結合高校評估　強化檔案管理

于雅娟

隨著高校評估工作的開展，一方面，高校檔案工作的重要性日益顯現：另一方面，高校檔案工作的滯后與被動也日益明顯。從我校的情況看，檔案工作主要存在以下幾個方面的問題：一是個別部門的領導對檔案工作重視程度不夠，沒有指定專人負責，致使本部門的檔案資料無人管理，呈分散狀態，直接影響了檔案工作的正常開展；二是有些專兼職檔案工作人員責任心不夠強，缺乏檔案管理專業知識，資料收集不齊全，整理不規范，檔案質量不高：三是群體檔案意識薄弱，一些反映本單位主要職能活動、對今后工作極具查考利用價值的“真品”，或散存在承辦部門，或流落在個人手中，未能及時歸檔，造成檔案資料的流失，工作需要時，則查閱不到完整的檔案資料：四是資金投入不到位，導致檔案室設施陳舊，裝備不足。為此，要結合高校評估，加大檔案工作力度。

1加強領導，建立健全檔案管理網絡

高校必須把檔案工作納入學校總體規劃，納入領導議事日程，經常檢查并具體指導檔案工作。使檔案管理全面實行“三納入”、“四同步”，即納入學校計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍，給予檔案工作以各方面的支持；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

進一步完善檔案管理網絡，建立由主要校領導掛帥，各處(室)、系(部)負責人和兼職檔案員參加的檔案工作網絡。各部門的兼職檔案員要做好本部門的檔案收集、整理、立卷、移交、保管等工作，將檔案管理職責明確列入兼職檔案員崗位職責。

2加強宣傳，切實提高全員檔案意識

高校評估工作需要大規模、大范圍地抽調檔案材料，評估資料的整理也需要學校各個部門、單位每位員工共同參與。在評估的過程中，全校的師生員工充分認識到檔案的重要性，增強了對檔案工作的重視程度。所以我們要進一步大力宣傳高校評估中檔案利用成果，表彰評估中檔案材料收集齊全、規范的部門和個人，通過網絡、校報、信息簡報等多種形式宣傳檔案在高校評估中的重要作用，為提高檔案工作在學校管理工作中的地位打下良好的思想基礎，大力提高全員檔案意識，增強檔案工作者的責任感。

3規范管理，完善檔案管理工作制度

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。要逐步建立各門類檔案立卷歸檔制度、檔案人員崗位職責、檔案的保管、借閱制度、各門類文件材料的歸檔范圍和保管期限等，并對各部門的檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求。學校各部門都要對工作中形成的文件材料進行收集和整理，定期或不定期地移交到學校綜合檔案室。

通過建立檔案管理制度，使學校各部門歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標。從制度上保證檔案管理的順利開展。

4加強培訓，提高檔案管理人員素質

檔案工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質是搞好檔案管理工作的基礎。因此。必須加大對檔案人員的檔案業務培訓力度，采用多種形式，有計劃、有步驟地對他們進行檔案專業知識、專業技能的培訓，切實提高檔案員的業務素質，使其掌握檔案管理工作的基本知識和技能，貫徹落實好相關檔案規范標準。此外，學校應制定相應的政策和措施，努力為檔案人員的學習、工作、生活創造良好條件。使他們更安心于本職工作，提高業務水平，集中精力搞好檔案管理和各項服務。

5轉變理念，切實加強檔案開發利用

高校檔案部門在職能上從傳統的管理型向服務型轉變，圍繞高校的教育教學工作，為各級領導科學決策，為高校教學、科研，為廣大師生員工提供全面、及時、有效的服務。檔案工作者要抓住服務這個根本，不斷拓展服務領域。深化服務內容，優化服務方式，增強服務功能，充分發揮檔案巨大的社會和經濟效益。

依據檔案管理規律，檔案材料的收集、整理、編目，這一系列工作力求做到統一標準，整齊劃一，減少隨意性：檔案的保存要分門別類，形成體系，案卷的排放位置相對固定，使分散、龐雜的檔案資料變得規范有條理，利于檢索，為檔案的充分利用提供便利條件。

6強化監督，建立檔案工作考核機制

把檔案工作列入年度目標管理考核體系。考核結果作為評先、獎勵的重要依據。高校檔案部門平時要按要求對各處(室)、系(部)檔案的收集、整理、歸檔和利用情況進行監督指導，定期進行檢查或抽查，并將檢查結果作為處(室)、系(部)評先，專兼職檔案員職稱評定的依據。這樣，不僅會引起處(室)、系(部)領導的重視，而且會加強檔案管理人員的責任心和工作熱情，從而對檔案工作的順利開展起到很好的推動作用。