論高校學報檔案管理

姜春霞

摘要：高校學報檔案包含著科學技術的新成果、新技術、新理論和新進展等資料信息，是教學和科研工作的主要情報來源。其信息資源價值含量大，具有一定的特殊性和開發利用價值。研究高校學報檔案管理工作的作用、內容與原則、存在問題與對策建議、科學管理和開發利用，對高校學報檔案管理工作具有實際指導意義。

關鍵詞：高校學報；檔案管理

1高校學報檔案管理的意義和作用

1.1高校學報檔案管理的意義

科學化、制度化的檔案工作是一所高校的重要基礎工作之一，學報檔案管理的研究與開發是一件大事，是提高學報工作效率和工作質量的必要條件。開展學報檔案的研究與開發具有極其重要的意義。首先，能夠為作者的成果轉化創造更好的條件，有助于全社會為科技人員創造性的工作建立起良好的社會環境和運行機制，能夠更好地彰顯學報的寶貴價值，深層次利用學報檔案的寶貴信息資源。其次，激活學報檔案中沉淀的寶貴信息資源，變潛在價值為現實價值。第三，能夠密切作者與社會各方面的聯系，促進全社會更好地認識科技成果對推動社會生產力快速發展的巨大作用。第四，學報檔案客觀地記錄著作者成果及發展的歷程，是作者進行科研與開發情況的信息載體，也保存著學校學術發展的歷史，為高校和社會積累、保存了歷史文化財富。

1.2高校學報檔案管理的作用

1.2.1對和諧社會的建設發揮作用。學報檔案是國家科學技術資源的重要組成部分，它所具有的原始記錄、信息、知識、價值等屬性以及依據、憑證、參考等作用，可對我國的和諧社會的建設發揮積極作用。

1.2.2有利于國家檔案的微觀化管理。學報檔案的前身是各種雜亂、分散的稿件、審稿單、主編審簽表等，將其分類整理歸檔，有利于高校檔案的管理工作，也便于國家檔案工作的微觀化管理。

1.2.3保證高校科研教學工作的順利開展。學報是時代的產物。也是歷史的見證。一定時期的學報總是反映那個時期學校師生在教學科研工作中產生的新見解、新學說、新理論、新成果。因此，在一定意義上講，學報檔案真實記錄了一段時期學校教學科研的成果、動態、方向和水平。學報檔案作為高校科研、教學活動的記錄。是高校科研、教學技術的軟載體和存在形式之一，是高校推廣新的科研、教學技術的媒介和導體。對其加以研究和利用。可以促進和改善學校的教學科研工作。

1.2.4保證學報各項工作的順利開展。隨著時代的發展、科學的進步，學報編輯工作不可能保持靜止不變的狀態，要發展就得有繼承，編輯水平要提高就得有借鑒。因此，作為學報工作人員，無論是從事編輯工作還是編務工作，都需要研究學報編輯出版工作的歷史發展變化，總結學報編輯出版工作的歷史經驗，探索學報編輯工作的規律。學報檔案是學報編輯、出版、發行的原始記錄，決定了其對學報工作具有依據、憑證、參考、繼承和借鑒的作用。

2高校學報檔案資料的內容和歸檔原則

2.1高校學報檔案資料的內容

要使學報檔案在高校科技創新中真正發揮作用，要以完整性與憑證性兩者兼顧、雙重并舉的原則來確定學報檔案歸檔范圍和內容。筆者認為，高校學報檔案可分為期刊類、文件類、編輯部人員學術研究類三種。

2.1.1期刊類檔案。又分為以下幾種情況：第一，來稿登記檔案。不管是自由來稿還是編輯約稿，均應做詳細登記，登記項目包括文章編號、登記日期、論文題目、基金資助項目名稱及編號、作者姓名、單位、通訊地址以及聯系電話和E-mail地址。第二，已刊用稿件檔案。包括期刊樣本、末次校樣、發排稿、原稿、修改稿、審稿單等。這類檔案最顯著的特點是以卷、期為單位。以年、月、日、出版期號為順序號。遵循這一規律，這部分檔案的整理就應以“卷”、“期”為立檔單位，在每一期刊物出版后分類歸檔。第三，不用稿件檔案，原稿和審稿單按登記日期順序分類整理歸檔，并詳細登記文件特征。第四，交流期刊。應按刊物名稱立卷，便于查找。

2.1.2文件類檔案。分為以下兩類：第一，重要文件檔案。包括創刊、更名、增刊、改版、變更刊期的請示和批復文件，上級機關關于新聞出版工作的重要政策性文件，出版許可證、ISSN證書、相關合同入編協議書、期刊上網合同書等，上級機關和學術團體頒發的獲獎證書及相關文件、期刊統計數據等。這些都是刊物合法出版、編輯部工作正常運作及刊物質量的重要依據和證明材料，需要登記造冊，永久保存。辦刊方針、宗旨及章程、期刊登記表等需永久保存。第二，編輯部一般文件檔案。如上級發放的文件可按年度組成一卷，其他在學報編輯工作中形成的文件資料，可按問題進行立卷，通過整理編目，可長期保存。

2.1.3編輯部人員學術研究檔案。可按年度整理立卷歸檔或建立個人科研檔案，并且要將編輯人員所需的專業理論與提高業務技能的學術性、技術性資料、備用的工具書、必要的技術性和報道性補白材料等收集歸檔。

