淺談聲像檔案管理的重要性

王海燕

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業檔案管理模式的深入發展,聲像檔案在企業的生產和發展過程中起著越來越重要的作用。因此,必須采取有效措施,加強聲像檔案的收集和管理工作。

一、聲像檔案存在的突出問題

1.聲像設備管理滯后。近年來,隨著企業和社會的發展,檔案部門的聲像設備有了很大改善,呈逐年增加的趨勢。但聲像設備管理比較混亂,多數單位沒有聲像設備管理制度或相應的使用規定,致使有的設備閑置,沒人會用,難以充分發揮作用,最終造成一些重要活動沒能及時攝錄,檔案沒能完整保存下來,給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。

2.攝錄人員素質有待提高。攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數量和質量。目前存在著兼職較多、專業工齡短、專業知識及技能普遍較低的問題。甚至有的人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等拍完、錄完就算完成任務了,不需要歸檔保存,致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存,不移交檔案室或檔案館統一保存。

3.歸檔意識不強,聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。有的單位有些積存照片沒歸檔,且多數照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔憂,相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”,原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案,雖管理不規范,但當檔案部門去收集時,往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識不強,對聲像檔案管理缺乏重視。

4.保管條件差,聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。大部分單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,但個別單位將聲像檔案存放在文書柜內與其他檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發生問題,悔之晚矣。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

檔案雖然是一個龐大的信息庫,但它是一種原生的信息資源,各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中,只有根據需要,把相關信息系統地、規范地整理出來,通過加工整理才能更好地發揮檔案的信息作用,實現其價值。聲像檔案管理作為檔案工作中的一項重要工作,為企業發揮著不可磨滅的成績。要充分發揮管理的作用,才能使之更好地為企業中心工作做好服務。

1.形成齊抓共管的局面。搞好聲像檔案工作不僅是檔案部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好聲像檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關注,從而提高全民,特別是各級領導及有關人員的聲像檔案意識,營造出一種良好的聲像檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇,結合本地、本單位中心工作,通過聲像檔案以及生動的利用實例,發揮聲像檔案自身的宣傳教育作用。

2.加強管理,制定辦法,狠抓制度落實。要改變聲像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。各立檔單位也要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案部門移交。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質量。

3.加強監督,提高素質,注重業務培訓。針對聲像檔案管理現狀,要加大對聲像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時,針對不同單位現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下工夫;對有設備、有專業攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應在依法管理、建章立制上加強指導和監督,促其逐步規范管理;對問題較多、基礎薄弱的單位,要限期建檔,加大指導監督力度,不留死角。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

4.結合實際,創造條件,力求妥善保管。聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。所以結合實際,創造條件,力求妥善保管是當務之急。首先,聲像檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等;同時,錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施,盡量延長聲像檔案的壽命。

5.增大檔案宣傳力度,增強全員檔案意識。一是積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動;二是在本單位的半年、年終工作會議上,由檔案部門提供材料,將聲像檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講;三是檔案部門要辦好自己的宣傳欄,大力宣傳聲像檔案的作用及重要性;四是增加《檔案法》的宣傳力度,要全員懂法,以確保重大活動產生的聲像檔案,得以及時、齊全、完整地歸檔,統一管理,方便各方面利用。

總之,聲像檔案工作存在的一些問題,影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。在新的歷史條件下,聲像檔案工作必須要緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求。聲像檔案工作要創造性地開展,推進檔案工作跨越式發展的重要一步,這是時代發展的必然要求,也是聲像檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。□

(編輯/丹桔)