淺議ＥＲＰ系統在會計核算中的作用

張　帆

摘要:會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業經濟活動中的變動過程及其結果,為政府部門、投資者、債權人以及企業管理層提供有關企業財務狀況、經營成果和現金流量的重要信息。隨著ERP技術的發展,以及更多的企業集團成功實施和運用ERP系統,會計核算組織形式,會計核算人員的身份,核算的工具、方法、程序以及成果等均發生了巨大變化。

關鍵詞:ERP;會計核算;業務流程

中圖分類號:F230文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)23-0145-02

在信息技術高速發展、信息化程度越來越高的今天,利用信息化改造和推動傳統產業,信息化提升企業整體管理水平一個重要手段就是實施應用ERP(Enterprise Resources Planning,即企業資源計劃)系統。ERP系統作為一種管理工具,在滿足企業發展需求的同時也對企業原有傳統管理模式展開了挑戰,ERP系統的實施應用對企業包括業務流程、管理理念及行為模式等方面帶來巨大的沖擊,本文探討了ERP實施對會計核算的一些作用。

一、ERP系統為會計核算提供了技術支撐

1.通過ERP項目實施,計算機的全面配置和網絡的運作,為企業會計核算提供了先進的生產工具。隨著計算機在企業里的普及,我單位財務部從2004年開始推行ERP系統,逐步建立起了信息化管理平臺,系統平臺的搭建為會計核算提供了先進的生產線。

2.通過ERP實施,管理流程的重組與優化為會計核算生產線打通了“瓶頸”。經過業務流程重組,企業整合了采購職能,集中了物資管理,整合了銷售管理,集中了成品管理,更重要的整合了財務管理,系統平臺使原來分散辦公變成了零距離,全廠不同地域會計人員可以通過網絡在一個平臺上進行核算,運行了幾十年的兩級核算改成了一級核算,打通了核算生產線的“瓶頸”。

3.基于ERP系統的財務與業務一體化及自動會計核算方法,為會計核算人員身份轉化提供了技術支撐。實施ERP后,實現了業務處理與財務核算同步,因此會計核算人員其職能進行了分化,其中很少一部分人負責對系統進行相應會計處理設置,以及系統出現異常時對系統進行分析,這部分人可以理解為“技術員”,除此之外,采購、庫存、生產,銷售等主體流程相關的主要經濟事項,其會計業務的核算全部是通過自動會計進行處理,其工作主要成了對收付款業務數據進行輸入,對完成后業務所產生的原始憑證進行規集、審核和整理歸檔。因此,這部分會計核算人員的身份已經轉化成了會計核算生產線上的“操作工人”。

二、ERP應用對企業會計核算的作用

1.ERP對會計核算形式和方法產生的作用

傳統的會計核算形式和某些核算方法并不是會計數據處理本身所要求的,而是為減少或簡化計算工作量所致。實施ERP系統管理,在符合國家統一的會計制度規定的前提下,可以從所要達到的目標出發,設計出業務流程更加合理、效率更高、計算更精確的會計核算形式和核算方法。在使用時,會計人員不必再考慮具體的核算方法,只要財務管理子系統所提供的核算是正確的,在操作時執行指定的功能,計算機就可以高速、快捷、及時、準確地完成相應的工作。

會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業經濟活動中的變動過程及其結果,由總賬、應收賬、應付賬、現金、固定資產、多幣制等部分構成。因此,從物理層面看,ERP的會計核算模塊涉及總賬模塊、應收賬模塊、應付賬模塊、現金管理模塊、固定資產核算模塊、多幣制模塊和工資核算模塊等等。以現金管理模塊為例,它主要是對現金流入流出的控制以及零用現金及銀行存款的核算。它包括對現金、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP軟件中,一般都具有票據維護、票據打印、付款維護、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢、和支票查詢等和現金有關的功能。此外,它還和應收賬、應付賬、總賬等模塊集成,自動產生憑證,過入總賬。ERP的應用將手工模式下繁重的成本計算工作量大大簡化了。在ERP標準成本體系中,在產品、產成品和銷售成本均以標準成本計價并同時記錄成本差異,可以大大減少期末成本計算的工作量,簡化日常賬務處理。同時,采用ERP進行成本管理,通過庫存系統、工資系統、固定、資產系統等取出相關成本數據或手工錄入數據后,系統就可以自動進行成本計算、生成完工產品成本報表、在產品成本報表、成本差異分析表等報表,并保證各種數據來源的唯一性,確保數據之間的勾稽關系正確性,從而避免了手工編制報表的繁重工作量。

