造福人類，控制不好就有可能禍害萬(wàn)端。而信息技術(shù)帶給檔案工作及檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的，也不只是機(jī)遇，還有許多不得不應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)。

2 對(duì)傳統(tǒng)檔案提供利用工具的影響

在信息時(shí)代，傳統(tǒng)檔案提供利用工具不可避免地要向信息化的檔案信息資源提供利用工具過(guò)渡。然而，與傳統(tǒng)檔案館的查找工具不一樣的是，在檔案信息系統(tǒng)管理模式下，數(shù)字檔案信息資源并非一個(gè)典藏實(shí)體，而是以用戶為中心組織檔案信息的管理信息系統(tǒng)，數(shù)字檔案的存放位置與它們的使用沒(méi)有一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。傳統(tǒng)的檔案館不但仍然存在，而且各項(xiàng)工作依然需要有條不紊地開(kāi)展。一方面，檔案信息系統(tǒng)的利用者可以不受地域限制，在更大范圍內(nèi)使用檔案;另一方面，還有大量用戶需要通過(guò)傳統(tǒng)的途徑來(lái)利用檔案。這種信息技術(shù)與傳統(tǒng)方法必須兼顧的情況下，傳統(tǒng)的檔案信息資源提供利用的工具必須及時(shí)升級(jí)，卻又不能完全換代。這對(duì)于廣大檔案工作者而言，無(wú)疑是一個(gè)麻煩。

2.1傳統(tǒng)的提供利用的工具以數(shù)字化為目標(biāo)進(jìn)行升級(jí)

為了滿足檔案信息化的需要，檔案工作者必須做大量的升級(jí)工作。需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化利用的傳統(tǒng)載體檔案必須進(jìn)行數(shù)字化處理，這就需要提供相應(yīng)的包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、系統(tǒng)軟件等在內(nèi)的硬件、軟件設(shè)施;同時(shí)，傳統(tǒng)的全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄這樣的工具顯然也是不能用于數(shù)字化查找的，而必須利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，建立一套完整的數(shù)字化提供利用目錄，方便廣大用戶在信息化條件下查找利用。

2.2傳統(tǒng)的提供利用的一切工具還必須正常管理

由于信息化時(shí)代是一個(gè)重疊而不是全新的時(shí)期，因此，并不是所有的用戶全部都進(jìn)入了所謂的“信息時(shí)代”，還有不少用戶，甚至是學(xué)富五車的人文學(xué)者，對(duì)信息技術(shù)的掌握非常有限，他們必須借助傳統(tǒng)的檔案提供利用的方式方法來(lái)完成檔案信息資源的查找利用。因此，檔案部門在全面進(jìn)行以數(shù)字化為目標(biāo)的升級(jí)的同時(shí)，傳統(tǒng)的一切提供檔案利用的方法都必須繼續(xù)，而且還要照常更新。在信息技術(shù)并不發(fā)達(dá)的地方，傳統(tǒng)的提供檔案利用的方法甚至仍然占據(jù)著主導(dǎo)地位。

2.3檔案提供利用的管理體制必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整

在檔案提供利用工作中，由于信息技術(shù)與傳統(tǒng)方法并存的格局的出現(xiàn)，檔案管理的相關(guān)環(huán)節(jié)將不得不進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。在管理體制上，由于電子檔案的立卷將不再是傳統(tǒng)意義上的由內(nèi)容聯(lián)系而排列的實(shí)體卷宗，而是以數(shù)據(jù)為單元進(jìn)行隨機(jī)存儲(chǔ)的“虛擬案卷”，因此，電子檔案管理不是以案卷為單位管理，而是以每份文件為單位管理，所以，檔案管理體制將不再?gòu)?qiáng)調(diào)集中統(tǒng)一管理，甚至檔案也不必集中在一起，而是強(qiáng)調(diào)檔案信息在網(wǎng)上的快速檢索和傳遞。

3 對(duì)檔案工作人員的影響

檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的主體是人才。在傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)中，檔案工作以輕松、責(zé)任不重而成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位中名副其實(shí)的“休閑”部門。檔案系統(tǒng)的人才結(jié)構(gòu)五花八門，無(wú)論是管理者還是專業(yè)技術(shù)人員，受沒(méi)受過(guò)檔案專業(yè)教育都無(wú)所謂，半道出家照樣很快就能“駕輕就熟”。也正因?yàn)槿绱耍瑱n案部門很少能引進(jìn)真正高素質(zhì)的人才，引進(jìn)了的高素質(zhì)人才也因?yàn)楣ぷ鞯奶魬?zhàn)性不強(qiáng)、體現(xiàn)的價(jià)值不大而容易流失。然而，當(dāng)信息技術(shù)進(jìn)入到檔案行業(yè)以后，這種對(duì)人才素質(zhì)要求不高的情形已經(jīng)過(guò)去了。檔案提供利用工作要求的必須是多方位、復(fù)合型的高素質(zhì)人才，這樣的人才應(yīng)當(dāng)具備以下幾個(gè)條件:

