淺談文化視閾下秘書氣質的養成

胡長貴

摘要：文章分析了秘書氣質養成的文化原因，進一步探討了現代秘書應具有的文化性格，并指出了秘書氣質養成的基本路徑。

關鍵詞：秘書氣質養成；文化；辦公室文化

中圖分類號：C96文獻標識碼：A

文章編號：1674-1145(2009)06-0075-03

秘書活動是一種十分繁重的勞動。秘書活動的緊張性、快節奏和高壓力，都對秘書人員的心理品質和氣質養成提出了越來越高的要求。秘書人員必須充分利用文化元素，加強心理素養，培養優雅的氣質。

一、秘書氣質養成的文化成因

人是文化的產物。秘書作為一個特殊的職業，其氣質養成天然地受到文化的深刻影響。

(一)秘書是一種特殊的文化角色

古往今來的優秀秘書從業者都具有深厚扎實的人文功底。在傳統觀念中，秘書常常與秀才聯系在一起。隨著秘書學科的建立，人們在理性的高度努力作出科學概括的時候，也始終沒有忘記秘書的文牘性。

秘書本身就是文化人，這是秘書職業的內在體現和要求。秘書在領導者身邊工作，是領導形象的“補充”、機關效率的“折射”、自身素養的“反映”，是領導者的參謀和助手，其職責是為領導者服務，其中最主要最重要的是智力上的服務。秘書要能夠與領導者在思想上進行交流和溝通，本身就應該具備相當的學識水平。秘書是否優秀最根本上取決于秘書人員能否為領導科學決策提供幫助。這種能力來源于秘書科學的頭腦、準確的判斷、合理的推理、縝密的邏輯，取決于秘書的文化、閱歷、經驗和參政智慧及理政能力。這就要求秘書人員除了具有較高的學歷和相應的專業知識外，還要多學點哲學、美學、歷史、文藝學等方面的知識。多讀點中外文學名著，不斷提高自己的人文素養，提高審美水平，做一個名副其實的文化人。

秘書不是某種符號，不是辦公機器，而是活生生的有血有肉、有思維會思考的人。人的生存除了物質形態，還要有精神形態，這就離不開文化。在物質形態的生存得到一定的滿足之后，文化生活水平的提高就成為人們生活質量的重要因素。秘書工作對社會及其時尚有著重要的影響，就更需要有深厚文化底蘊的支撐。秘書人員的儀表、風度、氣質、形象代表著領導機關的形象，展示著領導機關的作風，對周圍人群有著不可低估的影響；秘書需要相應的機智和應變能力，以便在處理和應對復雜情況時臨危不亂、游刃有余、左右逢源、恰到好處。而智慧來自于知識，來自于見識，來自于文化。

(二)文化是秘書氣質的生長素

氣質，作為個體帶有傾向性的、本質的、相對比較穩定的個性特征、風格以及氣度的總和，常常體現于個人的實際工作和言談舉止中，成為反映其內在精神修養狀況的重要心理坐標。文化深藏于每—個人的內心世界，一般體現在人的語言、思維、情感、意志、儀態、個性、文藝技能等方面，是構成人的氣質、風度和人格的內在因素。文化修養的高低決定著一個人的胸懷、視野、氣度和智慧，決定著他的思維方式和行為方式。正如古人所說，“腹有詩書氣自華”。文化就是秘書氣質養成的生長素。

加強文化修養有利于秘書優化自己的知識結構，增強自信意識。秘書被稱為“雜家”，秘書的知識結構是T型的，即知識面要廣，專業知識要深。文學的認識屬性和文化屬性正好有利于秘書構建這樣的知識結構。

加強文化修養有助于秘書提高自己的思維能力，培養創新意識。一個人是否有智慧主要體現在思維上，而思維的過程是從運用語言表達觀念到形成新的認識的過程。文化修養好，秘書才能更好地運用語言去表達自己的看法，才會更好地鍛煉自己的思維能力。文化修養尤其有利于秘書提高自身的創新思維。要創新，就要多讀書，提高自身的文學修養和文化品位。

加強文化修養有利于提高秘書的業務水平，增強認識深度。書面表達能力是秘書提高服務水平的關鍵。文字水平代表著秘書的服務水準，反映著秘書各側面、全方位的素質和綜合能力。文字水平的提高可以縮短秘書與領導認識上的差距，提高秘書輔助決策的能力。文化修養對秘書的寫作效率和質量有直接影響，秘書的文化修養決定著文稿寫作的深度和穿透力。能夠形成文化修養越好，認識事物越有深度，寫作越有穿透力，工作效率和質量就越好的良性循環的局面。

