計算機是檔案信息管理的基礎

李艷梅　王玉峰

檔案信息網絡化系統是一項需要運用多種學科知識,多專業配合,多部門協作,多環節配套的復雜系統工程,系統建設發展到目前階段,研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策,是十分必要的。

一、計算機應用是檔案管理現代化的重要技術手段

隨著社會的發展對檔案利用工作的要求越來越高,不僅是各種學術研究希望能夠快速、全面、準確地查閱資料,商品化經濟活動中對檔案的利用能否及時、準確和完整則關系到企業的興衰。計算機的快速信息檢索恰能滿足這種需求。要想利用好檔案信息,首先就要保管好檔案。檔案制成材料的壽命與保管條件有很大的關系,為了減緩紙張的老化可以用計算機嚴格控制庫房的溫、濕度,也可以用其實現防火、防盜等。辦公自動化、產品設計和生產過程的自動化直接生成了機讀檔案或電子檔案,迫使檔案管理也必須采用計算機。計算機應用在各行各業中得到了普及,我國省、部級機關大多建立了計算機辦公自動化網絡,企業生產中的計算機輔助設計(CAD)是國家"八五計劃"和"九五計劃"的重點推廣項目,應用日益廣泛。在我國,電子文檔已開始大量涌現,計算機應用于檔案管理已成必然。

二、計算機技術的發展為其在檔案管理中開辟了新的應用領域

計算機并不只是一種被動的工具,也不會靜止在一個技術水平上。恰恰相反,其日新月異的發展速度早已超出一般人的想象。計算機技術的發展使其功能不斷地擴充,由此產生了新用途。計算機信息容量的增大和光盤存儲器的應用促成了檔案原文信息的管理。計算機多媒體技術的發展促成了檔案圖、文、聲、像信息的綜合處理及編制聲像并茂的檔案館業務指南等。計算機的網絡化促進了檔案信息跨地域的開放式應用。檔案信息計算機系統建設的著眼點應是整個系統,組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平,并通過網絡加以聯通,這樣才能發揮整體優勢,提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙,都可能造成系統的梗阻。當然,要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的。

三、計算機檔案管理應用方式

一是自動編目。計算機于上世紀60年代末開始在一些發達國家應用于檔案管理。自動編制檔案目錄是其最早的應用項目,也是至今應用最廣的項目。它能大大改善檔案手工檢索工具的質量。此外,在法制較健全的國家,自動編目可以保證依法定期向社會開放檔案,從而維護了公民的合法權。二是聯機自動檢索。比自動編目進了一步,聯機檢索可以使檔案利用者直接通過計算機查到所需的檔案信息。從檔案查找范圍來看,有追朔式和通報式檔案檢索。從計算機使用方式看,有批處理式和問答式檔案檢索。從存取方式上看,有順序檢索和隨機檢索。從檢索語言看,有主題詞表和自由詞檢索。從信息模式看,有純文本信息檢索、圖形信息檢索及多媒體信息檢索等。三是檔案借閱自動管理。檔案借閱自動管理可具備如下功能:利用登記。涉及利用者情況、利用目地、審批手續、密級權限控制等。利用狀況管理,可隨時掌握利用者正在調閱的檔案數量、范圍、密級、時間、復制、摘抄等情況。四是檔案編研工作中的信息自動處理。計算機可以輔助人們完成檔案的專題篩選、自動提供相關背景材料以及編輯排版等工作。

四、檔案信息網絡化工程技術是十分重要的

我國檔案信息網絡化工程影響最大的技術是計算機工作站、服務器性能的提高,網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。檔案部門對先進技術的潛在需求很大,但現實的需求又往往跟不上,宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別,因此不斷發生買了設備不能充分利用,建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀,充分考慮先進技術的發展,再進行每一項具體的決策。

五、人機結合是網絡化系統的建設方針

檔案業務人員直接使用計算機開展工作,這亦是研究網絡化系統管理時必須考慮的,檔案信息網絡化系統的管理,能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制,同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題,主要方面是集中統一管理不力,這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“計算機起步”有關。應下決心解決分散現象,從管理上保證業務技術規范、標準,硬軟件的選用,上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中,實行集中統一管理,不能各行其是自建系統,造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題。加強培養教育,造就一大批復合型人才的重要性,已被廣泛關注。

計算機技術的飛速發展為檔案管理提供了便捷的手段。為了提高檔案管理的工作效率、提高檔案查全率、查準率,加快檢索速度,使檔案信息更好地為領導決策、經濟建設和社會公眾服務,全面推廣計算機在檔案管理工作中的應用勢在必行。加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用,離不開推進應用水平的提高,要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性,統籌兼顧,全面安排。為檔案信息工作提供基礎工作。□ (編輯/穆楊)