對整合檔案資源幾個問題的思考

林淑玉

檔案資源整合是當前檔案事業發展的一個趨勢。其目的是為了保護國家檔案資源的完整與安全，保障人民群眾的利益。筆者結合工作實際，談一談對整合檔案資源的幾點思考。

1、關于檔案資源整合的主體問題

所謂整合檔案資源。就是將本行政區域內屬國家所有、對國家和社會具有長久保存價值的包括政治、經濟、科技、文化等領域的檔案資源進行科學整合，實行集中統一管理，最大限度地優化配置國家檔案資源。《全國檔案館設置原則和布局方案》規定：“綜合檔案館是按行政區劃或歷史時期設置的。收集和管理所轄范圍內多種門類檔案的檔案館。”2007年5月印發的《河南省委辦公廳、省政府辦公廳關于進一步做好新時期檔案工作的意見>提出了科學整合國家檔案資源的要求：“根據《全國檔案館網設置原則和布局方案》。合理確定國家檔案資源的歸屬和流向。縣(市、區)一般只設一個綜合檔案館，不設部門(專業)檔案館。省直單位設立部門(專業)檔案館，須經省檔案行政管理部門論證許可。科學整合檔案資源，解決分散管理的弊端，探索各類檔案統分結合的管理新模式。”根據以上規定，國家綜合檔案館作為黨和國家的科學文化事業機構，是我國檔案事業的主體。國家綜合檔案館不僅是各種檔案資源的永久保管基地，而且承擔著為社會服務的法定職責。這也是檔案部門與其他公共服務部門的重要區別。因此，只有國家綜合檔案館才能負起整合、管理檔案資源的職責。

2、關于檔案資源整合的客體問題

在現行管理模式中，大量的專業檔案資源管理分散，多數地方綜合檔案館保存著大量的機關文書檔案。反映當地城市建設、土地資源規劃的城建、國土、房地產檔案等專業檔案沒有能夠做到集中統一管理。造成國家對檔案的保管保護經費重復投入。公民利用檔案不便。而地方綜合檔案館為現實、為人民群眾、為經濟建設直接服務的資源太少。不能充分發揮檔案資源的作用。同時。由于部分單位的保管條件欠缺，檔案實體安全受到威脅。因此，在整合檔案資源時。一定要打破只接收文書檔案的“常規”，把接收專業檔案作為整合的重點。要把那些利用價值高、社會和群眾關注并急需的專業檔案，如房地產、城建、土地、社保、低保、婚姻、計劃生育等檔案接收進館。實行集中統一管理。實現文書檔案、科技檔案和各種專門檔案的有效整合。

3、關于檔案資源整合的制度創新問題

在現行管理模式中，檔案資源整合的困難表現在檔案法律法規體系與其他法律法規體系規定的不協調以及檔案法規之間的不協調。如《檔案法》、《檔案行政處罰程序暫行規定》均明確規定縣級以上檔案行政管理部門為執法主體；而在《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》、《土地管理檔案工作暫行規定》、《水利檔案工作規定》中卻明確業務主管部門為該檔案行政執法主體。這就產生了在一個行政區域內的一種行政行為有兩個行政執法主體，顯然它與在一個行政區域內的一種行政行為只能是一個行政機構和執法主體相沖突。這種沖突的結果，一方面必然會弱化當前檔案資源整合的執行力，而檔案資源整合的執行力又是關系到檔案管理模式改革能否取得實效的關鍵一環。另一方面也會導致各行其是，使檔案資源整合處于漫無邊際的“整而不合”、“合而不整”的波動狀態，因為誰都有法可依有章可循。其結果只能是誰也整合不了誰。又如同屬城建檔案的行政規章。由國家檔案局發布的《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》與建設部制訂的《城市建設檔案管理規定》存在諸多矛盾。《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》規定：“城市建設檔案的報送與接收由檔案行政管理部門進行監督、協調”。對違法行為“由縣級以上檔案行政部門依照《行政處罰法》和《檔案法》給予處罰”。而《城市建設檔案管理規定》則規定城市建設檔案由建設行政主管部門管理，對違法行為由建設行政主管部門給予行政處分。如此等等。這種規章之間的不協調，必然會對檔案資源的整合造成障礙或梗阻。

因此。要整合國家檔案資源，就必須創新檔案管理模式和服務機制，解決檔案法律法規體系與其他法律法規體系規定的不協調以及檔案法規之間的不協調問題。為了實現檔案移交正常化，確保今后各部門形成的專門檔案正常移交到綜合檔案館，就必須創新體制，按照重點發展國家綜合檔案館的原則。進一步理順檔案行政管理部門與各專業主管部門在專門檔案工作中的關系。在此基礎上。完善各有關專門檔案形成、流轉的機制，確保專門檔案及時、順利、完整地移交給綜合檔案館，確立以檔案部門為主體、各專業主管部門配合的國家檔案資源管理模式。

4、關于檔案資源整合的主導問題

要整合檔案資源，必須打破行業、部門、單位所有制的限制。必定涉及到各部門的利益。檔案部門要堅持科學發展觀，抓住有利時機，轉變觀念。確立大檔案大資源的意識，不怕觸及矛盾。堅持黨委政府在檔案資源整合中的主導作用。主動向黨委和政府請示和匯報，積極爭取領導的重視和支持，調整各方的利益，加強與相關部門的溝通和協作。爭取理解，保證整合檔案資源工作的順利開展。