對我國《檔案著錄規則》再修訂的思考

趙　芳

摘要：本文深入分析了《檔案著錄規則》再修訂的原因及共再修改的緊迫性和必要性，并對再次修改提出了一些建議。

關鍵詞：《檔案著錄規則》；著錄；局限性

我國檔案著錄的標準化工作起步比較早，1985年就制定了《檔案著錄規則》，1999年正式頒布了它的修訂版。但即使修訂版的《檔案著錄規則》在當前實際工作中仍凸顯出很多問題。于是。再次修改《檔案著錄規則》的呼聲此起彼伏。

1《檔案著錄規則》再修訂的原因

1．1我國《檔案著錄規則》在應用中的局限性

《檔案著錄規則》在應用中表現出的問題很多，歸納起來有兩點：一是在著錄傳統檔案上的不足；二是應用于電子檔案的局限。具體表現如下：

1．1．1在著錄傳統檔案上的不足

(1)“死檔”現象。現行的《檔案著錄規則》有關附件的著錄細則規定不完善。具體表現在：①將“附件”列為選擇項目而非必要項目；②規定附件“只著錄附件題名”，不能滿足多渠道、全方位檢索需要；③雖規定“若附件題名具有獨立檢索意義時亦可另行著錄條目”，但“亦可”一詞降低了該條款的必要性和強制性，導致實踐中的流于形式。此外，“另行著錄條目”之檔號如何與正文檔號(主要是件號)相區別缺乏具體操作辦法，故而因“檔號重復”無法采用計算機對附件進行著錄，這樣一些問題導致的后果是，在實際工作中出現對附件不著錄。或著錄不完整、不準確，以及未將附件納入編目與檢索體系。最終導致在檔案提供利用工作中的“死檔”現象。這種現象不僅影響查檔效率，妨礙檔案價值的實現，而且有損檔案管理部門的信譽。

(2)“漏檢”、“誤檢”現象。根據《檔案著錄規則》規定，檔案主題標引可用主題詞，也可以用關鍵詞。而關鍵詞并非規范詞，檔案著錄時若用關鍵詞標引其主題，那么不可能有“檔案著錄標準化”。關鍵詞是直接取自檔案題名或正文中用以表達檔案主題的詞或詞組，而不少檔案題名中的“關鍵詞”并不直接或準確地表達檔案主題，不經過對檔案主題進行分析、提煉而根據檔案書面文字進行的關鍵詞標引，有許多都不能為檔案分類標引提供檔案主題依據，分類標引的順利進行和準確性就沒有可靠保證。此外，因為同一事物或現象有多種稱謂、多種事物或現象有同一種叫法者，司空見慣。用一個關鍵詞有可能不能檢索出該標志的全部檔案，反而可檢索出該標志以外的許多檔案。所以關鍵詞標引對檢索單個案卷或文件無益，對系統地檢索同一主題的全部檔案更是毫無用處。因此用關鍵詞來檢索。都存在漏檢和誤檢的問題。

(3)在規范控制方面的問題。規范控制是在客觀著錄的基礎上，對著錄方法和內容進行明確和統一的過程，換言之，即對檔案著錄進一步實行標準化。《檔案著錄規則》在這方面體現出兩點不足：一是著錄級別的規范控制。對于著錄級別，《檔案著錄規則》規定有文件級、案卷級、文件組合級和案卷組合級。“組合級”的設立可以節約人力、物力，提高著錄效率，但由此也帶來了組合、檔號、題名、文號、規格等一系列問題。二是題名著錄的規范控制。題名是檢索檔案的主要途徑。有關題名著錄。《檔案著錄規則》用了相當篇幅。但由于題名本身的復雜和重要，有些問題仍需進一步規范。如總、分題名的著錄，別名的著錄、責任者著錄、人名著錄的規范控制等。對此，若不加以規范控制。不利于檔案著錄的標準化。

1．1．2應用于電子檔案的局限

(1)著錄概念相對狹隘。在《檔案著錄規則》中是這樣定義“著錄”的：在編檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。這仍然是基于手工整理過程的“檔案著錄”定義。而對于新的檔案主體——電子文件來說這個定義就顯得狹隘了。電子文件是由內容、結構和背景三部分組成的，因此與以往的著錄相比，電子文件的著錄在著錄的目的、內容、時間、方式以及獲取著錄信息的來源方面發生了很大變化。如果按照上面的定義只對電子文件的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄。這樣的著錄恐怕連文件的原貌都難以恢復，更不用說發揮檔案的證據價值了。

(2)著錄項目不全。可以說現在的《檔案著錄規則》是非全要素著錄，它省卻了一些要素，這些要素對紙質文件(由于本身的特點)來說并不會影響其原始性，但對于電子文件而言，省卻這些要素就不能保證電子文件的真實性了。如果按照現在的《檔案著錄規則》來著錄電子文件，其著錄條目不能夠完整地反映電子文檔的特征，如這份電子檔案應用的是什么字處理軟件及什么版本、是什么軟件平臺、文件字節數是多少、是文本文件還是多媒體文件、文件名(亦稱數據集名，不同于電子文件的題名)是什么、是否加密等。如果是記錄在磁帶上的電子檔案。按目前這一著錄格式進行著錄，那么對于磁帶盤的種類、磁帶道數、信頻帶密度、使用字符編碼、幀奇偶數、邏輯記錄長度等特征信息也無法表達。

1．2我國《檔案著錄規則》局限性產生的原因

1．2．1在理論方面，沒有完全遵循現代檔案著錄的馬德里原則。具體體現在：首先，在我國的《檔案著錄規則》中沒有設置檔案的多級著錄規則，即檔案著錄必須首先從全宗著錄起，由全宗逐級向下著錄至類別。然后再由類別著錄至案卷、文件的規則。我們知道，檔案著錄標準的制定必須是建立在尊重全宗原則這一已被檔案界廣泛接受的原則基礎上，而多級著錄就是尊重全宗原則在檔案著錄中的體現，所以，檔案著錄規則只有建立起多級著錄規則，才能滿足檔案著錄的要求，否則，就無法滿足檔案著錄的要求。

1．2．2我國的《檔案著錄規則》只能進行案卷與文件這樣低級別的著錄，而不能用于對全宗與類別的這樣高級別的著錄。其著錄結果就無法反映檔案實體管理的級別層次。從國際檔案界來看，凡是建立檔案著錄規則標準的均設置有檔案著錄的多級著錄規則，如美國檔案著錄規則、英國檔案著錄規則、加拿大檔案著錄規則以及國際檔案理事會檔案著錄委員會所制定的國際檔案著錄標準(總則)都是如此。這是因為如果有了對全宗及類別的著錄項，不僅可以為建立多級著錄規則奠定基礎，而且可以反映檔案實體管理的各個級別。

2我國《檔案著錄規則》再修訂的必要性和迫切性

2．1任何標準規則的基礎和依據是科學、技術和實踐經驗，所以《檔案著錄規則》所反映的水平是在一定時期內的檔案著錄工作發展水平和在實踐中應用的經驗積累。檔案著錄工作的發展水平和實踐經驗隨著科學技術的發展不斷進步，而標準規則一旦制定、發布，其內容便基本穩定，時間一久。滯后陳舊的規則標準便會阻礙工作的繼續發展和進步。解決這一矛盾的方法就是間隔一個時期對原有規則標準進行復審，不斷吸收新的實踐經驗。為此，《中華人民共和國標準化法實施條例》第二十條規定“標準實施后，制定標準的部門應當根據科學技術的發展和經濟建設的需要適時進行復審。標準復審周期一般不