采購領域的及時交貨管理

王忠勇

摘要：根據(jù)通訊制造企業(yè)采購領域的實際運作情況，闡述了在企業(yè)內(nèi)部采購領域如何有效地實施及時交貨管理，以滿足生產(chǎn)、發(fā)貨的需求。

關鍵詞：采購、及時交貨、通訊制造企業(yè)

采購合同能否及時交貨是一件看似簡單、實則復雜的事。由于原材料采購合同交貨不及時，將帶來客戶滿意度下降、KPI績效難以提升、市場發(fā)貨延期、市場競爭力下降等問題，從而給企業(yè)造成難以彌補的損失和影響。

事實上，采購合同不及時交貨的現(xiàn)象由來已久，在每個季度末以及年度末期，交貨不及時的現(xiàn)象更是頻繁發(fā)生。交貨不及時的表層現(xiàn)象體現(xiàn)在采購合同交貨期到來時，供應商無法按時交貨，或交貨數(shù)量無法滿足需求，出現(xiàn)交貨延期。例如，芯片廠家因生產(chǎn)線故障調(diào)試，交貨期推遲3個月；二極管生產(chǎn)廠家因產(chǎn)能限制，只有50％能按期交貨，其余50％將延期交付；光藕器件廠家因某型號產(chǎn)品停產(chǎn)，無法滿足合同需求。

從上述例舉中可以看出，在不同的材料類別、不同的供應商、不同的合同執(zhí)行狀態(tài)下，都可能出現(xiàn)交貨不及時的問題，從價值低廉的電阻到數(shù)百美元的專用芯片，都存在采購合同交貨不及時的風險。對于制造型企業(yè)來說，任何一個元器件出現(xiàn)短缺，必然直接影響到生產(chǎn)計劃的安排，特別是對于采購材料種類數(shù)以萬計的通訊制造企業(yè)，這種影響和風險更為強烈。

在種種危機情況下，因受制于市場消費的急需，采購領域不得不尋求其他辦法協(xié)調(diào)解決缺料的問題，因此付出了數(shù)倍的時間、精力與成本。

不及時交貨的原因

總體來看，采購合同無法及時交貨的原因包括以下7個方面：客戶、市場、研發(fā)、計劃、采購、供應商、材料。每個方面的原因又可以細分為諸多因素，例如：單板研發(fā)設計變動、料單問題、預測計劃波動、財務額度限制、材料屬性限制、材料的生命周期限制、商務條款、市場供求關系、客戶指定限制、合同洽談、招標流程、技術參數(shù)變動、生產(chǎn)產(chǎn)能、合同下達提前期、供需雙方關系、采購人員作業(yè)效率、意外風險、需方性質(zhì)、材料種類數(shù)量等。

在采購合同的條款中，除了對采購材料的數(shù)量、質(zhì)量、交貨時間等有具體的條款說明。上述造成交貨不及時的因素在采購合同中是無從體現(xiàn)的。

采購領域KPl指標中最重要的一條是無條件地滿足生產(chǎn)計劃需求。在適當?shù)臅r間、適當?shù)牡攸c、下達適當?shù)牟少徍贤瑵M足適當數(shù)量的元器件齊套交貨需求。物流管理領域的描述用于采購管理非常恰當：“所有影響物流和相關信息的管理(計劃、執(zhí)行和控制)，應從用戶要求出發(fā)，以達到交付的高可靠性、交付的完全性和及時性。”如此看來，一切不確定因素和變故因素都是采購領域要清除的障礙，面對這些障礙，目標只有一個，一切為了及時交貨。如何實施可靠的及時交貨

在不同的行業(yè)、不同的市場環(huán)境中，實施采購及時交貨所采取的策略和方式不盡相同。首先要明確企業(yè)自身所處的生產(chǎn)結(jié)構。以通訊設備制造企業(yè)為例，大多屬于以銷定產(chǎn)的生產(chǎn)方式，按照這種方式，每一份市場訂單匯總后形成的配置料單均是在最后一刻才確定，因此，原材料采購的時間十分緊迫。按照以銷定產(chǎn)的方式，市場計劃部門提供了13周的滾動預測數(shù)據(jù)，IT部門完善了采購信息支持系統(tǒng)，使計劃、采購、財務、質(zhì)量、生產(chǎn)等體系在同一信息系統(tǒng)中運作，提供了數(shù)據(jù)信息的強大支撐。同時，還進行了JMl、VMl、HuB等采購交貨方式的革新，促進了采購及時交貨業(yè)績的提升。

但是數(shù)據(jù)的完善、流程手段的革新并不能解決交貨不及時的全部問題。由于影響交貨及時性的因素眾多，要對采購交貨實施全方位的管理，同時加以必要的流程手段，才能夠?qū)崿F(xiàn)及時交貨的目標。

