對查處某學校違反檔案法規事件的分析

林子問，翟霣遠答

林子反映的情況令筆者極為震驚。在法治日益健全的今天，一個高中竟然20年未整理文書、學籍等各種檔案。幾乎沒有保存其形成的文件材料。這種恣肆踐踏檔案法律法規的事件，雖然是個別現象，但造成的影響極壞，必須予以懲處。

因林子沒有說明具體的情節，筆者只能對案情和應承擔的責任初步推測為以下幾種情況：一是按照《檔案法實施辦法》第五條的規定，該學校有關領導應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展，而該學校有關領導不履行或者不正確履行職責。二是按照《檔案法》第七條、第十條和《檔案法實施辦法》第九條的規定，該學校檔案機構應當建立科學的檔案管理制度，確保檔案的安全：該學校檔案機構或者檔案工作人員，負責收集保管本單位的檔案：而該學校檔案機構沒有建立科學的管理制度，檔案工作人員不履行指導本單位文件材料的形成、積累和歸檔的職責，不向學校有關職能部門和人員收集文件材料。三是按照《檔案法》第十三條和《檔案法實施辦法》第十二條的規定，該學校的有關部門和人員對應當立卷歸檔的材料，應按照規定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，而有關部門和人員沒有將應該歸檔的文件材料向該學校檔案機構或人員移交。四是按照《檔案法》第七條和《機關檔案工作業務建設規范》2，3條的規定。該縣教育局檔案部門和檔案工作人員應對該學校的檔案工作進行監督和指導，而該縣教育局檔案部門和檔案工作人員不履行或者不正確履行職責。

對第一種情況，筆者認為。該學校有關領導違反了《檔案法實施辦法》第五條的規定，犯玩忽職守的錯誤。該縣檔案局可提請該縣紀檢、監察部門依據《中國共產黨紀律處分條例》、《行政機關公務員處分條例》有關條款，給予該學校有關領導黨紀政紀處分；對檔案造成嚴重損失的，該縣檔案局可提請縣司法機關依照《刑法》追究該學校有關領導的玩忽職守罪。

對第二種情況。筆者認為，該學校檔案機構或者檔案工作人員違反了《檔案法》第七條、第十條和《檔案法實施辦法》第九條的規定。這些行為不僅違反立卷歸檔制度，而且也違反檔案保管保護制度。如果這種違法行為情節輕微，該縣檔案局應按照《檔案執法監督檢查工作暫行規定》第十條的規定，依法向該學校簽發《檔案行政執法監督檢查通知書》，責令其限期改正；如果這種違法行為情節嚴重，造成檔案損失的，該縣檔案局應按照《檔案法》第二十四條和《檔案法實施辦法》第二十七條的規定。依法向該學校簽發《違法行為處理通知書》，責令該學校對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分。

對第三種情況，筆者認為，該學校的有關部門和人員違反了《檔案法》第十條和《檔案法實施辦法》第十二條的規定。按照《檔案法》第二十四條和《檔案法實施辦法》第二十七條的規定，該縣檔案局應依法做出以下處理：如果這種違法行為情節輕微，該縣檔案局應依法向該學校簽發《檔案行政執法監督檢查通知書》，責令其限期改正；如果這種違法行為情節嚴重，該縣檔案局應依法向該學校簽發《違法行為處理通知書》，責令該學校對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分。

對第四種情況，筆者認為，該縣教育局檔案機構或者檔案工作人員違反了《檔案法》第七條和《機關檔案工作業務建設規范》2.3條的規定，犯玩忽職守的錯誤。可提請該縣紀檢、監察部門依據《中國共產黨紀律處分條例》、《行政機關公務員處分條例》有關條款。給予有關人員黨紀政紀處分；對檔案造成嚴重損失的，可提請該縣司法機關依照《刑法》追究有關人員的玩忽職守罪。

經調查、取證、查實，不管上述那一種情況如造成檔案損失的。該縣檔案局應按照《檔案法實施辦法》第二十九條的規定，根據損失檔案的價值，責令該學校有關部門或直接責任人員賠償損失。

上述是筆者對案情。對有關機構、人員可能承擔的責任所做的初步分析，僅作為進一步解決問題的思路，至于到底是什么樣的案情以及責任由誰承擔，還需要做深入細致地調查來確認。

林子在上文中提到的“但具體不知道該怎樣動手”、“那么到底怎樣去操作呢”這一問題。實際上是如何查處的問題。在此，筆者僅就查處此案的程序談些許建議。

這是林子和同行在日常監督檢查中發現的檔案違法案件。從林子反映的案情看，該縣檔案局對此案件的查處應采用一般程序。按照《檔案行政處罰一般程序》的規定。對在日常監檢督查中發現的案件的處罰。立案前應按要求進行初步調查核實，對符合立案標準的，予以立案，并成立3人以上的辦案組負責此案件的調查和處理。

