淺談現代化企業制度下的內部會計控制制度

王丹桔

一、建立內部控制制度的必要性

企業內部控制制度一般劃分為內部管理控制制度和內部會計控制制度兩類。內部管理控制制度是指那些對會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性沒有直接影響的內部控制。如人事管理、技術計劃、物資采購、工程投招標等就屬于內部管理控制。制定內部控制制度的目的在于保證企業經濟活動的正常運轉,保證企業資產的安全、完整和有效運用,提高經濟核算的正確性和可靠性,推動與考核企業各項方針、目標、任務的貫徹執行,評價企業的經濟效益,提高企業的經營管理水平。內部控制貫穿于企業經營管理活動的各個方面,只要企業存在經濟活動和經營管理,就必須加強內部控制,建立相應的內部控制制度。

二、當前企業內部會計控制中存在的問題

1.內部會計控制管理制度流于形式。企業雖已建立內部會計控制管理制度,但由于缺乏有效的會計監督機制,使會計信息生成過程缺少有力的約束,加之外部監督機制的軟弱無力,虛假的會計信息生成后很少被發現,因此導致會計工作秩序混亂,做假賬的行為屢禁不止。從外部環境看,由于政府宏觀控制措施、法制建設還不夠完善,以及其他因素的影響,從而導致會計信息的真實性較差。究其根本,原因在于企業內部會計控制管理制度不健全。

2.思想認識上存在不足。近些年企業中經常出現費用支出失控、財務收支混亂等違法亂紀現象,導致財務混亂,使會計提供信息難以真實反映企業實際經營情況,也使各種經濟指標考核失去了意義。其主要根源在于思想認識上存在不足,導致企業會計基礎工作和內部控制環節薄弱,缺乏自我約束機制,難以發揮內部會汁控制應有的效力和作用。

3.客觀環境變化的影響。面對新的經濟環境,企業要保持競爭能力必須要經常調整經營策略、調整內部機構等,這就導致原有的控制對新增加的業務內容沒有控制作用。所以,根據經營管理范圍、科學技術發展的變化來調整和拓寬內部會計控制的內容,建立和完善內部會計控制的變革與創新已變得尤為緊迫。只有不斷調整內部會計控制系統,才能提高其效能,充分發揮內部會計控制的作用。

三、建立內部會計控制的原則

1.內部相互牽制的原則。建立內部相互牽制是指在各崗位間建立互相驗證、互相制約的關系,在進行有關責任分配時,單獨的一個人或部門對一項經濟業務活動無完全的處理權,必須經過其他部門或人員的查證核對。在設計內部會計控制過程中,一項經濟業務活動的各個環節盡量由不同部門處理,也可委托中介機構,發揮其比較客觀、公正的作用。

2.堅持全面性和系統性原則。一方面,由于會計工作貫穿于單位整個經濟活動,是對單位整個經營管理活動進行會計核算和會計監督,所以內部會計控制的措施應滲透到單位各項業務過程和各個操作環節,覆蓋所有的部門和崗位。另—方面,由于單位是一個普遍聯系的整體,因此,要使各部門和各崗位間形成既相互制約又具有縱橫交錯關系的統一整體,只有內部會計控制對全體員工都有約束力,才能保證各部門和各崗位按照單位的目標相互協調地發揮作用。

3.成本控制與實際應用并重原則。設計內部會計控制主要是為了實際應用,因此,不用過于強調其嚴密性和完整性,應盡量精簡機構和人員,選擇恰當控制方法和手段,減少過繁的手續和程序,避免重復勞動,使內部控制制度簡化,并在此基礎上加強成本控制。

四、加強企業內部控制制度的主要內容

1.明確規定處理各種經濟業務的職責分工和程序方法。在一般情況下,處理每一項經濟業務的全過程,或者在全過程的某幾個重要環節都規定要由兩個或兩個以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負責,起到相互控制的作用。如要匯出一筆款項,規定要有有關經辦人填寫用款申請單,有關部門或單位負責人審查簽字,會計人員核對合同預算和付款計劃相符后編制付款憑證,最后由出納人員憑手續完整的付款憑證辦理匯款結算,前后須經四人分工負責處理。而用款的清算和報賬業務,則規定要有經辦人員填寫報賬單,有關人員的數量、質量驗收憑證,會計人員審核發票、賬單及驗收憑證齊全后進行賬務處理。

2.明確資產記錄與保管的分工。規定管錢、管物、管賬人員的相互制約關系,旨在保護資產的安全與完整。如出納人員不得監管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作;銀行票據的簽發印鑒,必須有兩人掌管;向銀行提取較大數額現金時,必須有兩人共同前往,以保證資金的安全;倉庫材料明細賬要設專人稽核或另設記賬員記賬;管錢、管物、管賬人員因故離開工作崗位或調動工作時,規定要有主管領導指定專人代理或接替,并監督辦理必要的交接手續或正式移交清單。還有現金收付的復核制,物資收發的復秤制、復點制等,也都是防錯防弊的內部控制制度。

3.明確規定保證會計憑證和會計記錄的完整性和正確性要求。如對各種自制原始憑證,在格式、份數、編號、傳遞程序、各聯的用途、有關領導和經辦人簽章、明細數同合計數及大小寫數字一致等方面作出規定;各種對賬簿記錄,要求賬證的—致或保持一定統取關系的規定;還有會計核算中規定的雙線核對、余額明細核對、各種報表相對數字核對,以及由此而規定的內部稽核制度等。

4.明確規定建立財產清查盤點制度。如為了保證財產物資的安全和完整,除規定物資保管員對每項物資進行收付后,都要實行永續盤存核對庫存賬實外,還要規定財產物資的局部抽查和全面清查制度,以保證賬卡物相符或及時處理發生的差錯。又如現金出納員除規定每日下班前要結賬清點庫存現金,遇有差錯要及時報告外,會計主管人員還要經常檢查出納員工作,定期或不定期檢查庫存現金及金庫管理情況的責任。

