淺談會計信息化

邵海燕

一、會計電算化的含義及其缺陷性

會計電算化是以電子計算機為主,將當代電子信息技術應用到會計中的簡稱,是用電子計算機代替人工記賬、算賬與報賬以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。“會計電算化”這個名詞最早是1981年8月在長春召開的“財務、會計、成本應用電子計算機專題討論會”上正式提出的,當時提“電算化”是為了更直接地讓人們了解和接受計算機在會計中的應用這項工作。此后,財政部在下發的文件中凡涉及計算機在會計中應用問題時,都采用了“會計電算化”一詞,并很快為社會各界所接受。

然而,在以互聯網技術為核心的信息技術浪潮席卷全球的今天,會計電算化已暴露出很多的不足之處:

1.會計電算化僅僅將信息技術作為一種“工具”,未能將會計與信息技術融合起來,忽視了信息技術對會計的影響。

2.現有的會計信息系統未能作為企業管理信息系統的有機組成部分。

3.會計電算化下,企業內部會計信息系統與外界完全隔離,不能進行信息交換,很大程度上成為一座信息孤島。

4.會計電算化這個概念本身也不利于國際交流。

二、會計信息化的概念特征

會計信息化主要是指結合現代信息技術對傳統會議進行重構,并據以建立開放的會計信息系統。這種會計信息系統將全面運用現代信息技術,對會計信息的處理將高度自動化,信息高度共享,主動和實時地報告會計信息。會計信息化使企業內部人人都可能成為會議信息的處理者和使用者,會計信息將通過網絡系統接受企業會計信息的使用者的隨時監督。

會計信息化具有如下特征:

1.會計信息化的技術基礎不再局限于PC機,而代之的是計算機網絡及通信等現代信息技術。

2.以實現會計業務的信息化管為目標標,充分發揮會計的管理決策職能,與以實現會計核算業務的計算機處理為目標的會計電算化不同。

3.依據會計目標,按信息管理原理與信息技術重整會計流程,不是簡單地對傳統會計業務處理的仿真,將對會計理論和實務產生沖擊。

4.大量數據、信息從企業內外其他系統直接獲取,數據、信息的獲取簡便而且迅速,即會計信息和其他信息相互連接、彼此共享,從而實現會計信息和業務信息的協同。

5.對于信息輸出,信息使用者通過授權直接獲取,按照使用者的需要準確、及時地提供。

三、會計信息化的影響

1.會計信息化對會計假設理論的沖擊。①會計主體假設。會計主體假設所強調的是會計為之服務的特定的組織實體。這個實體是有形的、相對穩定的。它從空間上限定了會計工作的具體范圍,在這一假設基礎上,資產、負債、所有者權益、收入、費用、利潤等基本要素才有空間的歸屬。②持續經營假設。在傳統會計理論中,持續經營假設一直占有重要的地位,其目的在于解決資產的計價和費用分配問題。③會計分期假設。會計分期是通過把企業生產經營活動及其結果用起訖日期加以劃分,以計算損益、編制報告,形成會計期間。④貨幣計量假設。貨幣計量假設是為了滿足人們將不同性質的資產加以匯總反映的需要而提出的,使人們能夠以貨幣為工具來考察企業經營狀況的全貌。

2.會計信息化對會計實務的影響。①會計信息化對會計報告模式的影響。各種會計報告模式有一個共同的缺陷,即忽視了不同信息使用者在信息使用方式上的差別,不能為信息使用者提供與決策相關的、充分的、有效的信息。因此,要克服上述缺陷,必須立足于會計信息化這一出發點,重構會計報告模式。②會計信息化對會計信息的影響。會計數據搜集與處理由集中化而轉為分散化、動態化、實時化。網絡財務軟件可以隨時根據實時處理得出的賬簿報表,將其報送到企業的主頁上或者有關管理決策部門。③會計信息對會計工作的影響。企業的會計組織建立的基礎是會計業務流程,會計工作崗位的設置,人員職責的確定也要根據業務流程。

四、會計信息化挑戰與對策

1.會計信息系統面臨的安全問題與對策。計算機會計信息系統是電子會計數據的物理栽體,會計數據的處理和存儲高度集中于計算機會計信息系統。它所受到的安全威脅主要有:不可控制的自然災害;非預期的、不正常的程序結束操作所造成的故障;硬件、軟件故障及輻射,從而造成數據內容不可靠;存儲數據的輔助介質(如磁盤)部分或全部遭到破壞;用戶非法讀取、執行、修改、刪除擴充和遷移各種數據、索引、指針、模式、子模式和程序等,從而使數據內容遭到破壞、篡改或泄密;使用、維護人員的錯誤或疏忽;利用計算機舞弊和犯罪;計算機病毒侵入等。為此要加強會計信息系統的安全控制,主要的技術手段有實體安全控制、網絡安全控制和病毒安全控制與防范等。具體措施很多,例如使用正版軟件、安裝網上防火墻、加強內控、注意設備安裝安全等等。

2.會計信息化對會計人員的要求。①對新技術有一種職業敏銳感。會計人員應當關注新技術的發展,研究新技術的應用給會計工作帶來的變化,掌握新技術的應用。②較強的財務分析能力。在信息化時代,大量的會計核算下工作由計算機完成,會計人員的工作將由業務處理轉為財務分析。這就需要會計人員具有較強的財務分析能力。為了達到這一點,會計教育應該發生重心轉移,應當逐步地減少會計基本技能的訓練,增加財務分析能力的訓練。③具有較強的團隊協作精神。在信息化時代,會計人員必須具有良好的團隊協作精神,必須有一種將集體利益放置在個人利益之上的品格,應該隨時注意與企業其他成員協調工作,達到資源共享。④世界經濟一體化觀念。在信息化時代,會計業務呈現多樣化趨勢,電子商務的普及,交易時空的變換使一國一地的會計處理規則、準則越來越不適應,會計人員幾乎要了解世界各國的有關貿易法規、外匯匯率、稅法規則等。這些信息的獲取只有在信息化時代才變得可能。

總之,會計信息化的關鍵是利用現代信息技術對傳統會計進行重構和優化,建立開放的會計信息系統,它將使會計信息和處理與披露由傳統的及時性提升為主動性和實時性,也將使企業內部人人都可能成為會計信息的處理者和使用者,會計信息將通過網絡系統接受企業會計信息使用者的隨時監督,傳統以簿記為主的會計組織也將改變,甚至不復存在。所以,從會計電算化到會計信息化,決不僅僅是一個名詞、口號的變遷,它更應該代表一種與信息技術環境相適應的新的會計思想。□

(編輯/丹桔)