提升素質提高能力　做好企業辦公室工作

王珊瑤

企業辦公室既是一個企業的綜合管理部門,又是具體的辦事機構,是溝通上下、協調左右、聯結內外,保證各項管理工作正常運轉的樞紐。具有政策性強、事務龐雜、工作要求嚴格、勞動強度大、被動多于主動的特點。辦公室人員只有不斷提升素質,提高工作能力,才能做好辦公室工作,為領導、機關和基層、職工群眾服務好。

一、做好辦公室工作應具備的四種素質

企業辦公室是企業面向社會的窗口。辦公室人員的工作作風、精神面貌和隊伍素質,直接關系到機關形象。加強辦公室人員的素質教育十分重要。

1.過硬的政治素質。辦公室工作是一項政治性、政策性都很強的工作。尤其是秘書工作的性質、作用決定了秘書人員必須具備具有較高政治理論和政策水平,有較高的思想覺悟。在大是大非面前保持清醒的頭腦,運用科學、正確的方法處理日常事務,不在工作中犯原則性、政策性錯誤。因此秘書人員必須認真學習黨和國家的路線、方針和政策,多了解國際風云,不斷接受新信息,更新觀念,用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點去觀察和分析問題,透過現象看本質,發揮好參謀和助手作用。

2.扎實的文字功底。文字寫作是對秘書人員的最基本要求,撰寫材料是秘書的基本職責。公文寫作作為一種特殊文體,寫作的功夫需要長期的生活實踐,深厚的文化積累,系統的寫作技能,還要做到“三心”:一是留心。要務一行勤一行,注意各種結構和格式的作品,要細讀、細品、細鉆、細研,取人之長,為我所用;二是潛心。秘書人員要有長期寫材料的準備和習慣,自加寫作壓力,隨時做好接受任務、寫作材料的準備和習慣;三是用心。寫作材料要專心專意,一絲不茍,精心寫作。

3.熟練的現代辦公本領。隨著現代化辦公機具的普及,企業秘書肯定不能再滿足于傳統的工作方式和素質,試想一個現代企業秘書如果不會電腦操作、不會復印、傳真、不會接發電子郵件、不會查閱網上信息,如何能干好本職工作。現代企業秘書必須主動去適應、掌握現代辦公技術,提高實際應用水平,做一名立場堅定、作風優良、技術過硬的新時代企業秘書工作者。

4.健康的身體素質。常言道:“身體是革命的本錢”。沒有好的身體,如何更好地為領導服務。作為企業秘書要有能承擔繁重的任務、不分晝夜和節假日去完成工作的身體,因為身心經常處于高度緊張狀態,稍不注意,身體可能就會被累垮。所以企業秘書工作者,必須加強體育鍛煉,始終保持樂觀向上的精神狀態。

二、牢固樹立做好辦公室工作的五種意識

辦公室工作關系千絲萬縷,錯綜復雜,辦文、辦會、辦事、收文、接待等等,辦公室工作人員只有牢固樹立服務意識,才能把辦公室建設成為優質的參謀部、高效的服務部。

1.全面學習的意識。知識就是力量,企業秘書的成功更離不開知識的積累,而知識的積累主要靠學習。作為一個合格的企業秘書,就應該像擴大電腦內存一樣儲存并不斷更新自己的知識。一是加強有關的國家法律、法規學習;二是要學習生產方面的知識;三是向書本學習,博覽群書;四是向實踐學習;五是向領導學習,學習領導同志的領導藝術和工作能力;六是向群眾和同事學習,學習他們的好經驗、好做法、好思想、好作風。企業秘書人員要學習、學習、再學習,養成學習的好習慣,不斷完善知識結構,拓寬知識面。

2.事事講效率的意識。樹立強烈的時效觀念,培養雷厲風行的辦事作風,是企業秘書工作的基本要求,也是企業發展形勢的需要。秘書人員辦理任何事情,都要思維敏捷、雷厲風行,加快工作節奏,按照工作程序辦文、辦會、辦事,特別要注重時效。不能出現拖拖踏踏、慢慢騰騰的現象,要搶時間、趕速度,爭取最快的速度和最好的質量辦好每一件事。

3.時刻保持嚴謹的意識。秘書工作無小事,秘書人員必須時時、刻刻、事事、處處堅持認真、認真、再認真,細致、細致、再細致的原則,面對千頭萬緒的工作,要分清輕重緩急,理清思路,不漏辦、不誤辦、不錯辦,高質量地處理和起草每份文件,高效率地辦好每件事情,做到事事有回音,件件有著落。切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責。

4.注重培養超前的意識。“凡事預則立,不預則廢”。要做好企業秘書工作,就必須增強超前意識和主動意識;既要雪中送炭,更要“雨前送傘”,做到未雨綢繆。要超前接受新知識、新觀點,學會創造性地開展工作,力爭考慮問題快半拍;要注意收集資料,掌握動態,篩選出有價值的材料及時提供給領導。

三、提升做好辦公室工作需要的五種能力

辦公室工作責任重大、工作繁雜,歸根到底就是要做好服務工作,辦公室人員的工作能力高低,不僅直接關系到服務水平高低,還關系到企業的管理水平。辦公室人員要不斷加強能力建設。

1.理解和領會能力。日常工作中秘書一方面要接受領導的指示;另一方面也要同具體的工作對象打交道。要達到預期的目的,就必須準確、快速地領會領導交待的意圖,同時也要準確無誤地聽懂、摸清辦事對象的想法。

2.分析和駕馭能力。企業秘書常常面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況,需要把事務迅速歸納、梳理出頭緒,分清輕重緩急、難易遠近,駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當,有條不紊。

3.應變應對能力。企業秘書面臨的各種事務常常瞬息萬變,不斷發展。有些辦事的計劃、預案和想象,會出現與現實情況不大相符,甚至把預案方案完全打亂。需要秘書臨機不亂,沉著鎮定,原則不變、迅速抉擇,靈活處置,達到預期目的。

4.溝通和交際能力。交際能力是處理好人際關系的重要因素。企業秘書要克服困難,處理好上下左右各方面的人際關系,必須善于交際,使人容易接近,容易被信賴,這樣辦事效率就高,速度就快,反之則不然。同時,交際能力也反映出一個人的思想性格修養。

5.語言表達能力。上傳下達、接待來客、洽談工作都離不開說話。會說話的標準大致是口齒清楚、禮貌溫和、達意準確、繁簡得當、態度誠懇。同時還要注意說話的藝術:感染力、說服力、風度、禮貌、機警、幽默等等。通過說話把事情辦得干凈利索。□

(編輯/丹桔)