對《“檔案形成在前”說對電子檔案管理的啟示》的幾點異議

范曉蔚

摘要：2007年《檔案管理》第3期刊登了劉東斌先生《“檔案形成在前”說對電子檔案管理的啟示》一文。本文針對該文的有關觀點提出幾點異議，具體圍繞電子文件與電子檔案的區別與聯系問題展開論述。

關鍵字：電子文件；電子檔案；關系

2007年《檔案管理》第3期刊登的《“檔案形成在前”說對電子檔案管理的啟示》(以下簡稱《劉文》)在“檔案形成在前”說的基礎上。對電子文件與電子檔案進行辨識，《劉文》認為：電子檔案形成在前，是電子文件的前身，電子文件是電子檔案的復制件：又指出幾種電子文件管理思想和理論。這無疑是個具有創新意味的理論設想。并試圖顛覆界內對檔案與文件以及檔案學理論的既定認識。仔細研讀《劉文》，不禁產生許多疑問。對“檔案形成在前”說更是疑惑重重。在此，筆者簡單談談個人的觀點與看法。不當之處，請劉先生指正。

1淺析檔案形成在前說

《劉文》是基于之前的《論檔案形成在前》(以下簡稱《論》)中的“檔案形成在前”說的前提下展開論述的，因此。有必要在此對“檔案形成在前”說作簡單評述：首先。關于文件與檔案的定義。《論》一開始引用了《檔案學詞典》中的狹義文件的概念和陳兆禊、和寶榮主編的《檔案管理學基礎》中的檔案定義；然而在后文的展開論述中，又將檔案理解作文件的前身，文件是檔案的復制件；將檔案具體為定稿及之前的底稿、原稿、原本、原件等，文件則是定稿眾多的復制件。顯然。前后對文件與檔案的理解不一致，像是作者隨意的在定義文件與檔案，更是在模糊文件與檔案的界限。從檔案利用的角度看，用戶利用的往往是最后的定稿，而不是定稿之前的一些草稿、底稿等。若按照《論》的說法，那么用戶利用的不僅僅是檔案，還包括了文件。所謂的檔案利用也存在著內涵界定的問題。其次，關于文件的記憶功能問題。《論》中強調文件只是辦事工具。不具備記憶功能。文件的形成是為了滿足其形成者行使職能、處理實際工作的需要而被制作的。為了發揮命令、指揮、控制和傳遞信息的效用，作為辦事工具的文件。必定記載著被執行的事情的具體內容和要求，如若沒有承載這些信息，文件又如何能實現作為辦事工具的執行作用呢?

2電子文件與電子檔案的區別

《劉文》中電子文件采用的是馮惠玲教授主編的《電子文件管理教程》中的定義，即：“電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件”。界內對電子文件雖然有多種不同定義，但都不偏離電子文件形成的三大要素，《劉文》中的定義也不例外，即：第一，電子文件仍屬于文件的范疇：第二，電子文件是由數字設備產生和處理的。它的信息形態是數字化的；第三，電子文件采用代碼形式記錄信息。這與國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T18894-2002)中電子文件的定義——“以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體。依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件”大致相同。

《劉文》中將電子檔案定義為：在計算機系統中生成的以代碼形式記錄的檔案。而根據國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T 18894-2002)，電子檔案指的是：“具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。”也就是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，而并非如《劉文》中所指。電子文件的出現，使得檔案載體發生了改變，傳統紙質檔案逐漸向電子檔案過渡，但這并不影響到電子文件時代文件與檔案的關系，文件與檔案是不同時空不同價值的表現。而看《劉文》中的定義，電子檔案不存在轉化問題，一經形成便是檔案，這正是基于“檔案形成在前”說前提下引出的電子檔案形成在前觀點。對于“檔案形成在前”說提出的“檔案形成在前，是文件的前身。文件則是檔案的復制件”這一觀點，僅是基于“檔案是記憶工具，所以形成在前”以及“檔案之義形成在前，而文件之意產生在后”這兩點，不但這樣的觀點其理論基礎本身存在問題，而且更是作者以隨意定義的方式來理解文件與檔案以及兩者關系。在這樣沒有支撐力的觀點下給出的“電子檔案”定義必然有其片面之意。

2.1電子文件與電子檔案

《劉文》中提到“在信息時代，電子文件與電子檔案仍然有區別”，但是卻將這種區別放在“檔案形成在前”的觀點下去理解，從“檔案形成在前，是文件的前身，文件是檔案的復制件”的觀點推出“電子檔案形成在前。是電子文件的前身，電子文件是電子檔案的復制件”的觀點。對于這樣的說法，筆者不能茍同，原因在于：第一，如前所述，劉先生堅持的“檔案形成在前”說僅只是在否認了文件的記憶功能的基礎上，提出“檔案之義先于文件之意”，即“檔案形成在前”，文中雖然引用了文件與檔案的定義，但展開論述時又將定稿視為檔案，將檔案的復制件視為文件，這樣隨意定義文件與檔案，不得不令人對其所持的“檔案形成在前”說產生懷疑。第二，片面理解文件與檔案的關系，否認檔案是由文件轉化而來的。檔案都具有“原始記錄”性，這是檔案的最基本的社會屬性與特征，但不能說保存“原始記錄”的就是檔案，就是原件。而文件也不是在需要辦理或執行時復制檔案原件而成的，文件是為了相互聯系和處理事務等實際需要，進行記錄、固定和傳播的一切信息材料，“檔案的復制件”并不是其本質。

在電子公文的擬稿、審核、定制、簽發這一發文流程中，也即稿本的形成過程中，《劉文》認為形成的不是文件，而是檔案，認為從公文擬稿開始到確定文號這一過程的完成就形成了檔案，而印制紅頭文件的程序也就是歸檔的程序，只是在復制檔案形成文件，以發往各個部門辦理執行，文件只是檔案的最后稿本的復制件。歸檔只是保存檔案的管理手段，不是檔案形成的必要條件。而對于電子檔案管理流程，《劉文》否認了一開始的電子文件的形成，認為電子文件的設計形成實際就是電子檔案的形成，因為從設計形成到最后銷毀，所謂的電子文件始終都沒有離開檔案人員的視野和管理，也從未發生過辦理事情，更未發揮過現行作用和被用于執行過。對于兩個流程會有這樣的理解，正是由于對文件與檔案兩者關系的片面理解所致。電子文件還是文件的范疇，電子檔案也還是檔案的范圍，只是各自載體發生了變化。電子文件與電子檔案，文件與檔案，都是同一事物在不同階段的不同方面。從文件到檔案，就如從蝌蚪到青蛙，兩者互有聯系，但又有區別，是不同時空的不同價值表現。

2.2電子文件也具有記憶功能

《劉文》認為“電子檔案是記憶工具，電子文件是辦事工具”，“文件是檔案的復制件，只有其內容信息，而沒有其產生的背景信息”，對于電子文件來說，“只要有內容就行，不需要鑒定其背景、結構信息，更不必管其代碼、格式如何”，也就不需要重視電子文件的管理和使用。對于《劉文》所提的觀點，在這里需