(三)文化是形成秘書氣質差異的根本原因

從文化的作用機制來看，人的心理是在社會文化環境的制約和作用下建構起來的。文化總是特定區域和歷史的文化，具有相對性，它主要通過不同的文化模式來影響人的心理和行為。不同文化背景中的人的心理和行為是通過人在不同文化模式下形成的認識論這一機制來彰顯社會文化的作用的。優良的文化對秘書的工作態度、個性形成，信仰、行為習慣產生好的影響。當這些東西形成后，就自然影響著秘書工作，促進秘書工作朝好的方向前進；不良的秘書文化對秘書工作產生消極作用，制約秘書工作的發展。秘書文化還可通過提供什么，反對什么來規范秘書的行為，從而制約秘書工作。

二、現代秘書應具備的文化性格

秘書的良好氣質和心理品格，是秘書素養的重要組成部分。在諸多心理素質中意志品質和氣質在秘書活動中占據很重要的位置。為了不斷應對現代社會對秘書提出的新挑戰，現代秘書要認真培育和養成以下文化氣質和心理品格：

(一)自信堅韌的文化精神

一方面，秘書工作不是一種簡單的機械操作，而是一種與人相處、與人溝通、與人合作的藝術。它總是處于運動變化之中。秘書如果沒有自信或者自信心不足，難免會陷入時時落后、事事被動的不利局面。另一方面，由于秘書自身地位的從屬性，決定了許多事情都具有不確定性，工作中難免會遇到挫折或不協調。秘書人員只有充滿自信，才會自尊自強，進而激發出極大的勇氣和毅力。形成良好的自我意識和價值判斷。

堅韌是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。具有堅韌的意志，不但是一切成就大事業的人們的心理特征，而且也是平凡崗位上默默無聞、無怨無悔的一種典型心理特征。做一件事，完成某項工作，能否有不達目的不罷休的勁頭和毅力，是評判秘書是否具備堅韌的意志力的一個標準。有了貫穿始終的意志力，他就能兢兢業業，滿懷信心，勝利到達理想的彼岸。

(二)熱忱敏銳的文化心理

秘書工作不是整天迎來送往、寫寫改改、玩玩樂樂的輕松工作，它需要秘書付出大量的智慧和艱辛，沒有極大的熱情，不全身心地投入，是不可能做好秘書工作的。同時，由于秘書是聯系領導、群眾和職能部門的橋梁，工作具有很強的服從性和服務性，工作時間久了，常常會產生壓抑感和孤獨感。秘書只有時刻保持樂觀、熱情的心理，才能變被動為主動，變消極為積極，開創出有利于工作，又充滿希望的發展事業空間。

秘書每天都要接觸各種各樣的文字材料，這些材料中含有大量信息，需要分類整理、提煉加工。在對這些材料的收集、歸類、處理過程中，秘書要對各種信息進行有效取舍，以便把最有用的信息提供給領導。這要求秘書必須具備敏銳的洞察力。同時，秘書還要為領導的行政事務和日常生活服務，事情瑣碎、

繁雜，只有時刻保持清醒的頭腦，善于觀察問題，見微知著，才能做到成竹在胸，保持工作的準確性、超前性和前瞻性。

(三)務實細致的文化品質

務實是成就事業的保證。培養務實作風必須力戒“形式”，注重實效，正確處理形式和內容的關系，防止重形式、輕內容的偏向，實現形式與內容的統一，使形式更好地服務于內容。秘書要做老實人。講老實話，辦老實事，在任何場合、任何時候和任何情況下，都要堅持做到表里如一，言行一致，光明磊落，決不能欺詐?；?，說假話、做假事，當面一套背后一套，陽奉陰違，見利忘義。

海爾總裁張瑞敏有一句名言：“把簡單的事做好就是不簡單，把平凡的事做好就是不平凡?！弊雒貢ぷ鳎聼o大小、不分巨細。每做一事都要竭盡全力、求其完美，這也是秘書氣質反映在事業上的一個標記。秘書的事務性工作涉及面廣、繁雜瑣碎，應有盡有，不僅有輔助性、服務性、全面性的特點，而且具有很強的機密性、政策性，它環環相扣，關系密切，“牽一發而動全身”，往往涉及一個全局和整體，尤其需要一絲不茍、盡善盡美的辦事態度。

(四)開放大度的文化氣質秘書工作是一種開放型的工作，必然要求秘書具有開放心態。秘書的服務對象具有多樣性和互動性的特點，更需要秘書以開放的心理，來接受各種服務對象，并與之打交道，廣交朋友，拓展更為廣闊的工作渠道。新時期的秘書往往被人們冠之以“通才”、“全才”的美稱，這就要求秘書根據自身分工的不同和形勢發展的需要，積極了解和懂得與秘書工作有直接關系或者間接關系的領域中取得的新成果，不斷汲取各種有益、科學的養分，積極適應新的形勢、新的變化。