5.明確規定計算機財務管理系統操作權限和控制方法。(1)計算機代替手工制作的憑證更規范、效率更高。但是難以給查賬和審計工作提供可靠的依據。為了解決這一矛盾,可以先由計算機填制輸出記賬憑證,然后由有關經辦人確認后簽名或蓋章,無簽名或蓋章的視作無效憑證,不得進行賬務處理。設置主輔操作員進行兩次輸入,僅僅是為了防止數據輸入時的錯誤,對于原始憑證與記賬憑證中的差錯卻無法校正,連事后控制的作用也發揮不了。因此,可由主辦會計根據審核無誤的原始憑證操作計算機制作記賬憑證,并將數據存人一個臨時數據庫中,以便調出修改:同時應對輸出的記賬憑證確認后簽名或蓋章,然后交稽查員審核,審核無誤后交出納人員辦理收、付款手續,并操作計算機將主辦會計存入臨時庫存中的憑證數據轉入正式數據庫中,以便進行賬務處理。(2)電算化可以大大提高會計工作效率和會計工作水平。但是,不能以此代替原手工會計處理中已建立起來的內部控制制度和管理制度,同時,還應加強對電算化系統的管理,這是會計系統安全、正常運行的前提。要明確系統管理人員、維護人員不得兼任出納、會計工作,任何人不得利用工具軟件直接對數據庫進行操作。程序設計人員還應對數據庫采用加密技術進行處理,嚴格按會計電算化系統的設計要求配置人員,健全數據輸入、修改、審核的內部控制制度,保障系統設計的處理流程不走樣變形。(3)對會計電算化進行內部控制,主要是對存取權限進行控制。設多級安全保密措施,系統密匙的源代碼和目的代碼,應置于嚴格保密之下,從計算機系統處理方面對信息提供保護,通過用戶密碼口令的檢查,來識別操作者的權限;操作權限(密級)的分配,應由財務負責人統一專管,以達到相互控制,明確各自責任的目的。

五、完善現代企業內部會計控制的對策

1.明確設計主體和控制目標。內部會計控制制度設計的主體必須是企業管理當局,只有它作為主體,才能保證制度的有效實施。但由于內部會計控制制度設汁具有很強的專業性、技術性,所以,要求設計者既要熟悉企業經營政策、業務性質和管理目標,還應熟悉內部控制的原理和方法,有較強的綜合分析和文字表達能力。因此,不具備條件的企業可以聘請中介機構來設計。內部會計控制制度是圍繞會計核算和會計監督來展開的,在設計時必須有明確的控制目標,充分考慮各項內部會計控制制度是否符合內部控制基本原則。

2.重塑成本費用控制觀念。成本是決定企業競爭能力強弱、贏利能力多少的關鍵。企業在設計和實施內部會計控制時,必然要考慮成本費用的控制問題,內部會計控制的目的是提高企業經濟效益,制定內部會計控制時應堅持成本效益原則。企業應樹立成本費用控制觀念,做好成本費用管理的基礎工作,并將其融入到具體的業務過程中。在新的環境下,要求企業改變傳統成本管理控制觀念、管理模式,通過成本管理和全過程控制,充分發揮員工的積極性和創造性,從而達到成本控制目的。每個企業都應建立合理的績效考核辦法,并加大考核力度。

3.強化企業內部會計控制的管理機制。現代企業內部會計控制不再是單一的過程和程序,它是包括企業戰略目標、預算管理、業績評價和激勵在內的一整套控制制度,把預算編制、激勵與約束機制等手段有機結合,已成為企業內部會計控制的有效手段。首先,應強化對企業的約束力度,依靠政府的權威性提高政府和社會的外部監督力度,依據相關法律制度來規范企業的內部會計控制制度并加快建立社會監督體系。其次,應建立多層次的內部會計控制制度。通過明確相關責任人的權利和責任,使每個崗位和個人都處于監督控制之下避免會計控制流于形式。

4.建立以人為本的內部會計控制機制。通過優化企業控制環境,明砌職責權限,劃分責任中心,建立適當的溝通渠道。根據實際完成情況予以獎勵或處罰,建立責、權、利相配合的激勵和約束機制,創造良好的環境氛同,充分調動員工的積極性和創造性。企業發展戰略目標的實現需要企業全體員工的共同努力,因為對于企業內部會計控制來說,人的主觀能動性很重要,以人為本作為構建內部會計控制機制已經被越來越多的企業所接受,保證企業內成員具有一定水準的誠信、能力是內部會計控制有效的關鍵因素。所以,需要強化企業內部的會計誠信管理,使會計人員樹立誠信觀念,讓會計人員意識到會計誠信、職業道德的重要性。建立以人為本的內部控制制度,加強員工的誠信觀念,對提高企業員工的素質,更好地實施內部會計控制管理有著重要作用。

5.建立健全預誓機制和風險防范措施。企業應盡快建立預警機制和風險防范措施,提高風險控制意識,加強資信管理和信用分析工作,提高風險控制能力。通過積極有效的風險管理,最大程度地降低會計風險水平。隨著信息化程度的不斷提高,越來越多的控制手段通過信息系統來實現,使得內部會計控制的效率大大提高。為保障計算機系統下的內部會計控制的有效性,應以制度為準繩制定詳盡的計算機信息系統下的操作細則和作業指導書,確保企業內部會計控制的計算機系統正常進行。加強對會計電算化系統的開發和維護、數據輸出輸入、文件儲存和保管、網絡安全等方面的控制以降低內部會計控制的風險水平。□(編輯/李舶)