調查取證是查明案情、獲取證據。并為案件處理奠定基礎的關鍵階段。調查人員在調查取證時應出示“行政執法證”。每次調查不得少于2人。被檢查單位的領導及有關責任人員有義務據實反映情況，對妨礙公務的，應依法追究其法律責任。調查取證完畢后，應撰寫調查報告，處理建議報分管領導審批。對違法證據不足。或違法行為輕微，不需給予行政處罰的，予以銷案；對依法應當給予處分和刑事處罰的。提出處分和處罰建議。移送司法部門或任命機關處理。對依法應當給予行政處罰的，制作并送達《行政處罰事先告知書》，告知被處罰當事人做出行政處罰決定的事實、理由及依據，并告知其有陳述和申辯的權利；在宣布并送達處罰決定時，要告知違法當事人，如不服從處罰決定。可申請行政復議或者提起行政訴訟的途徑和期限。

從林子提供的“現在的校長才來一年，對以前的事情也不知道，現在的檔案員是新校長安排的一個不能教書的老同志”的情況看，20年來該學校領導和檔案工作人員多次變動。同樣。該縣教育局領導和檔案工作人員也會發生變動。這就涉及一個責任劃分的問題。按照權力與責任對等、崗位與責任對等的原則，筆者認為，新校長調任之前的責任，歸原校長；新校長調任之后的責任。歸新校長。新檔案員調任之前的責任，歸原檔案員；新檔案員調任之后的責任，歸新檔案員。依此類推。教育局有關人員的責任劃分也是如此。即使交接時沒有辦理檔案移交手續。也要進行調查，按新檔案員調入之日、原檔案員調離之日算起。劃分責任。

筆者希望林子和同行，在執法和實施相關的處罰時，一定要以事實為依據，以法律為準繩。做到事實清楚，證據確鑿，定性準確，處理恰當，手續完備。不能因為該學校“財務上也欠帳300多萬元，”而出現“我們想罰其款都不忍心”的情況。要清楚的是。在法律法規的適用上，所有的人都平等，所有單位都平等。

另外，按照《檔案法》第六條“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業。并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督的指導”的規定，筆者認為，該學校發生的“20年未整理文書、學籍等各種檔案，幾乎沒有保存現存的文件材料”的事件，從嚴格意義上講，該縣檔案局也難辭其咎。也應

承擔一定的責任。最起碼講，該縣檔案局存在檔案法律法規宣傳不力，監管、指導不到位的問題。如果該事件比較嚴重，有關部門就會追究該縣檔案局行政不作為的責任了。希望該縣檔案局要舉一反三，從此事件中汲取教訓，切實履行好《檔案法》賦予的職責。目前，最重要的是。要改變該縣檔案局領導班子和檔案干部隊伍不適應檔案工作發展需要的現狀，要依法配足、配齊機關股室的工作人員，要提高領導干部的檔案業務素質。

最后，筆者提醒林子和同行，對重大檔案行政處罰案件應當及時報告上級檔案行政管理部門。

編輯老師：

為了開展民生檔案工作，最近。我縣檔案局和縣人大聯合對全縣43個涉及民生檔案的單位進行了民生檔案執法檢查。其中。我們將以前失控的教育系統中8所高中、1所職業中專、2所中心小學列為基層民生檔案工作重點檢查對象，但檢查結果很不理想。在檢查中甚至發現其中一個普通高中20年來整理文書、學籍等各種檔案，而且現存的文件材料幾乎沒有，就學籍檔案還有一點散存的資料，我們想對其進行處罰，但具體不知道該怎樣動手?

90年代。縣教育局專門制定過學校檔案分類方案和保管期限表，也開過會議，但從沒有下基層去檢查、指導。縣教育局綜合檔案宣的工作一直做得很好，每年及時整理檔案，管理上也很規范，并且多年來都完成《檔案時空》30份以上。基本上每所學校都訂了一份，只是各學校可能很少有人去看這個雜志。所以對《中華人民共和國檔案法》和檔案業務工作都不怎么懂，也就沒有重視起來。我們縣檔案局去年以前只對3所重點高中進行了監督和指導，這個有問題的普通高中從未去過。縣教育局對我們2個多月前發出的檢查通知書沒有引起重視，各學校也就更不重視了。所以檢查結果才會這么不理想。

此中學90年代還算紅火，曾經幾年每次招生也有2000多學生。只是現在生源不好，今年只招了400多學生。財務上也欠賬300多萬元，我們想罰其款都不忍心。現在的校長才來1年，對以前的事情也不知道，現在的檔案員是新校長安排的一個不能教書的老同志。業務素質不是很好。按校長的說法因為經濟緊張沒有辦法確實是在照顧閑人。教育系統一般只注意抓教學質量和生源，對檔案工作是不會放在重要位置上的，甚至于忽視不顧，所以我局本想借這次執法檢查促進基層檔案工作。但教育局辦公室不認為直接有監管責任，還說要我們檔案局出錢去把他們基層的人員召集起來開會，這樣才會幫我們把檔案工作做好，好像檔案工作就是檔案局的事情。而我局現在的業務指導人員力量很薄弱，業務股和法規股沒有一個人。由我這個工會主席兼任，還有一個領導分管業務，一個新來的紀檢組長分管法規(她連檔案業務都還不熟悉)。就我而言，前幾年是做辦公室工作，執法培訓班都沒有參加過。也沒有正式辦過一例違法案件。能夠把機關單位的檔案工作都督促做好已經算盡力了。

我們局到現在還沒有罰過一個機關單位的款，所以很為難，但這樣放任卻又是失職，那么到底怎樣去操作呢?請編輯老師賜教!

《檔案界》會員林子