2.2高校學報檔案資料的歸檔原則

成套性文件才能更好地發揮群體作用和歷史再現功能，因此，學報檔案的歸檔應遵循以下原則：一要拓展檔案信息收集的渠道、載體和內容，使檔案的收集和整理工作規范化和制度化；二要尊重歷史。實事求是，不可隨意涂改和篡改文件：三要力求保持文件之間的歷史聯系，包括來源、內容、時間、形式。另外，還要考慮文件的不同保存期限。創刊、期刊變更的請示和批復文件，編委名單，辦刊方針、宗旨和章程，各種有效證件，榮譽證書，會議記錄，大事記，投稿光盤、軟盤，中國學術期刊(光盤版)等，因比較重要，需永久保存；出版后的樣書和發排稿，作為檢驗編輯部工作質量的依據，需永久保存；原稿是作者成果的原始記錄，需永久保存：審稿單記錄了責任編輯、專家和主編等審稿人對稿件的處理意見，包括對論文水平的評價、統計數據的準確性、圖表的規范性及可取性等審閱意見，以及對論文的最終意見，需永久保存：校對稿可作為編輯部工作質量及自身不同時期工作狀況的依據，有利于管理分析、總結工作經驗。對于保證期刊工作質量、分析差錯原因有很大幫助，可短期保存，保存期限可定為一年至三年；交換的期刊，編輯部可短期保存，保存期限為一年至三年，然后裝訂成冊，交圖書館過刊室長期保存。

3提高高校學報檔案管理水平的建議

為了做好高校學報檔案工作，要從以下幾個方面加以努力。首先。對高校學報檔案工作的重要性認識有待提高。要加大宣傳力度，組織編輯部人員學習《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》等文件，使他們充分認識高校檔案工作的地位和作用，主動做好檔案的收集工作。其次，學報編輯部要制定具體的檔案管理規章制度，實行檔案的規范化管理。檔案工作中要做到有據可依。有章可循，落實好檔案管理工作人員，并嚴格按照職責、保質保量做好管理工作，使學報檔案管理工作規范化。第

三，抓好學報檔案管理隊伍的建設，加強檔案管理人員的業務培訓。高校學報一般沒有專職檔案管理人員，絕大多數學報編輯部都由編輯(或編務)人員兼任。這些兼職檔案管理員的主要任務是編輯(或編務)工作，所以要注意做好他們的思想工作，增強他們的使命感和責任感，鼓勵他們認真對待自己兼任的檔案管理工作；另外，這些兼任的檔案管理員大多未受過正規的檔案管理訓練，對檔案管理業務不一定很熟悉，要組織他們參加學校檔案主管部門主辦的檔案管理業務培訓，幫助他們提高檔案管理業務水平，積累管理經驗。

4高校學報檔案的開發利用及發展方向

開發資料信息交流是學報的一項重要職能，學報工作人員要充分認識到自身在資料信息創造過程中的重要作用，樹立資料信息價值的新觀念，使資料信息更快、更好地服務于教學、科研工作，促進文化交流和學術事業的共同發展。另外，完備、清晰的檔案資料，也是學報編輯工作規范化管理的重要手段。原始的文字記錄可以充當檢查、驗收編輯工作的標準。轉載率的統計可以反映期刊的社會反響。業務檔案可以考證編輯人員的工作是否踏實、認真、富有成效。總之，嚴格規范的檔案及其合理的開發利用是整個學報編輯工作得以良性循環的關鍵。

4.1保證出版質量，查找差錯源頭。原稿、修改稿和各校次校樣的完整歸檔，可以作為對編輯工作質量及編輯出版不同時期的工作狀況評價的依據，有利于管理分析、總結工作經驗。

4.2解決期刊與作者的糾紛。作者稿件檔案的妥善保存有利于清理出版差錯的責任。而作者與編輯部簽訂的《著作權轉讓書》檔案，則可避免與作者以后在著作權益方面的糾紛。

4.3建立審稿專家庫，篩選優秀作者群。把期刊多年保存的《專家審稿意見單》歸納整理，選擇其中責任心強的專家作為穩定的審稿專家隊伍，可建立期刊審稿專家庫，并在每期審稿單歸檔時對專家庫進行補充。另一方面，學報檔案收集了每期大量的論文、論著及科研成果，反映了廣大科研、管理工作者的實際學術水平、科研能力和管理能力，據此可以篩選出優秀作者群，及時了解他們的學術動向，并向他們約優質的稿件。

4.4提供重要的原始資料和館藏文獻。首先。高校學報檔案為期刊自身參與各種評刊活動提供了材料。期刊報獎，原始資料的收集顯得非常重要，如被數據庫收錄證書、獲獎證書、發行量證明材料、讀者反饋意見、專家評刊意見等，而這些材料大都來源于平時積累的檔案材料。其次，為主管、主辦單位提供原始材料。高校學報檔案具有憑證、考究的價值，不僅可為階段性總結提供服務。還可為研究學報編輯出版史提供重要史料。再者，學報業務檔案還是個人人事檔案的補充，為國家及部門選拔人才、合理使用人才及人才的交流提供了依據。

4.5促進高校間學術的交流。兄弟院校間學報的交換和歸檔、管理、利用，不僅能促進院校間的學術交流、科研交流，提高教學質量，還能促進高等教育的研究，增進教育體制的改革。

4.6促進學報檔案管理文檔一體化。隨著信息產業的不斷壯大和電子計算機等新技術的迅猛發展，學報檔案管理逐漸向電子化、網絡化過渡，文檔一體化的趨勢也日漸明顯。實現文檔一體化是加快學報檔案管理現代化的必要條件之一。將文稿處理與檔案管理相結合，避免重復勞動，使文稿處理中的登記、運轉、承辦、催辦以及整理、立卷和歸檔等工作，與檔案管理和提供利用形成一個有序的整體。為學報檔案工作與辦公自動化打下良好的基礎。