采購領域?qū)嵤┘皶r交貨的重點改進方向包括以下四個方面。

1產(chǎn)品線要發(fā)揮統(tǒng)領全局的核心作用

每一個產(chǎn)品都歸屬于相應的產(chǎn)品線，因此，產(chǎn)品線處于統(tǒng)領全局的核心領導地位。產(chǎn)品線決定了產(chǎn)品的市場定位和生命周期定位，產(chǎn)品線要依據(jù)產(chǎn)品的不同定位，控制調(diào)整原材料采購的頻率和策略，應對隨時變化的市場供求形勢。同時，對不同原材料實施替代、升級、預測等工作，應對原材料市場的變化。產(chǎn)品線作為產(chǎn)品的經(jīng)營者，對產(chǎn)品相關的所有工作負責，必須高度關注產(chǎn)品全部原材料是否能夠及時交貨。

應在以下幾方面加強對采購交貨的管理和控制。

(1)根據(jù)產(chǎn)品的市場定位，決定原材料的采購方式。例如有些材料貨期長，供貨緊張，產(chǎn)品線應建立必要的安全庫存，提供必要的預測數(shù)據(jù)，以緩解未來需求的緊張壓力。對于生命周期短的產(chǎn)品，采購方式以短期內(nèi)現(xiàn)貨供應為主，注重交貨實效。

(2)產(chǎn)品線要配合市場體系做出必要的中長期預測，并不斷提高預測準確性。為了擴大市場，加快市場反應速度，對產(chǎn)品進行中長期預測是必需的，13周的滾動預測更是必不可少，同時要提高預測的準確率。沒有預測，或者預測的波動變化頻繁，將導致“臨時抱佛腳”式的采購，交貨的及時性難以保證。

(3)針對產(chǎn)品中的“危機材料”，要及時防范，切勿掉以輕心。停產(chǎn)材料、供不應求的材料、使用客戶少的材料、產(chǎn)能有限的材料等都屬于“危機材料”。產(chǎn)品線要及時有效地進行元器件替代、升級等工作，以降低“危機材料”帶來的風險。

(4)強化產(chǎn)品線全局經(jīng)營者的意識，高度關注全部原材料的及時交貨。目前有些企業(yè)的采購職能不在產(chǎn)品線，而是劃分在不同的領域運作，容易造成產(chǎn)品線忽略交貨風險的控制。事實上。產(chǎn)品線應掌控不及時交貨的概率，分析“危機材料”交貨的風險，從產(chǎn)品全局的角度預防交貨危機的發(fā)生。

2市場銷售部門提供必要的預測信息

市場銷售部門的重點在于占領市場、擴大市場份額，其前提是有充足的產(chǎn)品供應保證以及最短的供貨時間，因此。市場銷售與原材料采購及時交貨密不可分。市場前線要根據(jù)銷售的市場態(tài)勢，及時預測和調(diào)整產(chǎn)品的變化，以便計劃部門相應做出原材料采購的布局變動。需要市場銷售部門提供的預測數(shù)據(jù)包括預測周期、預測數(shù)量、預測的準確率等，這些數(shù)據(jù)作為采購作業(yè)的基本前提，是采購作業(yè)及時交貨的前提保證。不同的電子元器件具有不同的貨期、產(chǎn)能和供需關系，市場預測數(shù)據(jù)可以在很大程度上將市場供貨的不確定性因素提前化解，將不確定的因素轉(zhuǎn)化為確定的結(jié)果，以保證采購的及時供貨。

市場部門需要提高預測數(shù)據(jù)的準確率和覆蓋率，以下幾方面是市場部門需要關注的重點。

(1)預測周期長短、預測的準確性直接影響交貨的及時性。因此，重視并且提高預測準確率是改善及時交貨的最有力的保障因素。

(2)減少市場預測的波動是減少MRP計劃波動的關鍵。由于預測的波動，直接導致MRP計劃的波動，從而導致合同交貨期的波動。保持預測平穩(wěn)有利于采購交貨的及時性改善，預測保持平穩(wěn)包括預測數(shù)量、時間段、頻率在連續(xù)的時間內(nèi)基本保持良性一致。

(3)減少沖刺行為，避免扎堆采購交貨。每個季度末以及年底階段，市場銷售領域為完成沖刺任務，放大采購需求量。在一個月內(nèi)的采購數(shù)量往往超過以往幾個月總和。沖刺行為直接導致交貨不及時比例的上升，造成企業(yè)相應的應急協(xié)調(diào)成本增加，采購作業(yè)超負荷運轉(zhuǎn)。

(4)建立緊急需求的應對機制。由于市場的不確定性，有些產(chǎn)品難以預測，或者臨時突發(fā)產(chǎn)品需求，市場體系應建立必要的緊急應對機制，以最短的時間完成計劃下達、采購合同下達，爭取第一時間交貨。

3計劃部門擔當起風險防范任務

計劃部門是將主生產(chǎn)計劃轉(zhuǎn)化為實際采購計劃指令的運行部門，調(diào)整、控制材料的交貨計劃與庫存，以達到原材料及時齊套與控制庫存的目標。由于市場預測的不確定性，以及原材料供貨市場的波動，計劃部門所承擔的風險防范作用尤為突出。

