高校系級教學檔案資料管理須強化現代意識

閔克勤　肖新華　張家強

加強高校系級檔案資料管理是高校教學檔案資源建設的重要環節，也是促進教學工作穩步發展的有力舉措。近幾年來，高校各級領導、教師、學生對系級教學檔案資料管理重要性的認識有了新的提高，也采取了不少有針對性的建設措施，提高了系級教學檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級教學檔案資料管理存在的問題仍然不容忽視。我們認為，要更好地挖掘和發揮系級教學檔案資料為教學服務的潛在功能，亟待強化用便捷的電子檔案服務師生的現代意識。

近十幾年來，為了適應上級教學評估的需要，一些系級單位的教學檔案資料從內容的廣泛性、專業的針對性、管理的規范性上講，都有了迅速的提高，但是，在用便捷的電子教學檔案和查詢功能為師生服務方面還有不少工作有待進一步改進。有的系級教學檔案資料主要是給上面看的，而不是用來供師生查詢和方便教學的。據統計，高校檔案案卷平均利用率僅為20％。要解決這類問題，必須充分認清以下兩個問題。

第一，充分認清現代電子教學檔案資料在促進整個教學工作中有著比傳統紙質檔案資料更多的優越性。電子檔案資料是隨著現代信息技術應運而生的新事物，由于它具有成本低、信息容量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統檔案資料所無法比擬的優點，它一產生便受到社會各界的歡迎。教學檔案資料的開發利用逐步向電子化、網絡化方向發展，實現檔案信息資源共享和網絡查詢服務將成為一種必然的發展趨勢。目前，電腦硬盤的存儲量早已突破1024G。一臺硬盤為320G的普通電腦就可以存儲200多億文字，相當于十幾萬冊圖書的存儲量，隨著計算機技術，尤其是信息壓縮技術水平的不斷提高，電子介質的存儲密度還在以難以想象的速度繼續增加，這使得任何一個系用一臺普通電腦就可以把下屬各教研室、實驗室等單位的教學檔案資料全部存入。電子檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統紙質檔案資料低廉，再裝上檔案資料檢索和搜索軟件。查詢教學檔案資料就成為一件十分簡便的事情，其查詢效率會比傳統方法大幅提高，這就為系級教學檔案資料建設和管理開辟了廣闊的前景。因此，系級教學檔案資料建設在創建傳統紙質檔案資料的同時，一定要優先發展電子檔案資料。

第二，充分認清實現系級教學檔案資料供全系師生網絡查詢對促進教學上臺階具有十分重要的現實意義。高校系級教學檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以和向全系人員公開(少數不宜公開的在研項目和專利技術除外)，其建設和管理的主要目的有二：一是作為上級各部門檢查教學的憑證式佐證材料：二是為師生更好地“教”和“學”提供服務。第二種目的是最主要的。也是系級教學檔案資料理應經常發揮的功能。這就決定了系級教學檔案資料建設和管理必須設置和強化網上查詢功能，為全系師生服務，為全系教學上臺階服務。紙質教學檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進行。廣大師生在日常教學生活中希望隨時隨地獲得本系的教學檔案資料，師生如果查詢紙質檔案資料必須事先專門預約檔案資料管理員屆時打開檔案資料室，才能進行查找，而且查找、借用過程非常繁瑣，既費時又費力，而在網絡環境下的電子檔案資料。師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來，實現跨校區，乃至跨地域、跨國度的檔案信息資源共享，只要有一臺上網的計算機，就可以進人系里全日服務的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠都只是一個“副本”。不會引起檔案資料的損壞，而紙質檔案資料在借閱或復制過程中可能會被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學檔案資料和查詢系統，所在系的全體人員，尤其是新參加工作的教師和剛入學的新生可以隨時獲取針對性最強而在別的地方很難得到的教學檔案資料。這種便利而有針對性的教學檔案對搞好本系的“教”和“學”無疑是一個強勁的信息支持。近幾年。一些高校的院系結合教學評估建立起的電子教學檔案資料，受到了所在單位新教師的歡迎，他們僅用不到十幾分鐘的時間，而且不花一分錢，就可以下載本院系近十幾年來的教學指導文件、優秀教學范例(含經典教案、講稿、課件……)、浩繁的教學文字、圖片、視頻資料等。這種豐富、多媒、便捷、經濟的電子教學檔案資料對于提高新教師的備課效率、縮短新教師的成熟周期起到了前所未有的促進作用。目前。高校各系都建立了電子教學檔案資料庫，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數人查詢，遠未實現全系師生網上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變。就會有力地推動教學上的借鑒和交流，極大地提高教學實效。