淺析高校檔案管理工作的現代化模式

刁文濤

高校檔案是學校管理工作的一部分,是一個重要的信息源,是學校的寶貴財富,是高校建設發展面貌的真實歷史記錄,對于學校各項工作的順利運行具有不可忽視的意義。高校檔案工作是辦好學校的一項基礎性工作,是學校管理不可缺少的環節,也是衡量學校管理水平高低的重要標志。因此,高質量的檔案管理工作,能為學校管理和發展提供高質量的服務。下面筆者針對高校檔案管理工作的現代化模式談一下自己的看法:

一、高校檔案管理數字化和網絡化的客觀必然性

1.高校檔案管理數字化和網絡化是時代發展的要求。首先,檔案管理數字化和網絡化可以使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一臺聯網的電腦,即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。其次,檔案管理數字化和網絡化使檔案業務工作變得更加方便、快捷、高效。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中,各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件,并注上處理意見,年終歸檔時,只需向檔案管理部門移交一份分類組卷清單,把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理部門,減少了檔案數據錄入工作。

2.高校檔案管理數字化和網絡化是計算機大量應用于高校管理的必然結果。高校檔案部門出于自身管理需要,使用計算機管理檔案,形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數字格式轉變。

3.高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟。20世紀90年代以來,我國先后筑起了中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網,并均與Internet接軌。1997年以來,由于“211工程”的推進,很多高校紛紛著手建設校園網。至1996年底,已有220所高校建成校園網并連入CERNET,800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起,為高校檔案管理部門網絡化建設提供了前所未有的條件。與此地同時,高校檔案管理部門自動化建設經過10多年的努力,開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案部門均采用比較成熟的計算機管理系統,已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主權服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案部門的服務手段,提高了服務質量和工作效率,促進了各項標準的制定和完善。所有這些,都為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、進一步完善服務功能,迅速轉變管理模式

隨著高校教育改革的深入發展,辦公自動化的廣泛推行,檔案管理部門也要相應地對傳統的管理方法加以改進。

傳統的檔案管理工作從收集、整理、裝訂到提供利用,都是手工操作,費時費力,浪費了大量的寶貴時產。在對文件材料立卷時,為了便于保管和利用,盡可能保持文件之間的歷史聯系,有些是很牽強地集中到同一卷中,查找時很不方便,管理人員只能憑經驗和記憶來進行檢索,有時難免會影響提供利用的速度和質量。隨著計算機應用管理的推廣,文件的管理也正在向辦公自動化方向發展,在查找文件資料時,輸入關鍵詞或發文號等,就能很快通過計算機檢索出來。因此,各高校應適應新形勢的要求,加大投入力度,建立真正的檔案管理系統,讓檔案管理人員從原始勞動中徹底解脫出來,集中精力從事檔案管理研究工作。加快高校檔案信息服務原有體制、機制的改革步伐,擺脫傳統的服務模式,盡快形成新形勢下的現代化檔案管理模式。

三、加快檔案管理工作現代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程,尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講,由于館藏案卷多,著錄工作不僅量大而且復雜,如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法,會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急,循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有卷宗進行排隊,將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率

2.分級次著錄,省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征,而且也可以減少著錄條目和錄入條目,既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.分門別類,充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4.要加強檔案信息素質教育。加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育,利用檔案信息守法意識,加強檔案工作者的檔案信息保密意識、傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備、獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡、不斷提高檔案信息的效益功能。

5.要科學地制定、貫徹和修訂各項標準,使檔案工作逐步實現標準化。計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心,而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案,計算機是無法進行管理的,即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此,要適應知識經濟發展要求,加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

6.要強化服務意識,拓寬服務領域。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來,變“封閉型”為“開放型”,主動面向知識經濟主戰場,把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來,做到知識經濟發展到哪里,檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時,要向企業和科技事業單位傾斜,在注重國有經濟領域檔案工作的同時,把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。

7.培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。要盡快培養既懂專業知識,又懂信息技術,具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才,為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

總之,知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機,趕上這次浪潮,我們就會縮短與先進國家的差距,在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過全體檔案界同仁的共同努力,我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章,畫出最新、最美的圖畫。□ (編輯/穆楊)