秘書要有容忍的度量，就是一種寬闊的胸懷。秘書身處復雜微妙的地位，不可持個人之性，不能逞一時之氣，而要從非我的角度，謹言慎行，虛懷若谷，聽得起批評，受得起委屈。耐得了刺激。堅持小局服從大局、局部服從全局、個人服從集體。要把奉獻的著力點、著眼點。始終放在本職業務上，在平凡工作中實現個人價值，體驗人生的樂趣。秘書工作相對來說生活清苦、工作辛苦、條件艱苦。必須有甘于受苦、樂于奉獻的精神，必須有吃苦在前、享受在后的品格。

三、辦公室文化建設是秘書氣質養成的基本路徑

良好的氣質和意志不是自發產生的。秘書素養和氣質的結構和運作總是存在于一定的社會環境之中。秘書素養和氣質各個要素的形成和發展都是以秘書對社會生活或工作的感受和認識為前提的，是以最終適應社會的需求為目的的。而辦公室文化是秘書最貼近、影響最大的社會環境。

從組織行為學角度分析，辦公室文化有其自身的特征。辦公室文化是作為一個群體心理定式及氛圍存在于工作人員中，在這種辦公室文化的影響下，工作人員會自覺地按辦公室的共同價值觀及行為準則去從事服務和管理工作。辦公室文化所起的作用，主要是靠其核心價值觀對職工的熏陶、感染和誘導。使職工自覺地按辦公室的共同價值觀念及行為準則去工作。建設優良的辦公室文化，有利于秘書加強氣質修養，彌補自己的氣質缺陷，并充分發揮自己的氣質優勢。

(一)塑造科學和諧理念。樹立正確的文化導向

要著力打造辦公室認同的發展理念，促進秘書形成優良的而又各具特色的個體氣質。一是塑造科學和諧理念。要不斷強化對內、對外溝通協調，建立起對上對下協調、各大班子協調和內部協調的高效機制，促進辦公室的科學和諧發展。對上要做到多匯報、多溝通；對內采取談心、交流等多種形式，營造一種上下級之間“無縫溝通”的氛圍；對下采取座談會、問卷調查、實地調研等形式，暢通機關與基層、群眾的溝通渠道。二是塑造完美執行理念。在貫徹落實領導的意圖時，不“保留”，不“打折”，不“變通”，切實做到令行禁止，確保政令暢通。加強對辦公室人員的技能訓練，不斷培養敬業、忠誠和效率意識，認真貫徹高標準、無差錯的工作要求和質量標準。三是塑造規范高效理念。以提高機關效能為目標，牢固樹立“細節決定成敗”的理念，對目標管理、組織結構和流程、績效評估等各個環節進行細化，促進工作流程不斷優化。

(二)倡導奉獻創新精神，夯實文化建設的根基

一是倡導無私奉獻精神。真正做到謀事而不謀私，奉獻而不索取；引導大家熱愛本職崗位，任勞任怨，主動、高效地完成各項任務；引導大家樹立甘于吃苦的精神，在平凡的工作中有所作為。二是倡導真誠關懷精神。真誠關懷秘書，大力營造公正公平的成才環境，搭建起能讓優秀人才脫穎而出的廣闊平臺。三是積極倡導創新精神。要在工作思路、工作方法等方面不斷改進和創新，積極向領導提出符合客觀情況和發展趨勢的新觀點、新思路、新辦法，使工作更加貼近領導要求，更加貼近基層實際。

(三)健全教育制度體系。構建文化建設長效機制

一是學習教育體系。通過讀書、講座、聯誼會等多種形式，不斷提升秘書的人文精神；認真開展述學活動，定期組織科室之間、秘書之間交流心得體會，提高秘書的思想素質和學術素養。二是制度保障體系。建立健全文化建設規章制度，將文化建設擺上重要工作議事日程，列入辦公室工作要點，細化分解具體的目標、責任和完成時限，有計劃、有步驟、分階段組織實施。三是調查研究體系。圍繞行政文化建設的主要內容和關鍵環節，開展調研論證，從理論和實踐上探討搞好文化建設的新思路、新方法，不斷豐富辦公室文化內涵。

(四)轉變工作作風，營造團結高效的文化氛圍

一是與文明創建相結合。圍繞打造文明單位，引導大家強化忠誠意識、服務意識和大局意識，確立與形勢發展要求相適應的價值觀念和服務理念。二是與爭先創優相結合。全力抓好服務，抓住牽動全局的關鍵點、領導的關注點和師生意見的集中點，不斷提高工作的主動性和預見性。三是與轉變作風相結合。牢固樹立“師生利益無小事”的觀念。注重團隊作風建設，努力為領導、部門和師生提供更加方便快捷的服務，逐步形成團結、友愛、高效的辦公室氛圍。