高校教學(xué)檔案信息化初探

何淑娟

摘 要:文章通過分析高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn),提出了目前教學(xué)檔案存在的問題,探討了教學(xué)檔案工作在收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),提高教學(xué)管理的現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞:教學(xué)檔案 收集 整理 保管

中圖分類號(hào):G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)08-110-02

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是指在二級(jí)學(xué)院教師的教學(xué)活動(dòng)、學(xué)生的學(xué)習(xí)活動(dòng)和教學(xué)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料,它是進(jìn)行教學(xué)管理、教學(xué)研究不可缺少的依據(jù)和參考,是改進(jìn)教學(xué)工作,提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源。傳統(tǒng)的二級(jí)學(xué)院檔案管理方式存在著信息流轉(zhuǎn)不暢、紙張堆疊浪費(fèi)、查詢繁瑣、文件存檔工作量大等突出問題,形成了檔案信息處理的廣度和深度與學(xué)校教育管理決策的需要差距較大的現(xiàn)象,其信息處理的時(shí)間性、靈活性和準(zhǔn)確性無法滿足具體工作的需要,信息共享程度低等等。隨著高等教育改革的深入和以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,對(duì)高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作提出了更高的要求,在信息化環(huán)境下如何充分發(fā)揮教學(xué)檔案信息資源為教學(xué)工作服務(wù)的作用,主動(dòng)適應(yīng)21世紀(jì)高等教育改革發(fā)展的需要,已成為高等院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作面臨的重要課題。

一、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案產(chǎn)生于復(fù)雜的教學(xué)全過程,歷經(jīng)編制招生計(jì)劃和培養(yǎng)方案、新生入學(xué)、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)安排、教師授課計(jì)劃、課表、學(xué)生遵守紀(jì)律、教學(xué)檢查,直至考試、評(píng)定成績、組織補(bǔ)考、學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)結(jié)業(yè)等各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)。每個(gè)學(xué)期內(nèi)會(huì)產(chǎn)生千余種教學(xué)文件及資料,包括有學(xué)生產(chǎn)生的大宗檔案(如試卷、畢業(yè)論文等),有由老師產(chǎn)生的參考答案、試卷分析等檔案,以及在教學(xué)管理過程中形成的加蓋公章后的材料復(fù)印件等。其中大部分內(nèi)容是經(jīng)學(xué)生書寫和教師批改后的紙質(zhì)版原件,也有一部分是電子課件、授課錄像等音像資料,這些資料匯成了二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的全部。這些檔案真實(shí)地記錄了學(xué)院的歷史,反映了學(xué)院的全貌。同時(shí),教學(xué)檔案以知識(shí)載體的形式凝結(jié)著廣大教師從事教學(xué)活動(dòng)成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn),記載了教師和教學(xué)管理人員在教學(xué)過程中不斷探索形成的最新的教學(xué)研究成果。這里面凝聚了老師多年的智慧和心血,他們豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)可以成為后人寶貴的財(cái)富,可以很好地為教學(xué)活動(dòng)實(shí)施監(jiān)督、檢查、改進(jìn)、提高提供真實(shí)憑據(jù),從而更好地為提高教學(xué)質(zhì)量,提高辦學(xué)效率,為國家培養(yǎng)人才,為繁榮教育事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

教學(xué)檔案不同于文書檔案,也不同于科技檔案,即具有所有的一般屬性,又有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。特點(diǎn)主要表現(xiàn)為富有特色的培養(yǎng)方案、大綱、教案、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、高質(zhì)量的教材、優(yōu)秀畢業(yè)論文等。教學(xué)檔案不是以自然年度為周期,而是以學(xué)期或?qū)W年,如學(xué)期或?qū)W年度教學(xué)計(jì)劃、招生計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)安排、學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)報(bào)表等,這些都是二級(jí)學(xué)院教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理中形成的歷史紀(jì)錄,并被直接管理和使用。

二、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的常規(guī)管理及現(xiàn)狀

1.檔案資料的收集。教學(xué)檔案材料具有內(nèi)容豐富、涉及面廣的特點(diǎn),決定了收集工作的艱巨性。首先,許多教師和教學(xué)管理人員對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)工作的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足。對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的內(nèi)容是什么、哪些教學(xué)材料需要建檔認(rèn)識(shí)不清,教師對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)缺乏必要的參與動(dòng)力,認(rèn)為存不存檔與自身沒有直接的利益關(guān)系,這些都給教學(xué)檔案的收集工作帶來難度。其次,二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案收集通常由教學(xué)秘書或教務(wù)員負(fù)責(zé)。檔案資料的收集由于涉及面廣,因而需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。判斷哪些資料應(yīng)當(dāng)收集,哪些資料有利用和保留價(jià)值,哪些資料比較重要,要有很強(qiáng)的責(zé)任心和熟練的業(yè)務(wù)知識(shí)。另外,對(duì)實(shí)際運(yùn)行中與計(jì)劃有出入的文件材料,應(yīng)及時(shí)檢查更正,使之與實(shí)際教學(xué)活動(dòng)相符。

2.檔案資料的歸檔保存。對(duì)各類檔案材料可以按專業(yè)、年度進(jìn)行排列、編號(hào)。如對(duì)上級(jí)主管部門及學(xué)校下達(dá)的指導(dǎo)性文件,可單獨(dú)立卷,按時(shí)間順序依次排列;教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)則按年度、學(xué)期、專業(yè)排列,以便了解各專業(yè)課程設(shè)計(jì)的歷史與現(xiàn)狀;學(xué)生成績單按學(xué)年、學(xué)期、班級(jí)排列,可以方便地查處學(xué)生某學(xué)期課程的學(xué)習(xí)成績;試卷、試題整理,可在每學(xué)期閱卷工作結(jié)束后,對(duì)試卷按一定格式進(jìn)行編號(hào),分學(xué)期進(jìn)行保管;畢業(yè)設(shè)計(jì)整理,可在畢業(yè)答辯結(jié)束后,將畢業(yè)設(shè)計(jì)材料分專業(yè)、班級(jí)進(jìn)行存檔保管,以便查閱。

