特色學校創建中的檔案管理工作初探

鄭新杰

當前，創建特色學校、走內涵式發展之路已成為學校建設的重要目標之一。因此，特色學校的檔案管理就顯得十分重要，檔案是否真實、完整、富有特色將直接影響到特色學校的建設。

特色學校的檔案管理必須要做到規范。檔案工作的規范管理能給學校的教育教學工作提供有力的支持和幫助，特別在每年上級組織的督導、驗收、評比和爭創示范性高中等工作中能提供有力的證據支持，真正地感受到搞好檔案工作的積極作用，加深了對檔案管理意義的認識。所以，必須建章立制，完善檔案工作的管理。

特色學校檔案信息資源的開發和利用是一項細致而又系統、嚴謹而又科學的工作，認真收集、整理、保管檔案的同時，必須始終堅持圍繞學校特色建設這一主線為學校各項工作服務的原則。

第一，注意收集本校辦學方向的有關文件材料。學校在貫徹教育方針、樹立現代化教育觀念時，根據學校具體的環境條件制定適合學校總體發展的規劃、年度工作計劃和專題工作總結，每年召開中層領導干部討論研究學校教學發展方向及學校管理等形成的文件材料，學校組織教職員工、黨政領導班子學習教育法律法規、依法治校的會議記錄、專題材料、簡報，還有各處、室依據制定的實施辦法、工作細則等。學校檔案工作人員，隸屬校辦公室，對及時了解學校重大活動有著得天獨厚的有利條件，應充分發揮自己的優勢，主動跟蹤學校的重大活動，了解學校長期規劃和年度計劃的主要內容，根據各類文件材料的形成規律，制定文件材料收集計劃，特別要在各項重大活動結束后，及時向相關部門和人員收集應歸檔的文件材料，其中圖片、照片、錄像等聲像材料應請相關部門和人員做好文字說明。有關辦學方向的檔案材料，體現了一個學校的辦學水平和學校管理的總體能力，是上級對學校工作進行考核時必查的檔案資料，因而是學校檔案工作中的一個重點，其表現在是不能按常規在學年結束后進行文件材料的收集，而應在學校重大活動結束后，隨時收集，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。

第二，要加強收集學校教師隊伍建設的文件材料。學校從應試教育轉到素質教育后，學校教師隊伍的素質在不斷地探索中提高，不僅要求教師具備一定的專業知識水平。而且還要從各個環節充實提高教師的業務水準。首先，以《中小學教師職業道德規范》嚴格要求教師，遵紀守法；其次，在新課程改革大潮的驅動下，教師應大膽嘗試著用新理念的教學方法去撰寫教學反思，以作為教學中的第一手資料；加大教師培訓計劃，以“請進來，走出去”的思想觀念來大大激勵每一位教師。每年度要建議每一位教職工每月寫一篇關于師德、師風、教學管理及教學心得的論文，并匯編成冊形成資料保存，以此鼓勵鞭策大家。積極參加各類繼續教育的學習，使其在教學工作實踐中總結出有益的經驗，鼓勵教師撰寫論文在區、市、省級及各類刊物上發表。教師隊伍在提高自身素質過程中形成的有特色的教案、論文、年度考核材料，教師指導學生參加各類競賽活動的文件材料和獲獎證書等，充分體現了一個學校的師資水平，這部分的文件材料是學校對教師進行培養、使用的重要參考資料。學校檔案管理人員應加強這方面文件材料的收集，按教研組進行分門別類，以便提供利用。

第三，要注意整理學校常規管理文件材料。學校檔案管理是學校常規管理的組成部分，學校常規管理的主要內容有：學校教師根據教學大綱研究教材、編寫教案、批改作業、組織測試，反饋學生的知識掌握情況和健康狀況，對后進生轉化工作，每個教學階段都要做教學質量分析：學校圖書館、教學設備使用情況，儀器設備購置利用后一般都要進行造冊登記：學校進行基本建設和各種建筑物質量達標驗收等過程中形成了專門的基本建設檔案：學校進行財務管理，會計核算時形成的會計檔案；安全工作是學校管理一個不可缺少的環節，都制定了一系列安全管理制度、責任書等。學校常規管理過程中形成的各種文件材料，是學校檔案的重要組成部分，它對提高學校日常管理質量和工作效率有著重要的參考作用，但這些文件材料一般分散在學校各職能部門，要有效地提高學校檔案的利用效率，就需要學校所有檔案必須實行集中統一管理，以便統一開發檔案信息資源，有效地為學校領導和學校各項工作服務。

第四，要把學校教學質量的文件材料當作學校檔案管理的主體，學校教學質量是學校檔案至關重要的內容。例如，學校在德育方面形成的文件材料為學校教學質量檔案增添了新的內容：學校在日常教學實踐中形成的課程安排、教學計劃，學生各學科成績冊，體能、技能測試的材料及學生入學、畢業名冊等文件材料，是學校正常教學管理和評估教學質量的重要檔案。建立完善的教學質量檔案是分析教學質量、提高教學質量不可或缺的第一手資料。學校檔案管理應根據學校教學工作的規律，在學年結束后及時收集有關材料，按年段、班級進行分門別類，編制檢索工具。不斷提高學校檔案管理水平，直接關系到學校特色辦學的質量，完整齊全的檔案材料并經系統整理的檔案能科學地、系統地為學校各項工作服務。