2.ERP對會計人員角色轉變的作用

實施ERP系統管理,對會計人員角色的影響是顯而易見的。其中,最突出的是,當企業應用了ERP系統后,許多資料直接由資料產生處的人員來輸入,會計信息會在交易完成后,自動入賬,同時進入相關分類賬,并自動產生報表,且許多資料直接從系統中即時存取。這樣,許多原本由會計人員來完成的基礎工作已被取代,使財會人員從繁重勞動中得到解放,工作重點轉向信息的深加工。一個角色可以擁有多個用戶,而一個用戶也可以分屬于多個不同的角色。未來財會人員將以企業診斷者和咨詢者的角色出現,但要做好這些工作不僅要求財務人員要從單一的財務知識結構向復合型知識結構轉變,還要求其提高預測、分析、控制、決策方面的能力。

3.ERP對賬表存儲方式和輸出過程的作用

在傳統會計業務處理過程中,總賬、明細賬、日記賬都有嚴格區分,并有其特定的格式,而且存儲介質是摸得著、看得見的紙張。在ERP財務管理子系統中,賬簿、報表所需的數據是以數據庫文件的形式保存在光、電、磁介質上的,當需要查看這些賬簿或報表時,只要執行相應的會計信息生成和輸出功能,系統會按事先設計的程序自動從數據庫文件中取得數據并進行篩選、分類、計算、匯總,然后按照國家統一的會計制度規定的格式,將指定的憑證或賬簿或報表在計算機屏幕上顯示或送到打印機打印出來。

4.ERP對財務部門實現從“核算型向管理型”轉變的作用

企業的發展,要求各部門及所有員工都必須能為企業創效創收,ERP實施后,財務部門的工作重點發生了變化,要求實現從“核算型向管理型”轉變,但核算、服務是管理的基礎,近兩年,財務部組織了全體人員進行流程培訓,特別是今年開展一帶一學習和成立專題學習小組,通過不斷學習的形式來提高會計人員的素質。本人還建議,財務部也應該像生產廠一樣,對各流程應該培養和授予專業技術尖子,給予其相應的待遇,并且要求其能像生產工程師一樣來確保系統和流程的良好運轉。

5.ERP對優化核算過程的作用

核算過程要求按照“流程負責、流程服從、流程支持”的管理新思想來組織會計核算。原有的科層職能式會計機構由于機構復雜、層次多,信息傳遞慢,無法滿足企業快速反映和市場競爭的要求,因此,在核算組織方面設立了總賬報表、費用報銷、應付核算、庫存核算、應收核算、固定資產及其他資產核算等主要核算流程、各個流程就相當于一個生產車間,會計核算應基本上是按車間的生產來組織。如應收流程主要負責對企業主要產品的銷售結算、貨款收回及應收賬款的管理,在這條生產線上客戶檔案的維護,貨款的收取、錄入與復核,運費單據的分配、結算單據的導出,銷售價格的調整及銷售折扣的計算,各個崗位之間相互制約相互配合,另外,通過對流程關鍵點、關鍵環節(如收付款崗位)設置復核崗位,來增強對關鍵環節事后檢查監督,即加強對會計信息產品的質檢。再是由對主要流程設立主管和總監職位,實行經辦——主管審批——總監監督三權分離,減少事前的審批手續,提高辦事效率,增強事后檢查監督,提高核算質量,使會計機構能高效運作。

6.ERP對提高核算人員工作理念的作用

要樹立“日事日畢”的觀念,一方面,會計核算從接收、接受入庫至付款結算、生產消耗至工單完工、收款至銷售出庫,在建工程發生、固定資產增加、減少至折舊提取,以及各模塊導入總賬、總賬過賬直至報表編制,從核算流程來說是一環套一環,尤其是一級核算后,幾個法人在結算中心所開內部存款賬戶的收付款每月達上千筆,牽涉幾個模塊,如果收付款不及時入賬,內部銀行集中月初對賬,則財務部關于5號出報表的要求只能是一句空話。另外,企業決策層及其他管理部門不再單單需要傳統的財務報告,更需要的是能提供個性化的動態財務報告,因此,“日事日結”是核算生產的基本要求,不能像以前一樣將事情集中到一起處理,甚至集中到月末處理,要做到“日事日畢”。

7.ERP對優化會計核算相關業務流程的作用

傳統的管理流程只要求業務流程中涉及財務部分的資料送到財務部門去處理,導致了財務系統對其他同樣重要的管理信息的遺漏。而企業內部的業務流程很多,如以供應鏈為主的物流,以生產管理為主的生產流等。在這些業務流程中,產生的信息需要和資金流管理相協調,一旦產生財務信息,要并行送入財務管理子系統進行加工、存儲和處理,財務管理子系統同樣會及時將產生的有關數據送給業務系統,從而保證財務與業務步調一致、協同前進。

參考文獻:

[1]曹麗娟.淺論ERP系統與管理[J].經濟研究導刊,2009,(6).

[2]孫萬軍.企業信息系統應用[M].北京:高等教育出版社,2004.

[3]王玉春,程昔武.試析ERP環境下的財務管理信息系統[J].財會月刊,2004,(11).

[4]舒潔華,舒萍華.完善會計集中核算若干問題的思考[J].審計與理財,2008,(1).