城市道路工程檔案的利用及存在的問題

孫　妍

檔案信息資源的利用,是檔案管理活動的出發(fā)點和落腳點,是檔案作用和價值的主要體現。研究城市道路工程檔案的有效利用,既是現代市場經濟的需要,也是檔案工作自身發(fā)展的需要。

城市道路建設是國家交通基礎設施建設的重要內容,是城市組織生產,發(fā)展經濟及文化娛樂所必需的交通設施。城市道路構成了城市的基本骨架,是建設現代化城市的重要因素,也是總體規(guī)劃的重要組成部分。近年來,道路建設高潮迭起。隨著城市道路建設事業(yè)的高速發(fā)展,正不斷形成和積累起大量的道路工程檔案。如何利用好這些檔案對我國未來的道路建設起到了至關重要的作用。

一、城市道路工程檔案的作用

1.建立城市道路檔案工作的根本目的,是發(fā)揮檔案信息為城市道路工程建設提供有效依據。主要表現在以下幾個方面:

首先,城市道路檔案的利用工作,是實現城建檔案為城市建設服務的重要手段。國家建立和發(fā)展城建檔案工作就是因為城建檔案對城市的規(guī)劃、建設、管理和科技活動有著重要的作用。城建檔案本身具有極大的技術經濟價值,但鎖在庫房里其價值發(fā)揮不出來,必須通過利用工作使城建檔案信息轉化為生產力,為社會創(chuàng)造財富。城建檔案的利用價值體現在兩個方面,一是社會效益,二是經濟效益。社會效益主要是為社會提供各項服務?；饧m紛排除隱患,穩(wěn)定民心,有時是不能用金錢所代替的。經濟效益通過查閱資料減少了不必要的損失和重復活動,節(jié)省了人力、物力、財力,避免了經濟損失。

二、城市道路工程檔案中存在的問題

1.缺少管理經營城市基礎設施的理念,重建輕管或只建不管的思想普遍存在。長期以來,我們在城市建設當中,強調加快建設,相對忽視了管理,更沒有把城市基礎設施作為資產來經營。由于建設單位甚至是直屬專業(yè)建設單位,沒有樹立長期經營的觀念,因此,對與城市管理有密切關系的城建檔案工作不大重視,施工單位也沒有普遍樹立檔案意識。建設過程中對規(guī)范不重視、方案隨意變更、檔案臨時拼湊的現象屢屢發(fā)生,道路工程檔案完整收集相當困難。

2.道路工程檔案質量不高。由于一些建設、施工單位沒有足夠重視檔案工作,雖然建了檔,但其質量不能令人滿意。表現在以下方面:一是沒有編制竣工圖。在驗收中發(fā)現竣工圖多是在設計圖上加蓋竣工圖章充當竣工圖,有的甚至連竣工圖章也沒有。多數工程都有設計變更,而竣工圖上沒有將變更標出。這是違反國家對竣工圖的有關規(guī)定的。二是復印件過多。城市道路檔案的真實性是它的生命。在驗收中發(fā)現,一些單位將從其他工程檔案中復印的材料合格證、試驗報告等放入道路竣工檔案中,從而失去了檔案的真實性,降低了檔案本身的價值,也不利于長久保存。三是書面不規(guī)范。部分檔案的書寫不規(guī)范,使用了不合要求的材料,紙張破損嚴重、字跡不耐久,給檔案的永久保存帶來了極大的困難。這些現象都不符合城市道路工程檔案的歸檔要求。

3.缺少應有的聲像檔案。在這次道路工程竣工驗收中,沒有一個單位提供聲像材料,沒有對道路施工前的原貌、開工及竣工驗收的過程進行及時拍攝,缺少了道路建設過程的形象性歷史記錄。

城建檔案內容龐雜、涉及面廣、綜合性強,城建檔案具有多個部門。多種專業(yè)和多種技術相交叉的特點,這就需要對檔案管理、工程技術及其他業(yè)務技術工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理、全面指導的技術業(yè)務綜合管理人才。業(yè)務指導人員要想勝任自己的工作,必須加強檔案理論知識吸其他相關專業(yè)的學習,不斷探索新知識、研究新問題,提出新思路,真正擔負起業(yè)務指導的職責,為推動城建檔案工作而努力。同時,通過多種渠道,采取多種方式,加強對檔案工作重要性的宣傳,在建設、施工單位中,尤其是在領導觀念中,樹立較高的檔案工作意識,從而推動建設、施工單位檔案工作的提高。城市的建設將步入新的快速發(fā)展期,城市管理的問題將越來越突出,作為規(guī)劃部門應積極適應新的發(fā)展形勢,開創(chuàng)性地工作,滿足城市發(fā)展的需要。□

(編輯/劉佳)