規(guī)范管理　更大地發(fā)揮學(xué)校照片檔案的作用

劉偉紅

照片檔案的重要性

照片成為檔案的一種特殊載體,讓“瞬間變永恒”的幻想成為現(xiàn)實(shí)。在今天,人們已經(jīng)越來越清楚地知道照片檔案的重要性,全國乃至全世界都在利用照片這一特殊載體來真實(shí)直觀地講述歷史、展示歷史。“人民需要記憶,而歷史需要照片”,它讓歷史再現(xiàn),讓人們銘記昨天、思考今天、展望明天。

如何看待學(xué)校的照片檔案

學(xué)校的檔案管理人員該如何去看待學(xué)校的照片檔案呢?照片檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)重要組成部分,它以特殊載體的形式、獨(dú)特的風(fēng)格反映出學(xué)校悠久的歷史、重大變革以及重要人物的歷史面貌。照片檔案與文書檔案具有共性,它們都是在實(shí)踐活動中形成的,并且有保存價(jià)值,可起憑證和依據(jù)作用。

學(xué)校照片檔案是指學(xué)校行政工作、教育教學(xué)和管理工作活動中直接形成的有保存價(jià)值的照片,是以靜止攝影影像為主要反映方式的專門載體及其相配套的文字材料,反映學(xué)校教育活動和歷史發(fā)展的真實(shí)記錄。它是學(xué)校檔案的組成部分,是黨政工團(tuán)檔案的補(bǔ)充。因此,做好學(xué)校照片檔案的收集和歸檔,對規(guī)范學(xué)校檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

佛山市惠景中學(xué)自2001年創(chuàng)辦至今,經(jīng)歷了一校三地、分點(diǎn)辦學(xué)和新校落成、喬遷新舍的2個(gè)階段。照片檔案和其他學(xué)校檔案一起,記錄了學(xué)校的發(fā)展和變化、師生的學(xué)習(xí)活動和成長。目前整理建校以來各種照片檔案1 000多張,為學(xué)校保存了珍貴的歷史資料,這些照片檔案在學(xué)校的管理、宣傳工作中發(fā)揮了積極作用。

對照片檔案的歸檔要求

根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況,對照片檔案的歸檔范圍做出要求:1)各種大型、紀(jì)念活動,學(xué)校重要會議,上級領(lǐng)導(dǎo)視察等重要照片;2)畢業(yè)留影的照片;3)師生開展文、體、衛(wèi)、學(xué)英雄趕先進(jìn)教育、勤工儉學(xué)、社會實(shí)踐、旅游等活動的照片,教改、教研活動的照片;4)市以上黨、政和上級主管部門給予學(xué)校的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯(牌)、證書、紀(jì)念品的照片。該系列照片作為榮譽(yù)檔案另冊編目保管。

對照片檔案的歸檔時(shí)間作出要求:學(xué)校統(tǒng)一活動的照片在拍攝完成后及時(shí)整理,一個(gè)月內(nèi)由宣傳部門的兼職檔案員移交綜合檔案室。

學(xué)校照片檔案具體的歸檔要求:1)照片檔案必須詳細(xì)記錄拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、拍攝者等;2)必須是原件,并要保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系;3)照片必須清晰、完整;4)照片檔案保存在溫度18 ℃～24 ℃,相對濕度40%～60%的環(huán)境中,不能擠壓。

目前學(xué)校的照片檔案管理比較完善,主要表現(xiàn)在3個(gè)方面

照片檔案意識強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和絕大多數(shù)師生員工對照片檔案工作比較重視,各部門攝像人員平時(shí)就重視照片的收集和整理,避免照片檔案的丟失,很好地促進(jìn)照片檔案收集工作的正常開展。

規(guī)章制度健全根據(jù)學(xué)校的實(shí)際,制定《佛山市惠景中學(xué)特殊載體檔案歸檔制度》和《佛山市惠景中學(xué)特殊載體檔案保管期限表》。學(xué)校檔案部門加大監(jiān)督和指導(dǎo)力度,將照片檔案歸檔納入各專、兼職人的崗位職責(zé)范圍,學(xué)校檔案人員主動性強(qiáng),深入細(xì)致地開展工作。

基礎(chǔ)設(shè)施和保管條件好? 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案部門相當(dāng)重視,先后投入經(jīng)費(fèi)10多萬元,庫房條件好,設(shè)施好,有照片檔案專用設(shè)備,檔案庫房做到“八防”,庫房保管溫濕度嚴(yán)格按照規(guī)范要求,使照片歸檔不會變色和損壞。

今后學(xué)校要做好照片檔案的利用工作

保管檔案的目的是為了檔案的提供利用。在學(xué)校各項(xiàng)重大工作中(如學(xué)校重大活動、學(xué)校等級評估、評優(yōu)創(chuàng)優(yōu)等),要充分發(fā)揮照片檔案的作用。除了有充分的文字證明外,還必須提供有說服力的照片證明,增強(qiáng)它的可信度。

學(xué)校每年都有重大活動,需要做好宣傳工作,布置環(huán)境、營造氛圍。如制作招生宣傳廣告欄,對學(xué)校進(jìn)行美化包裝,以吸引更多的學(xué)生到學(xué)校學(xué)習(xí)。這就需要張貼重要領(lǐng)導(dǎo)人來校視察的照片、校容校貌的照片、學(xué)校榮譽(yù)的照片、文體活動的照片等,使學(xué)校的“亮點(diǎn)”更亮,提高學(xué)校知名度。在校史室陳列學(xué)校歷年來所獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、匾牌和榮譽(yù)證書及其照片,讓師生參觀學(xué)習(xí)。在學(xué)校校慶期間舉辦校史展和出版畫冊,把不同內(nèi)容的照片檔案分門別類,展現(xiàn)學(xué)校多年的發(fā)展歷程,使師生通過了解學(xué)校的發(fā)展變化而激發(fā)愛國愛校的感情。通過利用照片檔案進(jìn)行編史修志、德育教育、出版畫冊、對外宣傳等工作,不僅使后人從中了解學(xué)校的發(fā)展歷史、學(xué)校師生的成長歷程,還能給人們留下深刻的直觀印象。照片檔案,積極地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

學(xué)校照片檔案是學(xué)校檔案的重要內(nèi)容,所以學(xué)校檔案部門一定要規(guī)范管理,使之在學(xué)校教育教學(xué)、科研活動和各項(xiàng)管理工作中發(fā)揮更大的作用。

(作者單位:廣東省佛山市惠景中學(xué))