3.1受過(guò)檔案專業(yè)訓(xùn)練

檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)對(duì)信息時(shí)代檔案工作者而言，是構(gòu)筑大廈的基石。因此，無(wú)論何種情況，受過(guò)檔案專業(yè)訓(xùn)練是對(duì)信息時(shí)代檔案工作者的首要要求。如果條件不成熟，由于檔案信息工作的需要又必須引進(jìn)非檔案專業(yè)人才時(shí)，也應(yīng)采取相應(yīng)的措施，比如脫產(chǎn)學(xué)習(xí)等，力所能及地使人才完成檔案專業(yè)訓(xùn)練的全部或部分內(nèi)容。

3.2擁有多種必須技能

在信息時(shí)代，從事檔案的提供利用工作再也不是只靠手和筆就能完成的任務(wù)。檔案工作者除了要求能了解、掌握傳統(tǒng)的手工管理檔案的技能方法之外，還應(yīng)當(dāng)具備多種必須的技能，滿足檔案工作適應(yīng)信息化的需要。這些技能包括:專業(yè)外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)操作、多媒體應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)、新型載體保管保護(hù)技術(shù)等等。

3.3具備獨(dú)立攻關(guān)能力

獨(dú)立的項(xiàng)目管理或攻關(guān)能力，是一個(gè)中高級(jí)人才區(qū)別于普通人才的重要標(biāo)志，也是綜合檔案館在引進(jìn)檔案信息工作人才時(shí)需要看重的方面。在信息時(shí)代，檔案部門引進(jìn)這樣的人才，才能組織完成檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、檔案提供利用服務(wù)、檔案信息資源開(kāi)發(fā)、專題調(diào)研等項(xiàng)目和任務(wù)，從而使綜合檔案館能從容應(yīng)對(duì)信息時(shí)代各種檔案信息資源利用者的需求挑戰(zhàn)。

4 檔案服務(wù)方式的改變以及安全問(wèn)題

在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案提供利用多是“守株待兔”式的工作。檔案工作者的主要任務(wù)是將相關(guān)檔案信息資源及其目錄整理好，并及時(shí)準(zhǔn)確地為上門的檔案利用者查找到相應(yīng)的檔案就可以了。一些稍有突破的檔案提供利用的方式，比如電話查詢、舉辦展覽、開(kāi)辟閱覽室等，也不需要花太多的精力。但在信息化背景下，尤其是檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)以后，無(wú)論是檔案信息資源的提供者還是利用者，都不得不面臨一些變革。

檔案工作者為用戶服務(wù)的重點(diǎn)將從檔案“物的傳遞”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸R(shí)和信息的傳遞”。檔案工作者的主要工作不僅僅是“熟悉館藏”，而且要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整理，幫助用戶以有償、快捷、簡(jiǎn)單的途徑獲取自己需要的信息。

在一定階段，比如檔案信息資源網(wǎng)建設(shè)成功以后，檔案工作者為用戶服務(wù)的信息源將不僅僅局限于其服務(wù)的檔案機(jī)構(gòu)，而延伸到他們能夠利用數(shù)字化工具處理到的其他檔案機(jī)構(gòu)的檔案信息資源，檔案信息資源將在全社會(huì)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)最大程度的共享。

檔案利用者可以自己利用設(shè)備進(jìn)行自我服務(wù)。檔案利用者需要什么樣的檔案信息，可以不再像以前那樣涉足檔案館，由檔案館的工作人員幫助自己查找，而可以利用網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)搜索引擎，按照提供的不同檢索方法，自己“取用”所需要的檔案信息。

檔案提供利用的實(shí)質(zhì)是對(duì)檔案信息資源的利用，即對(duì)檔案中包含的顯性信息或隱性信息的利用。在傳統(tǒng)的檔案提供利用工作中，由于檔案提供利用者直接控制著顯性信息并可根據(jù)利用者的身份決定是否將包含相關(guān)隱性信息的顯性檔案信息提供給檔案利用者，所以，檔案的隱性信息不存在太大的安全問(wèn)題。然而，進(jìn)入信息時(shí)代以后，一方面，檔案的顯性信息要及時(shí)開(kāi)發(fā)出來(lái)，并盡可能地提供給檔案利用者使用；另一方面，對(duì)可以檢索的檔案信息，在新的技術(shù)環(huán)境里，由于失去了檔案工作者的直接控制，如何保證其中的隱性信息的安全，成為廣大檔案工作者必須高度重視的一個(gè)問(wèn)題。除了檔案信息資源的隱性信息存在安全問(wèn)題以外，由于在網(wǎng)絡(luò)化背景下，諸如病毒一類的來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的安全隱患和破壞日益猖撅，只要是數(shù)字化并提供上網(wǎng)的檔案信息資源，以及部分支持檔案信息資源上網(wǎng)的硬件設(shè)備，都有可能受到安全威脅。現(xiàn)在，有的計(jì)算機(jī)病毒已經(jīng)能夠?qū)ο到y(tǒng)硬件進(jìn)行破壞。因此，檔案信息資源的安全問(wèn)題是檔案信息系統(tǒng)帶給檔案工作者另一個(gè)重要的麻煩。

參考文獻(xiàn)

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