邯運集團國際物流信息系統的探究

陳宥任　馬　煉

摘要:企業的物流在企業中起到了至關重要的作用,然而在物流體系的中,信息系統又是頭等重要。本文依靠邯運集團的現狀,分析的邯運集團的國際物流存在的問題并提出改進意見。

關鍵詞:國際物流 信息系統 邯運集團

中圖分類號:G202文獻標識碼:A文章編號:1006-8937(2009)03-0081-03

1邯運集團的發展現狀

物流業是服務業中的重要產業,2007年,中國物流業增加值為1. 7萬億元,同比增長20.3%,占全國服務業增加值的17.6 %,占GDP的6.9%。受宏觀經濟持續高增長拉動,2007年中國全社會物流總額達到752283億元,同比增長26.2%。根據中國物流與采購聯合會的預測,保守估計未來三年物流行業CAGR將達到16%以上。如此良好的行業前景,使得越來越多的企業開始關注并投入到該行業,隨著經濟全球化的速度加速,部分國際物流公司也開始打入中國市場,激烈的競爭環境下,我國企業開始尋找提高競爭力的途徑——組織結構優化設計、員工培訓、信息系統構建等,這些措施在一定程度上提高了我國物流行業的整體競爭力。

邯運集團經過60多年的發展,已成為集汽車客貨運輸、物流經營、汽貿服務、房地產開發、汽車改裝、石油設備制造、汽車技工培訓、信息技術開發以及汽車出租、旅游、餐飲、住宿、廣告服務等業務為一體的大型綜合性企業。但物流行業的競爭日益加劇,市場需求的瞬息萬變,客戶要求的不斷提高,對集團各公司的業務資源整合,流程合理,物流網絡化、信息化以及國際化等方面都提出了更高的要求。為了爭強集團的國際競爭力和自身實力,拓展新的利潤空間,實現“綜合實力在全省同行業保持領軍地位,在全國同行業爭創一流企業”這一目標,開展國際物流這一新興領域自然成為邯運集團的首要選擇。

邯運集團利用原有的信息網絡布局,以初具規模的邯鄲綜合物流園區為依托,相輔相成,實現內陸港內的一次通關。但要發展國際物流也存在著一些亟待解決的問題,如新市場的把握和公司原有業務的整合以及變幻莫測的國際市場和較高的國際技術門檻。這就要求集團對國際物流進行全方位、多角度的分析和開發,建立和完善原有的信息網絡系。

2現狀的深入分析

2.1現有信息系統存在的問題

經過仔細研究現狀資料,我們分析了邯運集團現有信息系統存在的幾大問題,并結合實際說明這些問題對國際物流業務的影響。

①集團各部門、子公司、分公司的信息系統水平有較大差距,導致集團內部信息不對稱而增加成本,如飛馬快運與河北快運之間由于信息系統的差異而溝通不暢導致業務往來成本增加,企業信息化程度不高對國際物流業務的開展是極為不利的:信息不對稱可能導致對方機會主義行為,增加企業交易風險和成本,使企業在國際競爭中處于劣勢地位。

②現有信息系統不完善,我們認為邯運集團完整的國際物流信息系統應該包括運輸子系統、倉儲子系統、商品檢驗子系統、信息子系統、裝卸搬運與配送子系統。但資料表明,企業現有國際物流信息系統中除了信息子系統有初步建設,其他都沒有建立。企業要開拓國際物流業務,需要花費大量人力物力財力來開發物流信息系統。

2.2問題剖析(實際存在的信息、行業、競爭力)

我們認為邯運集團信息系統問題的存在有以下幾個原因:

2.2.1物流管理信息人才缺乏

現代物流管理信息系統的開發和維護人員,既要懂得物流業務和管理的流程,又要懂計算機軟、硬件技術和通訊網絡技術。在科技飛速發展的今天,管理信息系統開發和維護工作,需要一大批高素質、高水平和高能力的綜合性復合人才,并非幾個計算機專業的人員所能完成的任務。

