踐行科學發展觀　構建全新企業檔案管理模式

魏濱妹

科學發展,是各項工作健康開展的必然要求,檔案工作也不例外。但事實上,目前分支機構、管理層次較多的大型企業檔案管理基本上仍沿用政府部門的管理模式,層層設立檔案館(室),這些檔案管理部門的職能也大致相同,既造成了財力、物力及人力等資源配置的嚴重浪費,更影響了檔案編研和利用的整體效果,與科學發展的內涵要求相差甚遠。因此,因地制宜,著力解決檔案管理體制和模式方面的制約“瓶頸”,對于檔案工作全面、協調、可持續的發展具有重大的現實意義。

一、檔案管理模式實現由分散管理向集中與分散管理相結合的模式轉變

對于分支機構、管理層次較多的大型企業來講,傳統分散的檔案管理模式具有明顯的局限性,如檔案資料中,特別是文書檔案重復情況嚴重,既浪費保管空間,更無效占用人力、物力資源。為此,這些企業沒有必要恪守地方政府管理部門的固有模式,而應實行一定范圍的集中管理。一方面,要明確檔案管理主體及相應權限。實行檔案集中管理,不宜擁有過多的檔案管理主體,原則上,檔案管理主體的層級應集中在母公司及一級子公司,負責所轄系統檔案工作的推展。相應的,二級子公司及以下營業機構檔案管理主體的地位和作用逐步弱化,除保存和管理短期內使用頻率較高的部分檔案資料外,不再肩負檔案管理職能。另一方面,要明確界定檔案的立卷歸檔范圍。文書類檔案的管理,實行誰制發、誰保管的原則,下級營業機構在轉發時,如果未結合自身實際提出明確要求,不必立卷歸檔;如果在轉發過程中提出了明確要求,轉發機構只將文件中含有自身相關要求的部分內容“局部”歸檔保存。關于業務檔案,二級子公司以下營業機構數量較多,可通過掃描進行電子備份,將原檔案密封后移交一級子公司集中統一管理。在實際工作中,如需提供原始檔案,沒有極特殊情況,不必遠程調用原始檔案,可通過將備份的電子文件打印并蓋章確認的方式予以解決;聲像、實物等檔案由于數量不多、占用空間有限,可按屬地由企業所轄二級子公司進行管理。

二、檔案管理手段實現由手工管理向信息化管理的轉變

隨著電子與網絡技術的普及與推廣,實現檔案管理信息化的條件已日益成熟。除實物檔案外,其他形式的檔案均可實現信息化管理。對于文書檔案的管理,大型企業可在自身辦公自動化系統中搭建檔案管理系統模塊,將檔案的收集、整理、立卷歸檔、保管、利用等各個環節均通過計算機及其支撐的網絡系統來完成,真正實現文檔管理一體化。業務檔案管理也可實現信息化管理,具體來講,要搭建網絡平臺,將檔案管理系統模塊植入業務處理系統,通過參數與模塊的設置使業務資料歸檔前的相關工作由計算機系統自動完成,并保存在后臺服務器上。企業內部的查詢與利用也通過計算機及網絡進行。

當然,在目前的情況下,完全實現檔案管理手段的信息化還面臨諸多困難,如國家關于電子檔案效力的法律法規體系尚不完備,企業業務操作系統、網絡的穩定性與容量有待于進一步完善,等等。為此,大型企業在推進檔案管理信息化的過程中,不能急于求成,一步到位,而應該循序漸進,制定切實可行的實施方案。當前,要全面做好文書檔案的信息化建設,同時,在通過電子備份,實現“形式”上的業務檔案信息化管理的基礎上,提高工作的前瞻性,為最終向完全意義上的檔案(除實物檔案外)管理信息化過渡打下堅實的基礎。

三、檔案庫房建設由數量多向質量高的轉變

實施檔案集中管理,對庫房建設提出了新的、更高的要求。削減檔案庫房數量,提高建設規模和質量已經成為大勢所趨。大型企業一級子公司設立檔案管理中心(根據實際情況可設分中心),嚴格按照檔案保管和利用條件建立大面積、高質量的檔案庫房,對轄區營業機構形成的各類檔案(除實物檔案外,下同)進行集中管理,其二級子公司只設立檔案“周轉庫”,臨時保管那些近期形成的、利用率高的小部分檔案。二級子公司以下營業機構,特別是城區營業機構不再保留檔案庫房,工作中如需查考利用,可借助網絡終端進行。

為提高資源配置效益,大中型企業必須對自身檔案庫房建設進行科學論證和認真規劃。一方面,為節約資金投入,在庫房的建設上,應立足對現有房產、地產“挖潛”,如果確需新建,在選址上也不必強求大城市或繁華地段,而應將其盡量向中心城市的郊區或所轄縣區安排,以避免資源浪費。另一方面,對擬不再用于檔案保管的原有庫房要進行充分利用,適合建成分支機構的,可改造成營業場所;不適合建成營業機構的,要加快處置,以集中資源用于核心業務開展和規模大、質量高的新庫房建設。