3.檔案資料的利用。檔案收集的目的在于利用,如果檔案管理者不重視檔案的開發(fā)利用,那么檔案就像“文物古董”一樣僅有供人們觀賞的價(jià)值,這就違背了檔案管理工作的初衷。二級(jí)學(xué)院檔案的開發(fā)利用具有重要作用,如教師評(píng)定職稱、學(xué)科梯隊(duì)建設(shè)、課程評(píng)估都需要檔案工作者提供詳細(xì)的教學(xué)業(yè)務(wù)信息、師資隊(duì)伍建設(shè)信息和專業(yè)課程結(jié)構(gòu)改革信息等。

三、如何實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案信息化

教學(xué)檔案信息化就是在二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行有效的管理并提供后續(xù)服務(wù)。信息化的主要目的就是促使二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理模式從傳統(tǒng)的以教學(xué)檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向利用教學(xué)檔案為教學(xué)工作服務(wù)的方向逐漸過渡和轉(zhuǎn)換,充分體現(xiàn)高校辦學(xué)的最大服務(wù)效益。

如何更好地在二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)是一個(gè)涉及多個(gè)方面的綜合性課題。圍繞做好高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案信息化工作,充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),我們研制開發(fā)了“二級(jí)學(xué)院網(wǎng)站”、“院系級(jí)教學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)”、“學(xué)生信息管理系統(tǒng)”等,基本實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案的信息化管理。

1.實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源收集信息化。在建立健全二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作規(guī)章制度是教學(xué)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的前提下,充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),通過使用教學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)軟件,如:畢業(yè)設(shè)計(jì)任務(wù)書、教師授課計(jì)劃、教學(xué)大綱、期中教學(xué)檢查報(bào)告等日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案材料,由老師整理完成后,通過網(wǎng)上提交,以教研室為單位匯總,最后由教學(xué)管理人員下載收集、分類、存檔并能及時(shí)查詢各位老師的完成情況。另外:利用教務(wù)教學(xué)系統(tǒng)管理教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)、課表及學(xué)生的學(xué)籍、成績等檔案信息,既提高了工作效率,又能做到準(zhǔn)確、詳細(xì)、全面,促進(jìn)了二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案收集工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

2.加強(qiáng)教學(xué)檔案資源管理信息化。通過管理體制的改革,從管理方法上可以為電子檔案尋找一個(gè)統(tǒng)一的、有效的存儲(chǔ)格式,方便電子檔案的歸檔。如:學(xué)生的課程設(shè)計(jì)報(bào)告、任務(wù)書、老師評(píng)語及成績等材料內(nèi)容,按照每個(gè)學(xué)生制作一個(gè)壓縮包,把每個(gè)班的學(xué)生材料整理到一個(gè)文件夾中,分學(xué)期、課程名稱刻錄光盤存檔,為了保證檔案的完整、安全、可靠,同時(shí)用專門的移動(dòng)硬盤做數(shù)據(jù)備份。

3.提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案資源的利用率。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案這一信息資源的科學(xué)管理和開發(fā)利用與其管理手段有著密切聯(lián)系,既要不斷挖掘傳統(tǒng)管理手段的潛力,更應(yīng)著眼于強(qiáng)化現(xiàn)代化管理手段,改善檔案管理方法,使教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范管理,提高其利用率,更好的為教學(xué)這個(gè)中心工作服務(wù)。通過使用教學(xué)教務(wù)系統(tǒng),首先學(xué)院可以方便的向教師布置任務(wù),方便的查詢學(xué)院的教務(wù)資料,全面掌握學(xué)院的教學(xué)情況,提高教學(xué)管理水平;其次,教師可以隨時(shí)了解學(xué)院的任務(wù)安排,方便的提交資料,查詢學(xué)校和學(xué)院的文件和要求;第三,加強(qiáng)學(xué)生同學(xué)院的聯(lián)系,學(xué)生可隨時(shí)了解學(xué)院的安排,方便了學(xué)生教學(xué)的一些管理工作;第四,節(jié)省了大量的紙張,節(jié)省了教學(xué)管理人員和教師的大量時(shí)間,真正實(shí)踐了科學(xué)發(fā)展觀的要求。

4.促進(jìn)教學(xué)檔案資源共享信息化。二級(jí)學(xué)院在開發(fā)管理信息系統(tǒng)的同時(shí),要充分考慮與學(xué)校教學(xué)檔案系統(tǒng)的共享,提高整個(gè)學(xué)校教學(xué)檔案的共享能力,為全校師生提供最新的、可靠的教學(xué)信息,并且可向社會(huì)展示學(xué)校的辦學(xué)成果,為社會(huì)提供信息指導(dǎo),既提高學(xué)校在社會(huì)上的影響力,又加強(qiáng)和提高了二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理的現(xiàn)代化水平。

為了提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理質(zhì)量,只有充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)架起老師、學(xué)生、教學(xué)管理人員的交流橋梁,提高教學(xué)檔案的信息化水平,才能充分發(fā)揮高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì),為教學(xué)管理工作提供全方位的資源服務(wù),為高校的健康發(fā)展注入新的活力。

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(作者單位:山東建筑大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 山東濟(jì)南 250101)

(責(zé)編:呂尚)