(1)盡量減少計劃的波動。市場體系預測數(shù)據(jù)的波動必然對計劃造成影響，計劃應從產(chǎn)品全局出發(fā)，從產(chǎn)品中遠期的生產(chǎn)出發(fā)，進行必要的調(diào)節(jié)，不必全部拘泥于市場預測數(shù)據(jù)的變動。特別要避免頻繁的增加、減少、再增加、再減少等無序的計劃變動。

(2)根據(jù)原材料貨期數(shù)據(jù)，及時下達計劃。原材料類別不同、型號不同，具有不同的采購周期。直接影響著交貨是否能及時執(zhí)行。根據(jù)不同材料的不同貨期，及時下達采購計劃，保證必要的貨期時間，是保證及時交貨的前提之一。

(3)針對危機材料，建立遠期備貨計劃。需要把危機材料作為戰(zhàn)略性的儲備，為保證產(chǎn)品生產(chǎn)進行必要的準備。同時。還要重視歷史教訓，對于曾經(jīng)發(fā)生交貨不及時的材料，通過計劃控制，保證未來不再發(fā)生類似的危機。

4采購部門保證及時交貨

采購部門依據(jù)與供應商簽訂的買賣合同作為交貨的基本憑證，在合同中雙方針對標的物價格、數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量要求、交貨日期等都做了細致的規(guī)定，買賣雙方的行為都受到合同的限制和約束。但是造成交貨不及時的原因多種多樣。從采購部門的角度，對于因供方的原因造成無法及時交貨的情況，應依據(jù)合同條款向供應商索賠，或要求供應商限期補救。對于因買方原因造成不及時交貨的情況，買方自身應積極改善工作，避免未來重復發(fā)生類似的問題。

采購部門需要關注以下幾個方面，以保證合同能夠及時交貨。

(1)針對不同類別的原材料采取不同的采購方式。貨期長短不同、市場供求關系不同、采購數(shù)量不同的材料，要分別采用不同的方式進行采購，以期達成及時交貨的目標。

(2)針對不同供應商的不同商務條款，采取不同的采購方式。一般情況下，境外生產(chǎn)廠家對商務合同條款執(zhí)行嚴格，在訂單提前期、付款等方面變動的余地較小，因此，買方在訂單下達及時性、付款及時性等方面要嚴格按照合同執(zhí)行。同時，買方也應按照合同條款嚴格約束供方按期交貨。

(3)采購部門加大合同跟蹤力度，定期與供方溝通。在實際操作中，經(jīng)常遇到簽訂合同時供方承諾按時交貨，但隨后發(fā)生的變故導致交貨期延期。因此。要加大跟蹤力度，最好的方式是定期與供方進行溝通，就合同的需求情況、供方反饋的預計交貨情況進行比較，及時發(fā)現(xiàn)問題。

(4)重視供貨市場信息的收集與反饋。采購體系作為采購作業(yè)的前沿部門，通過每天的日常工作不斷獲取各方面的市場供貨信息，也是最早感知市場波動變化的部門。采購人員應將市場供需關系變化等信息及時反饋相關產(chǎn)品線、市場體系等部門，對影響交貨的因素及時采取應對措施。實施及時交貨應達成的目標

采購領域的及時交貨指標與其他KPl指標密切相關，不可單純?yōu)榱私回浂回洝２少徏皶r交貨的初級目標是在適當?shù)臅r間交付適當數(shù)量的貨物，同時必須將初級目標與以下幾方面的目標協(xié)調(diào)一致，才可以真正完成有效的采購交貨目標。

首先，質(zhì)量達標是首要前提，如果質(zhì)量要求無法滿足，其他一切都無從談起。其次。貨物及時交付的同時，必須保證采購成本有競爭力。貨物交付之后，要盡可能少地占用庫存場地，及時周轉(zhuǎn)上線。貨物的及時交付要從產(chǎn)品全部原材料出發(fā)，因為某些器件無法交貨而導致其他器件占用很大的庫存，是實際工作中常見的問題。因此，要及時解決難點材料的交貨，使庫存占用保持最低限度。另外，要建立與供方的戰(zhàn)略合作伙伴關系，優(yōu)化供方資源，引入競爭機制，實現(xiàn)貨物交付風險預警機制，保證交貨渠道的暢通與穩(wěn)定。

采購作業(yè)的起點在市場領域、產(chǎn)品線的需求，中間經(jīng)過計劃領域的系統(tǒng)運算、采購領域的商務運作，終點是供應商交付貨物。如何將起點與終點有效地銜接在一起，保證產(chǎn)品生產(chǎn)得到可靠的原材料供貨保證，是一項復雜的工程。只有各部門緊密配合、協(xié)作，并加強與供方的交流，才能有效地完成采購及時交貨的任務。