2.2.2開發和運行機制不完善

物流管理信息系統的開發、應用和維護三個環節缺一不可,管理信息系統的開發過程的時間、內容和順序,必須按照整個業務流程和管理環節進行;管理信息系統的應用是長期的,業務活動不停止,管理信息系統的應用就不會停止;而管理系統維護有時要比系統的開發和應用還要艱巨。 邯運集團信息系統的開發、運行和維護活動并未緊密聯系和相互作用,導致集團信息系統更新較慢,發揮不了應有的作用。

2.2.3信息技術的落后

目前大部分國際物流公司都有采用比較先進的信息處理、信息傳輸、信息共享技術電子數據交換技術(EDI)、條碼自動識別技術、全球衛星定位系統(GPS),這些技術能幫助企業改善信息系統的運行從而加快信息的傳遞,在一定程度上降低提高效率降低成本。但邯運集團并沒有完全采用這些技術,現有的GPS系統覆蓋率低,遠遠滿足不了國際物流業務的需要。

2.3理論及技術分析

首先,我們將運用SWOT分析法分析邯運集團國際物流業務開展的優勢、劣勢、面臨的機會以及威脅。優勢(strengths)主要來自良好的行業前景和企業本身完善的國內運輸網絡;目前企業進軍國際市場最大的劣勢(weaknesses)在于其信息系統的不完善,企業需要結合國際物流業務特點開發完善的信息系統;進入國際市場,將給企業帶來前所未有的機會(opportunities),但如果企業取得國際國內競爭的勝利,這樣的市場對企業而言威脅(threats)甚至比國內市場還大。總的來說,企業必須開拓國際物流業務,必須根據實際情況改善自身信息系統的不足,這樣才能取得競爭勝利。

接下來我們將從技術層面分析國際物流信息系統:

信息是進行國際物流的控制手段,是現代國際物流運作的基礎,并起到戰略決策支持的作用,而信息的傳遞又依賴于完善的信息系統。完整的信息系統應該包括運輸子系統、倉儲子系統、商品檢驗子系統、流通加工子系統、信息子系統、裝卸搬運與配送子系統。國際物流信息系統可以理解為通過對國際物流相關信息的加工處理來達到對物流、資金流和商流的有效控制和管理。

信息系統的基本功能:信息采集和信息輸入,即將國際物流系統內外涉及到的所有數據都收集起來,并錄入計算機信息系統中。數據進入系統后,經過管理軟件和數據管理員的整理和加工,成為對國際物流系統有用的信息。信息傳播就是將這些有用信息傳送給個相關部門,促進物流系統的暢通。流程圖如下:

目前國際物流業務運用的信息技術主要有EDI技術、條碼技術和GPS系統,下面我們將對這些技術進行深入分析。

EDI技術,即電子數據交換技術,是一項比較新的信息處理、信息傳輸、信息共享技術。它用國際公認的標準格式進行信息編制,從而實現公司與企業之間的數據傳輸與處理;并完成以貿易為中心的全部業務過程。EDI對企業的作用表現在以下四個方面:EDI正在成為企業生存的支柱;為企業節省成本;改進企業內部的操作;改善客戶關系;提高企業國際競爭力。

EDI的實現過程:在EDI中,EDI參與者所交換的信息客體稱為郵包。在交換過程中,如果接收者從發送者所得到的全部信息包括在所交換的郵包中,則認為語義完整,并稱該郵包為完整語義單元。完整語義單元的生產者和消費者統稱為EDI的終端用戶。在EDI工作過程中,所交換的報文都是結構化的數據,整個過程都是由EDI系統完成的

