科研單位辦公室服務與管理工作探析

許　靜

摘要 辦公室在管理系統中擔負著上下溝通、內外聯系、左右協調的樞紐作用。新形勢下,辦公室工作表現出了新的特點,因此要創新思維,將管理和服務職能優質化,更好地服務于科研單位。就辦公室管理與服務的問題作些探討。

關鍵詞 科研單位辦公室;工作;管理;服務

中圖分類號 C931.4 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739(2009)13-0361-02

服務是過程中的管理,優質的服務是過程中的科學管理。辦公室在管理系統中擔負著上下溝通、內外聯系、左右協調的樞紐作用,其中,行政管理和服務是它最基本的職能,也是辦公室工作的立身之本、輔政之基、謀事之道,是保證單位日常工作正常運行的基礎。

1 新形勢下,科研單位辦公室工作呈現的新特點

1.1 在日常事務管理中,應強調辦公室參與政務管理的重要性

隨著科研體制的深入發展,科研單位在管理方式、發展目標、人才培養、運行機制等方面也發生著深刻的變化。辦公室作為輔助領導決策的主要部門,需要創新思維,改變過去重在“辦事”的想法和做法,積極地參與政務管理,在推進科研院所管理、制訂年度工作計劃和中長期規劃、提出可行的戰略和策略發展的重要工作中發揮作用,成為民主決策、科學決策、服務科研的智囊團,這日益成為評價辦公室工作水平的重要指標。

1.2 工作任務更加繁重,服務要求更高

從管理要素看,涉及人、財、物、時間、空間、信息等;從工作內容看,涉及政務、事務、服務;從服務對象看,涉及領導、同級部門、職工。辦公室作為一個單位工作的窗口,信息交流的平臺,橫向、縱向聯系交流比較多,事務雜、任務重,而且科研單位有越來越多的專家、學者走上領導崗位,他們本身是各專業領域的首席專家或學科帶頭人,承擔著各項科研任務,需要辦公室在行政管理工作上為領導提供不可缺少的輔助性服務,使領導減少不必要的干擾,更好地策劃全局工作。

1.3 人員素質要求提高,應急能力增強

面對今天瞬息萬變的信息以及各種類型的突發事件,要求辦公室人員必須做到快速反應、急事急辦、特事特辦、善于把握,領會領導意圖,按照指示精神辦事。

2 堅持四意識,在科學管理中提供優質服務

2.1 堅持規范意識,實現管理和服務的科學化

(1)規范職能。合理配置辦公室內部機構,通過實行崗位目標管理,使每個人都明確自己的崗位職責、工作目標和具體要求,做到各司其職,各負其責。

(2)規范制度。規章制度的建設是實現有效管理的航標,一切管理行為需有法可依,有章可循。辦公室承擔著大量瑣碎繁雜的事務性工作,如文稿印制、電話通知、會務組織、來賓接待、車輛管理調度等。這些工作看似尋常,但稍有疏忽便容易出錯添亂,甚至造成不良的影響。建立規范的辦文、辦事、辦會等各方面的工作流程,形成有序的運行機制,能確保工作次定而序不亂。

(3)規范形象。形象是內在精神的外在體現。辦公室可以通過統一單位的信封、公文紙、資料袋等辦公事務用品的格式,規范對外交流的視覺形象。另外,辦公室還可通過抓工作人員的整體素質形象,以及辦公室、會議室環境、衛生等,展示出一種健康、積極向上的精神風貌,樹立窗口形象,同時也給工作人員帶來新的激情和活力。

2.2 堅持創新意識,實現管理和服務的優質化

(1)創新管理方式,由粗放型管理到精細化管理的轉變。在辦文、辦事、辦會工作中,優化工作流程,有針對性地采取措施,抓緊、抓細、抓實,力求精細化,全面提升辦公室的工作質量和服務效能。

(2)創新服務理念,由被動服務為主動服務,由決策要素的單項服務到決策全過程服務的轉變。辦公室應立足于對社會發展趨勢的超前預測,對有關工作早考慮、早研究、早動手,被動性工作主動去做,努力在被動中爭取主動。特別在參謀建議時,要從政治上可接受、經濟上合理、技術上可行、法律上允許、操作上可能、時間上有效等6個方面考慮。應當在增強工作的計劃性上體現主動服務,科學規劃工作重點,做到長計劃、短安排,計劃性和靈活性相結合;在增強輔助決策的科學性上體現主動服務,為領導決策提供充分、準確的依據。在領導決策過程中,在決策前要拿出高質量的參謀預案,準確、及時、全面地反映情況,提供決策建議;策中要進行高水平的綜合協調,理順各方面的關系,嚴格把好決策中的各個關口;決策后要高效率地抓好貫徹落實,使決策變成各級各部門的實際行動。

(3)創新思維,由傳統辦公方式向現代自動化辦公模式的轉變。以提高工作效率和工作質量為目標,配齊必要的現代化辦公設備;建立信息化管理平臺,借助計算機網絡技術建立信息收集、處理、傳輸和反饋的綜合系統,采用辦公主頁、電子郵件、公告版、討論組等方式在網上傳達文件、通知等管理信息,進行網上即時、多向、互動的信息交流,使管理更加科學、民主和有效,辦公室工作向智能型發展;建立電子文檔數據庫,如實行檔案管理電子化,節約資源,提高效率。

2.3 堅持發展意識,提升管理和服務的能力和水平

(1)重視學習和培訓,提高人員素質。辦公室應經常組織工作人員學習,多參加業務培訓,引導辦公室工作人員自覺積累多學科的專業知識和最新信息,形成學習與工作互動、在學習中工作、在工作中學習的良好風氣。

(2)激發活力,加強人才培養。在新形勢、新任務下,培養現代化的管理人才,充分發揮工作人員的主觀能動性、工作積極性和創造性,是提高辦公室管理水平的關鍵。選拔高素質、有培養前途的人員到辦公室工作,創造良好的工作環境,鼓勵積極向上的良性競爭。

2.4 堅持全局意識,發揮奉獻精神

辦公室要樹立系統理念和整體觀念,胸懷全局,努力營造團結和諧的氣氛,相互協作,實現1+1>2的目標。對外,作為“涉外”部門,積極充當本單位工作的“聯絡員”,主動與上級部門搞好協調,以求獲取支持;主動與其他單位、部門搞好合作,以求共謀發展。對內,辦公室要溝通與協調好領導與部門之間、部門與部門之間等各種關系,增強凝聚力。

3 參考文獻

[1] 李福海.管理學新論[M].成都:四川大學出版社,2002.