條碼是一種信息代碼,由一組寬度不同,反射率不同的條和空按規定的編碼規則組合起來,用以表示一組數據的符號。這種黑色的、粗細不同的線條表示一定的數據、字母信息和某些符號。條碼作為數據識別和錄入手段具有可讀性高、可靠性高、經濟性好、點對點性、信息對應性強等優勢。

全球衛星通訊定位系統GPS(Global Positioning System)是利用衛星星座(通信衛星)、地面控制部分和信號接收機對對象進行動態定位的系統。在國際物流領域,它被運用與汽車自定位、跟蹤調度、陸地救援、鐵路運輸管理、大宗貨物運輸管理等,是國際物流信息系統信息的重要來源和傳播途徑。

3提出方案

方案一:邯運集團國際物流數據流程及管理信息系統設計

由于邯運集團的信息系統存在問題,導致其信息傳遞渠道不流暢,影響了集團業務的效率,國際物流業務的風險將比國內物流業務風險更大,所以集團信息系統急需改進。我們根據邯運集團特點,針對出現的問題,設計和完善了集團國際物流業務流程,并在此基礎上設計了國際物流管理信息系(如圖2)。

數據流程圖從數據傳遞和加工的角度,以圖形的方式刻畫數據流從輸入到輸出的移動變換過程。它是結構化系統分析的主要工具,不僅可以表達數據在物流管理信息系統內部的邏輯流向,而且還可以表達系統的邏輯功能和數據的邏輯變換。經過對物流系統的深入研究,我們確定了邯運集團國際物流管理信息系統的基本業務功能和流程,并在此基礎上設計了企業物流物流與信息流模型,具體模型如下圖所示:

注:實線表示物流,虛線表示信息流

我們可運用心的信息技術,基于Internet結構建設寬帶網域將企業的各部門和經營網點接連起來,優化企業內部的資源配置,通過網絡與用戶、制造商、供應商及及相關單位聯結,實現資源共享、信息共用,并對物流各環節進行實時跟蹤,有效控制與合理的管理。

根據以上的組織結構我們設計出了這樣一個由外網、中網、內網組成的信息網絡系統。外網就是經過路由器和防火墻接入Internet,實現電子商務接口。運用WBM網絡技術,通過瀏覽器連接一個專門的Intranet Web站點,免去客戶機與經營中心的頻繁工作聯系。既大大降低了企業MIS的培養應用費用,也使更多的企業外界用戶使用企業管理信息網絡;支持多倉及多種貨主方式,積極展開企業內部的第三方物流。中網是防火墻與內網和外網隔離的中間地帶。這使得企業的機密信息受到防火墻等安全技術保護,只有相關的內部人員才能訪問到某一等級的信息,供應商、客戶等外部人員只能在某種權限范圍內才能進入企業內部。這使得邯運集團在發展國際物流時面對更廣闊的市場和更更復雜的客戶群體保證信息的獨立性和安全性。內網為企業物流內部運作的局域網。通過引進EDI技術的運用實現企業內部各部門見,企業與企業外部數據,信息的收集和交換。它是調節時節生產(JIT)的關鍵,EDI可以改善生產進程表的穩定性,其與制造資源計劃(MRPⅡ)結合起來可大幅度減少庫存,提高企業人員的工作效率。對國際市場的變化做出快速反應,提高含蘊集團的市場競爭力。

通過構建這樣一個以管理部門為中心,同時要求客戶、財務、制造加工等與物流部門沒有直接關系的部門也參與其中,通過引進各種先進技術建立一個雙向復雜的國際物流管理信息系統,提升和完善了邯運集團的信息交互平臺。達到將物流部門這一費用中心為利潤中心的轉變!

方案二:國際物流運輸系統設計

要發展國際物流,首先要考慮到國際物流運輸的各個方面,應為運輸是每個物流公司的重中之重,少了這部分,物流將不能正常運行,所以要建立一套良好的國際物流信息系統,首先要建立一套優化的運輸信息系統。同時,隨著網絡技術和國際互聯的發展,網絡信息系統成為國際物流的一個舉足輕重的方面。

所以,根據以上分析,我們結合對國際物流運輸和網絡技術的深入分析,建立了一套國際物流運輸信息系統模型(如圖4),并著重分析分控制中心與交通臺的信息管理(如圖5)。

圖5中,交通臺由GPS用戶設備、GPS控制系統、GSM通信模塊組。 GPS用戶設備用于獲得地理位置信息,GPS控制系統處理GPS接收到的地理信息,然后由GSM通信模塊將GPS處理過的信息通過無線網絡發出。于是物流配送監控中心就收到來自交通臺的信息。物流配送監控中心是該系統的核心,由GSM通信模塊、控制中心計算機、GIS地圖臺組成。監控中心的GSM通信模塊負責接收交通臺發出的信號,分控制中心計算機分析接收到的信息并將其傳給對應的地圖臺。由地圖臺計算機進行處理,并顯示配送車輛的位置。除此之外,監控中心還能發出指令消息控制交通臺裝置的行為。如何時開始發送地理位置信息、發送地理位置信息的時間間隔等。交通臺也可在必要的時候,主動發出消息向監控中心請求執行發送地理位置信息的操作。另外,分控制中心也可將集成分析后的所有信息傳輸到總控制中心,便于集團總部根據信息對運輸進行全面的管理。

4方案選擇

國際物流信息系統的開發是一個復雜的過程,主要包括系統分析、系統邏輯設計、系統物理設計、系統實施、系統維護和評價五個步驟,我們本次課程設計完成的主要是前面兩個步驟。下面,我們將對設計方案進行優選,確定出最終的方案。

我們的第一個方案針對邯運集團因信息系統不完善而導致國際物流業務實施難度增大、成本增加等問題,對集團國際物流業務進行了規劃,該方案具有較強的戰略意義;第二個方案是針對集團運輸信息系統落后這個具體問題提出的,重點幫助集團實現國內國際運輸信息的傳遞,集團實施該方案需投入的成本遠遠低于第一個方案。

由于集團準備開發國際物流業務,為取得市場競爭的勝利,獲得集團的長遠發展,我們認為集團總公司應優先考慮第一個方案,這就要求集團投入大量資本,進行信息系統優化設計并對員工進行培訓,當集團建立較完備的國際物流信息系統后,各分公司可以根據實際需求和盈利狀況開發運輸信息系統,形成信息標準化,進一步與國際接軌。

5總結及啟示

通過分析和方案設計,我們可以發現集團國際物流業務并不是孤立于其他業務的,信息系統可以將它和其它任何一個子公司、分公司、任何一個員工、任何一個國家聯系起來,而國際物流信息系統又是由多個子系統組成的復雜系統,信息成為各個子系統之間溝通的關鍵,企業要取得國內國際競爭的勝利,就必須在信息上占有優勢地位,而完善的信息系統可以幫助企業做到這一點,信息系統的設計并不是簡單的工作,企業既要打破傳統觀念進行創新設計,又要考慮系統實施過程中可能出現的問題,這是一項復雜的工程,企業要投入大量的人力、物力和財力才能完成,這種投入還具有一定風險,因為并不是每個企業都能成功設計和順利實施設計方案。

當今社會是一個信息社會,信息化程度對企業內部和外部的信息交流有重大影響,我們可以從種得到以下幾點啟示:第一,企業需要構建完善的信息系統,并開展系統維護和更新工作,這是企業取得長遠發展的必備條件之一;第二,要構建完善的物流信息系統,不僅要注重硬件條件的改善,還應注重對從業人員的培訓;第三,企業信息系統的設計不是獨立的,要求企業內部各部門進行合作,以保障信息的真實性和完整性。總之,掌握信息才能取勝,信息系統作為信息傳遞的載體,將在企業運營中發揮越來越重要的作用,每個企業都應重視信息系統的開發和完善!

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